Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Allgemeine Anleitungen zu den Einzelschritten der Vorarbeiten.

Es geht um den Prozess, der gleichzeitig:

1. linear und chaotisch erscheint (ist und bleibt),
2. systemisch und systematisch ist, erscheint und bleibt,
3. geplant und willkürlich ist, erscheint und bleibt,
4. Auswirkungen und Begrenzungen erfordert, ermöglicht und bestimmt,
5. Auswahl und Offenheit erfordert, ermöglicht und verhindert.

Die Einzelschritte sind zu einer einzigen Schrittfolge zusammengeführt.

Ziele:

1. Schutz vor Fehlern und Auslassungen.
2. Schutz vor Überbewertungen oder Fehlbewertungen.
3. Schutz vor Übergewichtungen oder Untergewichtungen.
4. Festlegung und Entscheidung, was klar für das Projekt und das Projektmanagement ist (und bleibt).
5. Arbeiten nach "einem roten Faden".
6. Beharrlichkeit in der Zielführung der Arbeiten.
7. Schrittweise Strukturierungen (Gliederungen) des Projekts und des Projektmanagements.
8. Weiterführung der Arbeiten nach Unterbrechungen.
9. Erleichterung des Einbezugs von neuen Personen, Ideen, Informationen und Erkenntnissen.
10. Früherkennung und Überwindung von Fixierungen und Illusionen.

Anleitungen:

1. Legen Sie die "Verantwortung" für die Vorarbeiten fest, die Sie übernehmen (wollen, können, dürfen, müssen).
2. Entscheiden Sie, auf welchen Schwerpunkten die Vorarbeiten liegen (werden, können, dürfen, müssen).
3. Legen Sie fest und entscheiden Sie, welche zusätzlichen Anliegen Sie berücksichtigen (wollen, können, dürfen, müssen).
4. Legen Sie fest, wie Sie Ihre Arbeiten so dokumentieren (können, dürfen, müssen), dass sie (zumindest) Ihnen jederzeit wieder zur Verfügung stehen (können, dürfen, müssen).
5. Legen Sie fest, wie Sie mit den (dokumentierten) Ergebnissen umgehen, die nicht weiter vertieft werden (können, sollen, dürfen, müssen).
6. Sichern Sie "Ihre" Ideen, auch und gerade dann, wenn Sie zumindest im Moment nicht realistisch erscheinen, abgelehnt werden oder im Widerspruch zur bereits bevorzugten Projektskizze stehen.
7. Ermitteln Sie sorgfältig und behutsam, wer bereit und in der Lage sein wird (will, kann, darf), Sie bei der konkreten Durchführung des (späteren) Projekts zu unterstützen.
8. Hören Sie (sofort!) auf und legen Sie eine Pause ein, wenn Sie den Zugang zu Ihrem Thema oder Anliegen oder den Überblick verlieren.
9. Wiederholen Sie die Schritte unter verschiedenen Bewertungen.
10. Überprüfen Sie (immer wieder), ob Ihre Vorbereitungen mit den Vorstellungen über das künftige Projekt plausibel erscheinen.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Die denkenden, planenden, entscheidenden und handelnden Personen der Vorarbeiten gehen naturgemäß von ihrem Blickwinkel und ihren Rollen und Funktionen au und werden von ihren Leitbildern, Erfahrungen und Interessen gesteuert. Was sie nicht kennen, können sie nicht berücksichtigen.

Die (zunächst individuellen) Bewertungen und Gewichtungen werden spätestens im folgenden formellen Projektantrag offengelegt.

Es gibt keine Möglichkeit, die Vorarbeiten so "richtig" zu machen, dass sie "objektiv" in dem Sinne sind oder werden, dass andere sachkundige und fachkundige Personen zu den gleichen Ergebnissen kommen könnten (wollen, dürfen, müssen).

Die Sorge, dass während den Vorbereitungen "die Felle davonschwimmen könnten", plagt oftmals gerade jene Personen, die sich nicht nur verantwortlich für die Ergebnisse der Vorarbeiten, sondern für das Projekt fühlen.

Werden die Vorarbeiten unterlassen, schlampig oder willkürlich ausgeführt, führt das zu so genannten "Schnellschüssen" und "Rohrkrepierern". Oder aber: "Der Schuss geht nach hinten los." Oder: Es geschieht gar nichts außer einem Windhauch oder einem "Sturm im Wasserglas".

Scheint das Projekt "klar" zu sein, wird oftmals versucht, sofort mit der Durchführung zu beginnen. Der vermeintlich ersparte Aufwand für die Vorarbeiten entstehen dann während des Projekts für Nachbesserungen, Anpassungen und Korrekturen von Entscheidungen, die nicht (mehr) gehalten werden (können, dürfen, müssen).

Die Schritte führen immer tiefer in das (voraussichtliche) Projekt ein. Es kann sein, dass dadurch das Projekt hinfällig wird, wenn z.B. die Bereitschaft schwindet.

In der Regel jagt eine Idee und Anforderung die andere. Es wird oftmals gleich nach dem "richtigen" Projekt gesucht, was nicht gelingen kann, weil in der Regel die Filterkriterien vielschichtig sind und sich erst bei der Gesamtentscheidung erweisen wird, welche Kriterien den Ausschlag geben.

Manchmal ufern die Vorarbeiten aus: Das Projekt erscheint unrealistisch. Mäßigung, Bescheidung und Auswahl des Wesentlichen werden notwendig. Dennoch: Die Vorarbeiten sollen aufzeigen, wie die Vorstellungen über die Durchführung des Projekts aussehen.

Wird mit "offiziellen" Vorleistungen für das Projekt begonnen, bevor die Vorarbeiten abgeschlossen wurden, wird oft zu spät erkannt, dass bereits für die Vorleistungen erhebliche Ressourcen einzusetzen sind, die über die anfangs vorgesehenen Ressourcen hinausgehen. Die Verantwortlichen für das (spätere) tatsächliche Projekt können dadurch erheblich irritiert werden.

Die Schritte führen schrittweise zur Auswahl des Machbaren. Die Ergebnisse der Vorarbeiten zeigen auf, worum es bei dem Projekt gehen soll (darf, kann, muss).

Mit der Entscheidung für und über die Vorarbeiten gehen die Arbeiten häufig nahtlos in die Durchführung des Projekts über.

Bitte beachten:

Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen des operativen Projektmanagements. Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.

Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.

Thema Vorarbeiten vertiefen:

1. VPMA Virtuelle Projektmanagement Akademie
   Phase Initiierung: 02_200_210
   Phasenablauf: 99_120_120
   Grundsätze: 01_000_000
   Verantwortung: 99_990_000
   
   
2. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Gesamtverantwortung: 00_000_000
   Einzelverantwortungen: 36_400_000
   Einzelthemen: 90_000_000
   Prozesse: 03_000_000
   Phasen: 02_000_000
   Meilensteine: 02_100_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektskizze
   Projektentwurf
   Durchführung von Projekten
   Vorarbeiten
   Projektplanung