Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Projektpraxis - Anleitung für das Projektmanagement

Alle Schritte.

Wer nach den hier vorgestellten Schritte Projekte plant, beauftragt und durchführt, beweist ein professionelles Projektmanagement.

Die Schritte sind nicht nur für komplette Projekte, sondern auch für einzelne Phasen, Teilprojekte, Objekte, Arbeitspakete und größere Aufträge innerhalb von Projekten analog anzuwenden.

Je nach Projektart, Projektinhalt und Projektgröße müssen bei größeren Projekten im Einzelfall einzelne Schritte weiter aufgegliedert und eventuell auch branchenspezifisch bezeichnet und gestaltet werden. Die Logik des Vorgehens wird dadurch aber nicht verändert. Bei kleineren Projekten können die Aufwendungen für einzelne Schritte nur gering sein, weshalb der Eindruck entstehen könnte, es könnten Schritte "zusammengefasst" werden. Was zutrifft ist, dass in kleineren Projekten mehrere Schritte manchmal rasch hintereinander oder parallel erledigt werden können.

Nicht nur Anfängern im Projektmanagement empfinden die scheinbare 'Langsamkeit' beim Projektbeginn oft sehr irritierend und neigen dazu, 'schneller' sein zu wollen, als es die Logik der Ablaufschritte ermöglicht. Unter äußerem Druck, aus Unkenntnis, übersteigertem Eifer, Übermut, Leichtsinn und Dummheit wird manchmal versucht, Schritte zu 'überspringen'. Das rächt sich meistens als erheblich höhere Aufwendungen in späteren Schritten, sei es in Form von Geld, Zeit, Nachbesserungen, für Qualität, durch Verzögerungen, Vertragsstrafen oder für die Wiederherstellung des verspielten Ansehens.

Appenweier, Februar 2008, aktualisiert im Februar 2016
Heinrich Keßler

Ziele:

Systematische Anleitung für das Projektmanagement für neue Projekte, Planungen nach Freigabe von Projekten, Projektphasen, Meilensteinen, Arbeitspaketen oder (größere) Einzelaufträge.

Erforderlich:

Eine Person, die für die Planung und Durchführung der Schritte, deren Ergebnisse und die daraus folgenden Entscheidungen die Verantwortung (= eine Funktion des Projektleiters) übernimmt.

Mahnungen, Tipps:

Nur selten kann ein Projekt so idealtypisch entwickelt und abgewickelt werden, sie es hier dargestellt ist: Manchmal sind Schritte möglich und notwendig, die nach der Ablauflogik erst "später" dran wären. In solchen Fällen sind die "übersprungenen" Schritte schnellstens nachzuholen - und gegebenenfalls die bereits getroffenen Entscheidungen und Vereinbarungen auf die neuen Erkenntnisse anzupassen.

Übersprungene Schritte können in der Regel nur innerhalb einer kurzen Zeitspanne kostenarm, aufwandsarm und wirksam nachgeholt werden. Erfolgt dies nicht, sind die Festlegungen für das Projekt bereits so "hart" geworden, dass die Änderungen nicht oder nicht mehr oder nur noch mit erheblichem Aufwand oder Gesichtsverlust möglich sind.

Fehlerhafte oder falsche oder leichtfertige Bearbeitung der Schritte führt in der Regel zu Mehrkosten, Mehraufwendungen und anderen absehbaren Störungen im Projektverlauf, um die Dinge nachzuholen, die versäumt wurden.