Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

C. Formeller Projektantrag

Allgemeine Anleitungen zu den Einzelschritten vom formellen Projektantrag über den Projektauftrag zum Projektvertrag.

Es geht um die Erfassung, Zusammenfassung, Gliederung und Ausrichtung des Projekts auf die gemeinsamen Anliegen der entscheidenden und verantwortlichen Personen.

Es geht um die gemeinsame Verantwortung für ein angemessenes Projektmanagement für das Projekt.

Es geht um die ausdrückliche Berechtigung und Verpflichtung der mit dem Projektmanagement beauftragten Personen, die Mittel für die Zwecke des Projekts und des Projektmanagements zu verwenden.

Ziele:

1. Dokumentation des jeweiligen Standes der Verhandlungen, Vereinbarungen und Einigungen.
2. Sicherstellung von unmittelbaren Beziehungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
3. Sicherstellung von kurzen Wegen zu Abstimmungen, Informationen und zur Kommunikation.
4. Sicherstellung der Entscheidungsfähigkeit und Handlungsfähigkeit der jeweiligen Person, welche den Projektauftraggeber vertritt.
5. Sicherstellung der disziplinarischen Führung der handelnden und entscheidenden Personen im Projekt und im Projektmanagement.
6. Klärung, Aufgabenteilung, Teilung und Verteilung der Verantwortungen für das Projekt und für das Projektmanagement.
7. Vereinbarung, Berechtigung und Verpflichtung des Projektmanagements zu Entscheidungen und Weisungen für das Gesamtprojekt.
8. Sicherstellung der Bearbeitung von Konflikten zwischen den entscheidenden und verantwortlichen Personen außerhalb des Projekts. ("Dem Projektmanagement den Rücken freihalten und stärken.")
9. Sicherstellung der Wahrung der eingebrachten und eingeforderten Eigeninteressen durch das Projekt und das Projektmanagement.
10. Sicherstellung der gemeinsamen Haftungen für die Folgen durch das Projekt und das Projektmanagement.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie Verortungen der entscheidenden und verantwortlichen Personen im Organisationsgefüge.
2. Ermitteln Sie die Rollen, Funktionen und Zuständigkeiten der entscheidenden und verantwortlichen Personen.
3. Ermitteln Sie die AKV Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der entscheidenden und verantwortlichen Personen.
4. Ermitteln Sie die Ermessensspielräume bei Entscheiden.
5. Ermitteln Sie die formalen Kompetenzen (Vollmachten) der entscheidenden und verantwortlichen Personen.
6. Ermitteln Sie die bereits bestehenden Konflikte, Meinungsverschiedenheiten und unterschiedliche Entscheidungskriterien der entscheidenden und verantwortlichen Personen.
7. Ermitteln Sie die Personen, welchen die entscheidenden und verantwortlichen Personen Rechenschaft ablegen (müssen).
8. Ermitteln Sie, welche der Personen am ehesten das Vertrauen der anderen entscheidenden und verantwortlichen Personen besitzt oder erhalten und rechtfertigen kann (will).
9. Ermitteln Sie die zu erwartenden Auswirkungen des Verhaltens der entscheidenden und verantwortlichen Personen auf das Projekt und das Projektmanagement.
10. Ermitteln und legen Sie fest die "harten Kriterien" fest, zu welchen Sie von allen entscheidenden und verantwortlichen Personen die uneingeschränkte Erlaubnis, Genehmigung, Zustimmung und Freigabe der Mittel einfordern (müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Während der Entstehung des Projektvertrages versuchen in der Regel die Beteiligten, die eigenen Verpflichtungen so klein wie möglich zu halten. Beliebt sind "Hintertürchen", durch welche sie entstehende Mehrverpflichtungen auf die Anderen abwälzen können.

Ist das Projekt gut gelaufen, wird der Wettbewerb um die Projekterfolge und den Projektnutzen fortgesetzt: Jeder will "das größte Stückchen vom Kuchen", gleichgültig, ob oder wie er dazu beigetragen hat.

Im Projektantrag und schließlich im Projektvertrag werden die Weichen dazu gestellt.

Das "Projekt" ist oftmals bereits zu Ende, wenn die notwendigen Einigungen erreicht wurden: Manchmal gibt es darüber hinaus nichts mehr zu tun, was ein "Projekt" erfordern oder rechtfertigen würde.

Mit dem Projektantrag können Probleme, Schwierigkeiten und Konflikte aufbrechen. Was als "einfaches Projekt" erschien, kann unvermittelt zu einem anspruchsvollen Projekt werden, das die ursprünglichen Interessen und auch die vorhandenen Mittel und Möglichkeiten der Initiatoren erheblich überschreitet. In solchen Fällen wird die Entwicklung des Projektantrages zu einem Projektvertrag "ein eigenes Projekt", das zunächst durchzuführen ist, um die Grundlagen für ein weiterführendes zu schaffen.

Bitte beachten:

Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen des operativen Projektmanagements. Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.

Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.

Thema Projektantrag, Projektauftrag, Projektvertrag vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 05_500_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   
   
3. Kontrollfragen zur Prüfung des Antrages des Themas dieser Zeile
   
   
4. Mehr zu den Themen, um die es hier geht (suchen):
   Genehmigung,
   Verantwortung für Projektauftrag,
   Entscheidungen über Projekte,
   Entscheidungen im Projektmanagement,
   Freigabe.