Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

C. Anleitung zu den Schrittfolgen zur Arbeit mit den Dokumenten (Vorlagen) - Seite 2.

Kurzbeschreibung des Projekts.

Es geht um die Schrittfolgen für eine einfache kurze Beschreibung des gesamten Projekts in einer leicht verständlichen Sprache für die Betroffenen, Beteiligten, entscheidenden, verantwortlichen und handelnden Personen.

Es geht um den Übergang der Projektskizze und der Projektvorbereitungen zu einer verbindliche Beschreibung des Vorhabens (des "Projekts"), das zu den vereinbarten Änderungen führt.

Ziele:

1. Klare, vollständige Aussagen zum Projekt, die keine Erklärungen benötigen, um verstanden zu werden.
2. Verständlichkeit, Selbstverständlichkeit des Projekts.
3. Logischer Aufbau.
4. Hinführung und Einführung in das Projekt.
5. Trennungen der Festlegungen, Einigungen, Entscheidungen und Vereinbarungen von den Nachweisungen und Unterlegungen.
6. Offenlage und Bekundung des Willens.
7. Einigung.
8. Dokumentation der Einigungen.
9. Schaffung eines Bezugsrahmens für die Planungen, Entscheidungen, Handlungen und Verhaltensweisen im Projekt und im Projektmanagement.
10. Gelegenheit und Einforderung der Verantwortung für das Projekt.

Anleitungen:

1. Ermitteln und legen Sie fest, was die Projektbeschreitung enthalten darf (kann, muss).
2. Ermitteln und legen Sie fest, wie vertrauliche und geheime Informationen in der Projektbeschreibung aufzunehmen und angemessen zu umschreiben sind.
3. Beschreiben Sie kurz und bündig und in sich schlüssig, was innerhalb welchen Umfeldes wann und wo geschieht und welche Änderungen sich daraus ergeben.
4. Legen Sie fest, welche Unterlagen, Dokumente und Nachweise die jeweiligen Aussagen in der Projektbeschreibung unterlegen ("beweisen").
5. Legen Sie die Personen fest, welche die notwendigen Unterlagen für die einzelnen Aussagen in der Projektbeschreibung vorbereiten und aufbereiten (dürfen, können, müssen).
6. Legen Sie fest, wie der jeweilige Stand von Unterlagen und Nachweisungen auf dem Stand des jeweiligen Projektantrages, Projektauftrages und Projektvertrages gehalten werden (dürfen, müssen), z.B. zur Beweissicherung, Überprüfung und zur Revision.
7. Legen Sie das Verfahren fest, wie die für den Projektantrag, Projektauftrag und Projektvertrag verwendeten Unterlagen aktualisiert werden (dürfen, können, müssen).
8. Legen Sie fest, welche wesentlichen Änderungen oder Veränderungen zu einer neuen Vorlage des Projektantrages, Projektauftrages oder Projektvertrages führen (dürfen, können, müssen).
9. Legen Sie fest, wer die Verantwortung für die Gültigkeit, Verlässlichkeit und Haltbarkeit der gesamten Projektbeschreibung übernimmt.
10. Legen Sie fest, wer die Vorlagen und die daraus entstehenden Projektanträge, Projektaufträge und Projektverträge erhält.
11. Legen Sie das Verfahren fest, wie Vorlagen, über welche entschieden wurde, ergänzt, korrigiert oder anderweitig geändert werden (dürfen, können, müssen).
12. Legen Sie fest, wie die Einigung über die Projektbeschreibung erfolgt und wer die Personen sind, die sich darüber verantwortlich einigen (dürfen, können, müssen).

Mahnungen:

Eine Projektbeschreibung ist umso gelungener, je eher ein achtjähriges Kind allein aus den Beschreibungen eine "richtige" Vorstellung vom Projekt entwickeln kann. Zugegeben, manchmal ist ein bisschen, aber nur ein bisschen Nachhilfe "erlaubt".

"Erzählen Sie keine Romane" und weisen Sie alle (alle, wirklich alle!!!) Vorlagen konsequent zurück, die sich nicht zu einfachen Aussagen auf das Wesentliche konzentrieren (lassen, können, wollen, dürfen). Vergeuden Sie keine Zeit damit:

Zu beschreiben sind die Änderungen und Veränderungen, die Festlegungen und Bindungen dazu.

Streichen Sie Absichtserklärungen, Versprechen und in Aussicht gestellte Garantien oder Erfolgsaussichten. Verlangen Sie konkrete Aussagen, was geschehen wird und zu welchen Änderungen und Folgen dies führt.

Streichen Sie kein Thema aus der Vorlage. Machen Sie eher eine Aussage, weshalb "keine Erläuterungen" erforderlich, weil selbstverständlich sind.

Falls Sie weitere Themen in die Vorlage aufnehmen (wollen, dürfen, müssen), stellen Sie sicher, dass alle Themen der Projektbeschreibung "auf einer einzigen Seite!" Platz erhalten, haben und behalten.

Unterlassen Sie es, statt einer Aussage zu einem Thema in die Vorlage aufzunehmen: "Siehe Anlage XY". Kein Mensch liest solche Anlagen! Es ist in der Regel auch unklar, welcher Stand die "Anlage XY" aufwies, als sie Teil des Projektantrages, Projektauftrages oder der Projektvereinbarung wurde. Manipulationen sind und bleiben Tür und Tor geöffnet, ohne dass die verantwortlichen Personen etwas bemerken und dennoch dafür verantwortlich und rechenschaftspflichtig gemacht werden (können, dürfen, müssen).