Es geht um die Entwicklung des Projektantrages zur gemeinsamen, tragfähigen, verbindlichen Vereinbarung eines Vertrages über das gesamte Projekt und das Projektmanagement.
Es geht um eine Vereinbarung zwischen allen Verantwortlichen für das Projekt und das Projektmanagement.
Mitunter wird die Geduld und das Durchhaltevermögen der Initiatoren des Projekts auf harte Proben gestellt, bis sie die notwendigen Beschlüsse und Genehmigungen erreicht haben.
Wechseln während des Prozesses Personen, besteht das Risiko, dass das Projekt aufgebauscht oder so zergliedert wird, dass es undurchführbar wird. Meistens sind es zusätzliche Ansprüche, die das Projekt oder das Projektmanagement erfüllen soll.
Die Beteiligten wissen in der Regel um ihre Macht und üben sie auch aus. Sehr häufig geht es dabei gar nicht um die Inhalte, Ziele oder erwarteten Ergebnisse des Projekts oder des Projektmanagements, sondern um Positionierungen gegenüber anderen Beteiligten. Es geht um Vorteilnahme gegenüber den Anderen.
Gefährlich sind insbesondere die faulen Kompromisse und taktische Spielchen: "Wenn Du mir..., dann gebe ich...". In der Regel werden die daraus folgenden Lasten den Personen aufgebürdet, die das Projektmanagement leisten müssen.
Manchmal werden die Genehmigungsverfahren auch unnötig erweitert: Es werden Personen einbezogen, die für das Projekt oder das Projektmanagement weder eine Verantwortung übernehmen wollen, können oder müssen oder deren Zustimmung oder Ablehnung unbedeutend für das Projekt oder das Projektmanagement sind.
Werden verantwortliche Schlüsselpersonen im Genehmigungsverfahren ausgegrenzt, "rächen" sie sich unverzüglich bei der ersten sich bietenden Gelegenheit.
Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen.
In der Praxis wird diese federführende Person oft bereits "Projektleiter" genannt (obwohl noch kein Projekt vorliegt). Treffender wäre die Bezeichnung "Projektinitiator", "Impulsgeber für ein Projekt", "Antragsteller".
Anleitung zu den fortschreitenden Vereinbarungen (Stand).
Anleitungen zu den einzelnen Durchgängen:
Durchgang 1: Entwurf Projektantrag.
Durchgang 2:. Erstellung der Inhalte des Projektantrags.
Durchgang 3: Erteilung des Projektauftrages.
Durchgang 4: Abschluss des Projektvertrages.
Durchgang 5: Erstellung des Projektmanagement-Auftrages.
Durchgang 6: Erteilung des Projektmanagement-Auftrages.
Durchgang 7: Abschluss des Projektmanagement-Vertrages.
Durchgang 8: Abschluss des Gesamtauftrages über das Projekt und das Projektmanagement.