Entscheidungsregeln festlegen.

E. Schritt 128: Regeln für Entscheidungen insbesondere in Sonderfällen festlegen, vereinbaren und einhalten.

Mit jeder Regel vermehrt sich nicht nur die Menge des Geregelten, sondern auch die Menge des Nichtgeregelten.

Es geht um die Regeln für bestimmte Ausnahmen, wie z.B.

Verhinderungen von Entscheidungsträgern,
Ausfällen von Entscheidungsträgern,
Verweigerungen von Entscheidungen,
Pattsituationen,
Notfällen, Zwangslagen,
Bedrohungen, Gefahren,
Risikofall, Unvorhergesehenes,
Störungen,
Pannen,
Fehlern, Fehlentscheidungen.

Zu regeln ist, was Entscheidungen folgt oder zu folgen hat, folgen darf, soll oder muss, z.B.

befolgen,
gehorchen, dulden, ertragen, austragen,
ausführen (nach Gusto, "nach bestem Wissen und Gewissen", "wie üblich"),
durchsetzen (planen, sichern),
einhalten,(Alternativen verwerfen, ausschließen, unterbinden),
auslegen (nach Gusto, "nach bestem Wissen und Gewissen", "wie üblich"),
ergänzen, präzisieren,
gliedern, aufteilen,
delegieren,
verweigern.

Ziele:

Klarheit über die Folgen von Entscheidungen und von Nichtentscheidungen.
Sicherung der Wirksamkeit von Entscheidungen.
Klarheit und Sicherung von angemessenem Umgang mit Entscheidungen und Nichtentscheidungen.
Klarheit über Entscheidungen im Regelfall und im Ausnahmefall.
Sicherstellung der Verantwortung für Entscheidungen in jedem Fall.
Rückendeckung für die Entscheidungen.
Legitimation und Verpflichtung zu Entscheidungen.
Rechenschaft für Entscheidungen.
Förderung der Verantwortung für Entscheidungen.
Förderung des Mutes, der Entschlossenheit und der Durchsetzung.

Anleitung:

Ermitteln und bestimmen Sie, was Sie als "Regelfall" ansehen (wollen, können, dürfen, müssen).
Ermitteln und bestimmen Sie die Sonderfälle und Ausnahmefälle.
Stimmen Sie Ihre "Regelfälle", Sonderfälle und Ausnahmefälle ab mit den Personen, die an den Entscheidungen beteiligt werden (wollen, können, dürfen, müssen).
Legen Sie die Verantwortungen für Entscheidungen "in Grenzfällen" eindeutig auf eine Person fest.
Ermitteln und vereinbaren Sie die Regeln und Spielregeln für Entscheidungen im Regelfall.
Ermitteln und vereinbaren Sie die Regeln und Spielregeln für Entscheidungen im Sonderfall.
Ermitteln und vereinbaren Sie die Regeln und Spielregeln für Entscheidungen im Ausnahmefall.
Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie Sie mit Ihren eigenen Entscheidungen umgehen (wollen, dürfen, können, müssen).
Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie Sie mit Entscheidungen anderer Personen und Gremien umgehen (werden, wollen, dürfen, können, müssen).
Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie Sie mit Entscheidungen Dritter umgehen, die Entscheidungen gefällt, durchgesetzt und umgesetzt haben, die in ihren eigenen Entscheidungsbereich fallen.

Die Regeln

welche Entscheidung gilt oder Gültigkeit erhält oder behält,
was befolgt wird,
wem gefolgt wird,
wem gehorcht wird,
was verweigert wird (werden kann),
wie Regeln zu beachten sind,
wie Regeln geändert werden (können, dürfen, müssen),
wann Regeln gelten und wann nicht,
was gilt, wenn die Regeln nicht gelten (können, dürfen, müssen),
wer sich an die Regeln zu halten hat und wer nicht.

Mahnungen, Tipps:

Jede Regel enthält auch per se Ausnahmen, in welchen sie nicht gilt, gelten darf (kann wird, soll, muss).

Es wird zwar oftmals angestrebt, für alle Eventualfälle zumindest Grundsätze für Entscheidungen festzulegen. Die Praxis verweist die Bestrebungen immer wieder in ihre Grenzen.

Fehlen Regeln für die Grenzfälle, entsteht oftmals ein Entscheidungsvakuum mit unvorhersehbarem Verhalten der betroffenen und beteiligten Personen. Die Verantwortung für die Ereignisse während des Entscheidungsvakuums übernimmt in der Regel niemand mehr. Was bestenfalls oder schlimmstenfalls folgt, sind Versuche, sich selbst von der Verantwortung freizuzeichnen und die Schuld irgendjemand Anderem zuzuweisen.

Im Zweifelsfall sollte der Mut zu Entscheidungen immer belohnt werden, selbst dann, wenn die Entscheidung sich im Nachhinein als falsch oder unzulässig erweisen sollte.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Aufgaben des Projektmanagements:

Das Projektmanagement hat zu ermitteln und zu entscheiden, ob es nach den bestehenden Regeln und Spielregeln ausreichend handlungs- und entscheidungsfähig ist, wird oder bleibt, um ein wirksames und verantwortliches Projektmanagement betreiben zu können.

Das Projektmanagement hat sicherzustellen, dass Regeln und Spielregeln, nach denen es handelt und entscheidet, offen und transparent für alle Beteiligten werden, sind und bleiben.

Wo Regeln oder Spielregeln fehlen oder diffus sind, hat das Projektmanagement für eigene klare Regeln und Spielregeln zu sorgen und sie allen Beteiligten bekannt zu machen und bei ihnen durchzusetzen.