Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 121: Die Kommunikationsstrategie festlegen und gestalten.

Es geht um die formelle, informelle und automatisierte Kommunikation im Projekt und im Projektmanagement.

Ziele:

1. Festlegung und Vereinbarung von Ritualen der formellen Begegnungen.
2. Festlegungen der Art und Weise, wie jeweils offengelegt wird, wer "hinter" den automatisierten Berichten, Steuerungen, Regelungen und Prozessen steht.
3. Festlegungen und Vereinbarungen der Termine, Zeiten und Orte für die Begegnungen der Verantwortlichen und Beteiligten an automatisierter Berichterstattung, Regelungen und Steuerungen.
4. Sicherstellung der persönlichen Begegnungen der Schlüsselpersonen "auf Augenhöhe".
5. Sicherstellung der Regelkommunikation zwischen den Verantwortlichen.
6. Sicherstellung der jederzeitigen Ansprechbarkeit der jeweils verantwortlichen Person für Rückmeldungen, Fragen, Informationen, Probleme, Berichte und Entscheidungen.
7. Sicherstellung der Reservierung der Zeiten und Orte für die Kommunikation.
8. Sicherstellung der Teilnahme an vereinbarten Ereignissen zur Kommunikation und Begegnung.
9. Sicherstellung von Gelegenheiten zur Auseinandersetzung, zum Streit, Klärung von Meinungsverschiedenheiten, Rückmeldungen und Klärung der Beziehungen.
10. Sicherstellung der Aufrechterhaltung der persönlichen Kommunikation zwischen den interessierten, planenden, entscheidenden und handelnden Personen im Projekt und im Projektmanagement.

Das Projektmanagement ist eine Organisationseinheit. Organisationen verkehren miteinander formal. Es ist die Aufgabe des Projektmanagements, die formale Kommunikation des Projekts, vertreten durch das Projektmanagement, mit der restlichen Organisation und dem Umfeld einzuführen, zu erproben, auszuführen und durchzusetzen.

Anleitungen:

1. Legen Sie die verbindlichen Termine, Dauer und Orte für Besprechungen, Abstimmungen und Entscheidungen fest. ("Fixtermine").
2. Legen Sie für die Fixtermine die Teilnehmer, Inhalte, Leitungen und Verfahren, insbesondere die Entscheidungsverfahren fest.
3. Legen Sie das Verfahren und die Inhalte für eine vereinfachte, fortlaufende Berichterstattung fest.
4. Legen Sie Ansprechpartner für die Schlüsselpersonen fest.
5. Legen Sie fest, wie, wann, worüber und zu welchen Anlässen mit den Schlüsselpersonen gesprochen wird.
6. Legen Sie die Termine, Zeiten, Dauer und Orte für die Gremien fest.
7. Legen Sie die Teilnehmer, Vortragenden, Leitenden, Abstimmungsverfahren, Gäste und Inhalte der Gremienarbeit fest.
8. Legen Sie die Termine, Dauer, Orte und Gelegenheiten zur informellen Kommunikation, Begegnungen und Pflege der Beziehungen fest,
9. Legen Sie die Daten, Dokumente, Systeme, Programme und Technologien fest, die ausschließlich für den automatisierten Datenaustausch verwendet werden (dürfen, können, müssen).
10. Legen Sie fest, wer für den jeweiligen automatisierten Datenaustausch verantwortlich ist, wer "dahinter" steht und durch den automatisierten Datenaustausch miteinander "kommuniziert".

Mahnungen:

Kommunikation ist ein lebendiges, erlebbares Ereignis. Es setzt immer eine Beziehung zwischen Menschen und deren Begegnung voraus.

Technik, Maschinen, Programme, Software und Datenbanken können nicht miteinander "kommunizieren", sondern nur Daten austauschen und den Programmen folgen, die für die Datenveränderungen festgelegt sind.

Wird die Begegnung (der Menschen) vermieden, verhindert, verweigert, standardisiert oder automatisiert, bricht der informelle Austausch zusammen. Die formelle Kommunikation begrenzt sich nur noch auf die Mitteilung oder Beteiligung an Daten, Datenbanken und (automatisch) aufbereiteten Daten.

Kommunikation erfordert Zeit, insbesondere Zeit für die Begegnung und nur zum Zwecke der Begegnung.

Kommunikation ist Arbeit. Sie sollte zur besten Arbeitszeit erfolgen (dürfen, können, müssen).

Die informelle Kommunikation wird manchmal durch einen geselligen Rahmen oder gemeinsame "Freizeitgestaltungen", Teilnahme an Tagungen, Kongressen oder "Informationsveranstaltungen", Messebesuche oder "Bildungsveranstaltungen" unterstützt, aufrechterhalten, wiederbelebt oder inhaltlich neu ausgerichtet.

Wer sich nichts mehr zu sagen hat, vermeidet die Begrüßung, die Begegnung, die Auseinandersetzung, den Streit und begrenzt den Kommunikationsbeitrag auf Formelles, Daten, "Fakten" und Meldungen ohne sich interessiert oder verantwortlich zu fühlen, zu sehen oder zu sein, ob und wie die Einlassungen aufgenommen, bewertet, verstanden und angewendet werden (können, dürfen, sollen, müssen). Selbst erhaltende Informationen werden nur für die eigenen Zwecke ausgelegt und verwendet: Die Verantwortung für das Ganze oder zumindest das Gemeinsame wird nicht mehr mitgetragen, gleichgültig, was formell vereinbart ist oder wurde.

Eine gestörte Kommunikation ist immer ein Warnsignal: Die Störung ist immer wechselseitig und kann immer nur gemeinsam überwunden oder aufgehoben werden. Manchmal benötigt es dazu vermittelnde Dritte.

"Gestörte technische Kommunikation" führt zu Pannen, Unfällen, Ausfällen, Fehlern, Ausschüssen oder Störungen. Sie können nur durch die Personen behoben werden, die behufs die Kommunikation (wieder) aufnehmen, das Notwendige klären und das Erforderliche miteinander vereinbaren (dürfen, können, wollen, müssen).

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist.

Thema Reife vertiefen:

1. VPMA Virtuelle Projektmanagement Akademie
   
   
2. Übersicht über die Komponenten der Reife:
   Projektmatrix: 90_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Projektphasen 02_000_000
   Prozesse 03_000_000
   Projekt- und Phasenplanung 05_500_000
   Phasenablauf 04_400_000
   Schnittstellen  99_100_000
   Verträge und Vereinbarungen 06_670_000
   Berichtswesen 13_000_000
   Führung, Kontrolle, Controlling und Überwachung des Projektfortschritts 99_160_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08_100_000
   Ressourcen 08_200_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   operatives Projektmanagement
   Umsetzungsreife
   Verträge und Vereinbarungen
   Rechtliches in Projekten und im Projektmanagement