Die Gliederungen und Aufzählungen folgen einer inhaltlichen Logik: Die jeweils folgende Aufgabe kann erst befriedigend angegangen und erfüllt werden, wenn durch die vorangehenden zumindest ausreichende Grundlagen geschaffen wurden. Soweit die Theorie.
In der Praxis zeigen sich die Vorarbeiten eher so, wie eine Fliege "geradeaus" fliegt und schließlich dennoch eine "Punktlandung" vollbringt.
Die Grenzen des Projekts und des Projektmanagements werden im wahrsten Sinne des Wortes "erfahren", zumindest theoretisch und vorläufig.
Es geht um die verbindliche Feststellungen, dass die Änderungen und Veränderungen tatsächlich (nur) mit einem Projekt und dem angemessenen Projektmanagement erfolgen (können, dürfen, sollen, müssen).
Es geht um Grenzerfahrungen von:
Weitere Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.
Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.
In der Regel sind alle Schritte erforderlich.
Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.
Werden die Vorarbeiten nur "den Pfarrerstöchtern", also den Gleichgesinnten, überlassen, entstehen rasch einseitig ausgerichtete Projekte, die in der Praxis rasch "kippen" oder "gekippt" werden (können, dürfen, müssen). Die (zunächst) ausgeklammerten Probleme, Schwierigkeiten und Aufgaben holen die Engstirnigen spätestens in der Praxis ein.
Während den Vorbereitungen ist das (künftige) Projekt sehr verletzlich. Es ist und bleibt oftmals lange unklar, wer "Freund" und wer "Feind" ist.
Gute Ideen und Vorarbeiten werden mitunter leichtfertig kannibalisiert: "Die Rosinen" werden herausgepickt und bevorzugt "angegangen".
Die Wettbewerbssituation verschärft sich spätestens dann, wenn es um die Vorstellungen und Verbindlichkeiten geht, für das (künftige) Projekt eigene Ressourcen einsetzen zu können (dürfen, sollen, müssen).
Die Beobachtungen und Erkenntnisse während den Vorarbeiten provozieren oftmals die bestehenden Verhältnisse, insbesondere die Machtverhältnisse und Pfründe: In den Begründungen des (künftigen) Projekts werden oftmals (versteckte oder offene) Vorwürfe gesehen oder erhoben, die auf Versäumnisse, Fehler oder Fehlverhalten hinweisen. Statt die letztlich wünschenswerten Veränderungen und Änderungen durch das (künftige) Projekt anzugehen, verständigen sich die Beteiligten währen den Vorarbeiten manchmal auf eine "Verfolgung der Versäumnisse": Das "eigentliche" Projekt wird aufgegeben; die Ressourcen werden irgendwie anderweitig aufgezehrt, um entweder "die Unschuld zu beweisen" oder die "Haltlosigkeit der Begründungen" (und Vorwürfe). In der Regel gibt es hierfür grenzenlose Ressourcen.
Die Vorarbeiten können auch erkennen lassen, dass es "kein Projekt" (mehr) braucht, weil die Klärungen und Entscheidungen während den Vorarbeiten bereits alle Änderungen und Veränderungen ausgelöst und bewirkt haben.
Bei Vorhaben, die einen großen Umfang haben (würden), werden die Vorarbeiten bereits in ein eigenes Projekt gefasst. Für die Vorarbeiten dieses "Vorarbeiten-Projekts" gelten die hier aufgeführten Anleitungen und Hinweise ebenfalls.
Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen der Vorarbeiten. Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.
Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.
Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen.
In der Praxis wird diese federführende Person oft bereits "Projektleiter" genannt (obwohl noch kein Projekt vorliegt). Treffender wäre die Bezeichnung "Projektinitiator", "Impulsgeber für ein Projekt".
Anleitung zu den Anleitungen für den Projektantrag.
Anleitungen zu den Dokumenten (Gliederungen).
Anleitungen zu den Vereinbarungen (Stand)
Feststellungen zur Schrittfolge insgesamt und zu jedem einzelnen Schritt:
Geplante, erreichte und nächste angestrebte Reifestufe feststellen.
Geplanter, erreichter und nächster angestrebter Reifegrad feststellen.
Geplanter, erreichter und nächster angestrebter Erfüllungsgrad feststellen.