Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

C. Formeller Projektantrag, Projektauftrag, Projektvertrag.

Es geht um die Zusammenfassung der Vorarbeiten zu einem übersichtlichen Überblick und Einblick in das Wesen des voraussichtlichen Projekts zu einem bestimmten Stichtag.

Ziele:

1. Schaffung von Gelegenheiten zur Entscheidung.
2. Auslösung, Ermöglichung oder Erzwingung von vorbehaltlosen Entscheidungen über das voraussichtliche Projekt.
3. Klärung und Offenlage des gesamten Rahmens, der Bedingungen, Voraussetzungen und Annahmen für das voraussichtliche Projekt.
4. Vereinbarung von Verbindlichkeit über die Inhalte des voraussichtlichen Projekts.
5. Festlegungen der Beteiligten und Betroffenen.
6. Klärung der Auftragsbeziehungen.
7. Klärung und Festlegung der Strukturen für die Verantwortungen für das voraussichtliche Projekt und Projektmanagement.
8. Sicherung der Übernahme der Verpflichtungen aus den Entscheidungen über das voraussichtliche Projekt.
9. Sicherung der Übernahme der Verantwortungen für den Vollzug (die Durchführung) der Entscheidungen.
10. Konzentration und gemeinsame Ausrichtung des weiteren Denkens, Planens, Entscheidens, Handelns und Verhaltens.

Anleitungen:

1. Legen Sie fest und vereinbaren Sie den Termin für die verbindliche Fertigstellung des Projektantrages in entscheidungsfähiger Form.
2. Legen Sie den Termin fest für die Kontrolle des Projektantrages auf Vollständigkeit, Schlüssigkeit und Plausibilität.
3. Legen Sie den Termin fest für die Vorlage (Präsentation) des Projektantrages zur Entscheidung.
4. Legen Sie den Termin für den (frühesten) Beginn der Durchführung des Projekts nach der Entscheidung fest.
5. Legen Sie den Termin für die endgültige Freigabe des Projekts fest.
6. Legen Sie den Termin für den Abschluss der erforderlichen Verträge und Vereinbarungen fest, die den Entscheidungen folgen.
7. Legen Sie den Termin für die offizielle, formelle und ausdrückliche Beauftragung der Person fest, die als "Projektleiter" die Verantwortung für das Projektmanagement trägt.
8. Legen Sie den Termin fest für die formelle, offizielle und ausdrückliche Verpflichtung der Vorgesetzten und Partner zur Duldung, Mitwirkung und Unterstützung des Projekts und des Projektmanagements fest. (Kick-off).
9. Legen Sie das Verfahren fest, wie die Beschlüsse (Entscheidungen über den Projektantrag) umgesetzt werden (können, dürfen, müssen).
10. Legen Sie den ersten Termin fest, zu welchem Sie über die Art und Weise der Umsetzung der Beschlüsse (Entscheidungen) berichten und Rechenschaft ablegen (wollen, können, dürfen, müssen).

Vorzubereitende Vorgehensweisen

Vorzubereiten sind neben dem Projektantrag immer die Vorgehensweisen:

1. bei Genehmigung des Projekts wie beantragt,
2. bei Ablehnung des Projektantrages,
3. bei wesentlichen Änderungen des Projektantrages, wie z.B. Änderungen von Rahmenbedingungen und Auflagen,
4. bei unwesentlichen Änderungen des Projektantrages,
5. bei wesentlichen neuen Erkenntnissen, die "ein anderes Projekt" oder "ein anderes Projektmanagement" erfordern.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

In der Regel stehen bis zur Entscheidung über den Projektantrag immer zumindest folgende Entscheidungen offen:

1. Entscheidung für die Durchführung des beantragten Projekts: Der Prozess geht unmittelbar mit der Durchführung weiter.
2. Entscheidung gegen die Durchführung des beantragten Projekts: Der Prozess geht unmittelbar mit den Nacharbeiten und der Auflösung des bisherigen "Projekts" weiter.
3. Entscheidung für ein anderes Projekt: Der Prozess beginnt wieder mit der Projektskizze, die gleichzeitig mit der Entscheidung erstellt wird.
4. "Ehrenrunden" für die Nachbesserung von unausgereiften Vorlagen oder zur Aufnahme oder Ausklammerung von bestimmten Themen sind ebenfalls immer wieder zu erwarten: Der Prozess beginnt wieder mit der Standortbestimmung der Vorarbeiten.

Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen des operativen Projektmanagements. Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.

Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.

Wird der Projektantrag nicht rechtzeitig gestellt, ist in der Regel "der Markt verlaufen": Die Interessen wenden sich aktuelleren Themen zu.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die sich im Verlaufe der Vorbereitungen zur Schlüsselperson und Experte für alle Fragen und Anliegen entwickelt (entwickeln will, darf, kann, soll, muss), die das (künftige) Projekt und das Projektmanagement betreffen. Es ist nicht erforderlich, dass die federführende Schlüsselperson für die Vorbereitungen auch im Rahmen der (späteren) Projektorganisation auch eine Verantwortung für das Projekt oder das Projektmanagement übernimmt (übernehmen will, darf, kann, soll oder muss).

Bei voraussichtlich kleineren und mittelgroßen Projekten wird die federführende Person der Vorbereitungen auch den formellen Projektantrag stellen. In der Regel wird auch erwartet, dass sie sich selbst als "Projektleiter" empfiehlt und mit dem Projektmanagement beauftragt werden will.

Themen Projektantrag / Projektauftrag / Projektvertrag vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 36_036_000, 31_000_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektmatrix: 90_000_000
   Phase Initiierung: 02_200_210
   Phasenablauf: 99_120_120
   Grundsätze: 01_000_000
   Verantwortung: 99_990_000
   Gesamtverantwortung: 00_000_000
   Einzelverantwortungen: 36_400_000
   Einzelthemen: 90_000_000
   Prozesse: 03_000_000
   Phasen: 02_000_000
   Meilensteine: 02_100_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektskizze
   Projektentwurf
   Durchführung von Projekten
   Entscheidungen
   Projektplanung
   Projektvertrag
   Projektmanagementvertrag
   Beauftragung