Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

C. Anleitung zu den Schrittfolgen zur Arbeit mit den Dokumenten (Vorlagen).

Die Reihenfolge entspricht einer Tischvorlage für die entscheidenden Personen, z.B. während einer Präsentation:

1. Seite 1: Zusammenfassung, Überblick,
2. Seite 2: Festlegungen des Projekts,
3. Seite 3: Organisation,
4. Seite 4: Rahmenbedingungen,
5. Seite 5: Ablauf, Entscheidungen und Unterschriften.

Ziele:

1. Dokumentation der Vorschläge.
2. Dokumentation der Entscheidungen.
3. Dokumentation der Beschlüsse.
4. Begründungen der Bevorzugungen vor Alternativen.
5. Begründungen.
6. Dokumentation der Einigungen.
7. Dokumentation der Rechte und Pflichten.
8. Dokumentation der Verantwortungen.
9. Dokumentation der Rollen und Funktionen.
10. Dokumentation der Trägerschaft.

Trennen Sie die Vorlagen strikt nach den Verwendungen als:

1. Muster, Modelle,
2. Arbeitsvorlagen,
3. Entwürfe,
4. Entscheidungsvorlagen,
5. Vorlage für die Freigabe zu Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen,
6. verbindlich gewordene Dokumente, wie z.B. Anträge, Präsentationen, Verträge, Vereinbarungen,
7. Beschlüsse,
8. Setzungen, Satzungen, wie z.B. AGB Allgemeine Geschäftsbedingungen, Vollmachten, Aufträge,
9. Dokumentationen, Verwaltung von Versionen, Historie,
10. Archive, Nachweise, Beweise.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie, welche Vorlagen "üblich" sind.
2. Verwenden Sie die vorgeschlagenen Vorlagen, wenn die "üblichen" unvollständig sind.
3. Erstellen Sie für jede Alternative eine eigenständige Vorlage.
4. Ermitteln und legen Sie die Kriterien für das Projekt fest, welche Sie bevorzugt beantragen.
5. Ermitteln und legen Sie fest, wie Sie die wesentlichen Vorteile von Alternativen im beantragten Projekt berücksichtigen (wollen, können, dürfen, müssen).
6. Ermitteln Sie die Kriterien für die Ablehnungen von Alternativen, die nicht beantragt werden.
7. Ermitteln und legen Sie offen, wie Sie die Angaben in den Vorlagen begründen (wollen, können, dürfen, müssen).
8. Ermitteln und legen Sie offen, welche Angaben in den Vorlagen (noch) vorläufig sind, also nicht Gegenstand einer verbindlichen Vereinbarung werden (können, sollen, dürfen, müssen).
9. Ermitteln Sie die Zwecke, welche Sie mit der Vorlage verfolgen.
10. Übernehmen Sie die Verantwortung für die Verwendbarkeit der von Ihnen erstellten Vorlage als Information, Entscheidungsgrundlage und Dokumentation der Vereinbarungen.

Mahnungen:

Auslassungen können auf Lug, Betrug oder Täuschung hinweisen.

Werden einzelne Gliederungen aufgebauscht, lenken sie von anderen ab.

Wenn "das Übliche" gelten soll und deshalb nichts in den Dokumenten vermerkt wird, bleibt unklar, was die einzelnen Beteiligten als "das Übliche" ansehen und deshalb annehmen, dass es "gültig und vereinbart sei".

Teilnehmerkreis:

Für jeden Durchgang ist eine Person zu bestimmen, zu vereinbaren und zu beauftragen, für den jeweiligen Durchgang "die Federführung" zu übernehmen. In der Regel ist es die Person, die im aktuellen Dokument als "Projektleiter" bezeichnet wird. Diese Person kann von Durchgang zu Durchgang wechseln.

Am Ende eines Durchganges ist "die Federführung" an die federführende Person des nächsten Durchganges zu übertragen. Erfolgt dies nicht, bleibt das Projekt "stecken": Die bisher Beteiligten fühlen sich nicht mehr zuständig, weil sie ihre Funktionen erfüllt haben.

Legen Sie deshalb bei jedem Durchgang fest, an wen die Verantwortung für den aktuell erreichten Stand und die weitere Entwicklung des Projekts übergeht. Stellen Sie sicher, dass die bestimmte Person auch entsprechend (formell) beauftragt wird.