Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

C. Anleitung zu den Dokumenten des Projektantrags, Projektauftrags, Projektvertrags (Vorlagen).

Es geht um die Überleitungen und Zusammenfassungen der jeweiligen Vorbereitungen zu einer Entscheidungsvorlage.

Innerhalb des Projekts können die Anleitungen und Vorlagen verwendet werden für:

1. Teilprojekte,
2. Arbeitspakete,
3. Objekte,
4. Gewerke, Lose, Module,
5. Programme, Hilfsprogramme, Hilfsmittel,
6. größere Aufträge z.B. an Subunternehmer,
7. Beiträge, Unterstützungsleistungen,
8. Dienstleistungen,
9. Leistungsvereinbarungen,
10. Vorbereitungen für Verträge und Vereinbarungen.

Ziele:

1. Alle Fragen und Anliegen erkennen, bewerten, gewichten und entscheiden, was als Projekt verwirklicht werden soll.
2. Ganzheitliche Erarbeitung eines Projekts.
3. Erarbeitung eines Projektantrages, der sofort entschieden werden kann.
4. Übersichtliche Darstellung auch von einfachen, kleineren, größeren und komplexen Projekten.
5. Sicherung der Behandlung aller Themen, die zu einer Entscheidung über einen Projektantrag / Projektauftrag oder Projektvertrag erforderlich sind.
6. Einforderung von Festlegungen und Entscheidungen zu jeder einzelnen Gliederung.
7. Sicherung der Nachvollziehbarkeit und Plausibilität der Anträge, Vorschläge, Begründungen und Kalkulationen.
8. Nachweisung und Dokumentation, dass anlässlich der Entscheidungen über den Projektantrag / Projektauftrag und Projektvertrag "alle wichtigen Fakten auf dem Tisch lagen".
9. Früherkennung von Lücken, Fehleinschätzungen und notwendigen Korrekturen von Prioritäten.
10. Sicherstellung der Passung der "harten Fakten" wie Termine, Zeiten, Kosten und Verantwortungen auf die gegebene Situation.

Anleitungen:

1. Die Anleitungen sind detailliert in zeitlich und inhaltlich logischer Reihenfolge aufgeführt.
   
2. Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.
3. Klären Sie Ihre Rolle für die Erarbeitung der Dokumente.
4. Klären Sie Ihre zu erfüllenden Funktionen im Rahmen der Arbeiten für und mit den Dokumenten.
5. Klären Sie Ihre Ressourcen, die Sie für die Erarbeitungen einsetzen (wollen, können, dürfen, müssen).
6. Klären Sie Ihre Verantwortung für die Art und Weise der Dokumentationen.
7. Klären Sie Ihre Verantwortungen für die Ergebnisse der Dokumentationen.
8. Klären Sie Ihre Abhängigkeiten und Weisungen, die Sie einzuhalten haben.
9. Klären Sie die Art und Weise, wie Sie die Vertraulichkeit der Dokumenten erreichen, sichern und erhalten (können, dürfen, müssen).
10. Klären Sie, ob Sie für die Erstellung der Dokumente geeignet, bereit und in der Lage sind.

Mahnungen, Tipps:

Am schnellsten schreiten Sie im Projekt voran, wenn Sie den jeweiligen Stand (immer wieder) zusammenfassen und in einer übersichtlichen Art und Weise dokumentieren.

Unerfahrene stellen in den Dokumenten nur zusammen, was und worauf sie sich vorbereitet haben. In der Regel geschieht dies aus einem bestimmten Blickwinkel. Aus der Sicht der Entscheider und anderen Beteiligten oder Betroffenen erscheinen die so entstandenen Vorlagen laienhaft, lückenhaft, einseitig, unverständlich, eigennützig oder gar als manipulativ.

Oftmals sind zusätzliche Antworten oder zumindest Vorschläge erforderlich, um eine Vorlage entscheidungsreif zu machen. Werden unvollständige Vorlagen zur Entscheidung vorgelegt, sind die Personen oftmals enttäuscht, dass sich selbst wohlwollende Entscheider nur mit den Lücken und dem Unausgereiften befassen (wollen, dürfen, müssen).

Wer schon öfter an Projektpräsentationen beteiligt war, kenne die mitunter zermürbenden Detaildarstellungen und Begründungen von mitunter Nebensächlichkeiten oder Spezialitäten. Es macht manchmal Mühe zu erkennen, worum es tatsächlich geht und was tatsächlich zur Entscheidung vorgelegt wurde und was zu entscheiden ist. Häufig verbeißen sich die Personen an Kleinigkeiten und verheddern sich in ihren eigenen Prinzipien.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen.

In der Praxis wird diese federführende Person oft bereits "Projektleiter" genannt (obwohl noch kein Projekt vorliegt). Treffender wäre die Bezeichnung "Projektinitiator", "Impulsgeber für ein Projekt".

Themen Projektantrag / Projektauftrag / Projektvertrag vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 36_036_000, 31_000_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektmatrix: 90_000_000
   Phase Initiierung: 02_200_210
   Phasenablauf: 99_120_120
   Grundsätze: 01_000_000
   Verantwortung: 99_990_000
   Gesamtverantwortung: 00_000_000
   Einzelverantwortungen: 36_400_000
   Einzelthemen: 90_000_000
   Prozesse: 03_000_000
   Phasen: 02_000_000
   Meilensteine: 02_100_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektskizze
   Projektentwurf
   Durchführung von Projekten
   Entscheidungen
   Projektplanung
   Projektvertrag
   Projektmanagementvertrag
   Beauftragung