Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

C: Anleitung zu den Dokumenten für den Projektantrag / Projektauftrag / Projektvertrag.

Es geht um die Notwendigkeit, sich durch Einzelentscheidungen zu befähigen, zu berechtigen und zu verpflichten, eine Gesamtentscheidung zu treffen.

Es geht darum, eine beabsichtigte oder notwendige Gesamtentscheidung in einzelne Entscheidungen zu gliedern und im Einzelnen und insgesamt zu sichern.

Es geht darum, dass unmittelbar nach den Entscheidungen alle Beteiligten und Betroffenen wissen, was sie zu tun, zu unterlassen, zu veranlassen, zu verantworten und beizutragen haben.

Ziele:

1. Sach- und inhaltlogische Darstellung des Projekts.
2. Darstellungen und Beschränkungen auf das Wesentliche.
3. Konzentration auf entscheidungsrelevante Fakten.
4. Verbindliche Aussagen und Festlegungen.
5. Sicherstellung einer schnellen Übersicht über das gesamte (beantragte  / beauftragte) Projekt.
6. Abschluss der Phase des Suchens, Abwägens, Auslotens.
7. Verbindliche Vereinbarung, was das Projekt ist.
8. Verbindliche Vereinbarung der Verantwortungen für das Projekt und das Projektmanagement
9. Nachweisungen und Dokumentationen der Einigungen.
10. Nachvollziehbarkeit und tragfähige, durchsetzbare Entscheidungen.

Anleitungen:

Der formelle Projektantrag enthält alle Themen, über die sich die handelnden und entscheidenden Personen in der Regel VOR einem Projekt bzw. zu einem Projekt verständigen und einigen sollten.

1. Tragen Sie in die Vorlagen ein, wozu Sie sich bereits vorbereitet haben.
2. Ermitteln und entscheiden Sie, wie die Vorarbeiten erledigt werden, um die offen gebliebenen oder nicht ausreichend belegten Angaben erledigt werden (können, dürfen, müssen).
3. Ermitteln und legen Sie fest, welche Entscheidung Sie über den Projektantrag / Projektauftrag / Projektvertrag vorschlagen (wollen, können, dürfen, müssen).
4. Unterlegen Sie Ihren Entscheidungsvorschlag mit Begründungen und Nachweisen, die sie erforderlichenfalls offenlegen, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
5. Vereinbaren Sie eine "Präsentation" zur Entscheidung, ob Sie mit dem Stand des jeweils erarbeiteten Projektantrages / Projektauftrages / Projektvertrages weiterarbeiten (dürfen, können, müssen).
6. Ermitteln Sie sorgfältig, welche Angaben und Vorschläge noch schwach unterlegt sind.
7. Legen Sie die Annahmen fest, die Sie an die Stelle setzen oder gesetzt haben, wo Ihnen nach den jeweiligen Vorbereitungen (noch) die Informationen fehlen.
8. Begründen Sie die Annahmen, Bedingungen und Voraussetzungen, die Ihrem Projektantrag / Projektauftrag / Projektvertrag zu Grunde liegen.
9. Ermitteln, legen Sie fest und schlagen Sie jeweils das Verfahren vor, wie die Entscheidungen über den Projektantrag / Projektauftrag / Projektvertrag sofort aufgenommen und umgesetzt werden (können, dürfen, müssen).
10. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie den jeweils nächsten Termin für die Entscheidungen über den aktualisierten Projektantrag / Projektauftrag / Projektvertrag oder für die erste Berichterstattung über die Art und Weise der Durchführung der Beschlüsse, Entscheidungen und Vereinbarungen.

In vielen Projekten wechseln die Verantwortung beim Projektantrag / Projektauftrag die verantwortlichen Personen für den weiteren Projektverlauf.

Hinweise, Mahnungen, Tipps:

Werden die erläuternden Texte auf die Größe der Textfelder beschränkt, wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die entsprechenden Texte auch gelesen werden und damit ein verantwortlicher Umgang mit den Aussagen erleichtert wird.

Ist zu einem Themenfeld keine Aussage erforderlich, ist der Eintrag: "Nicht erforderlich" zweckmäßig. "Entfällt" sollte eher nicht verwendet werden. Es löst die Frage aus, ob das Thema überhaupt bereits angemessen bearbeitet wurde.

Sind keine Mengenangaben erforderlich, werden die Mengenangaben mit "0" oder "0,00" angegeben. Damit ist eindeutig, dass das entsprechende Thema bearbeitet wurde mit dem Ergebnis, dass es dazu nichts zu beantragen und damit auch zu genehmigen wäre.

Alle Informationen, die über die Kürze im Projektantrag hinausgehen, werden vom Antragsteller zur Verfügung gehalten und (nur) auf Verlangen als Anlagen zu den einzelnen Seiten oder konkreten Themenfeldern angefügt.

Legen Sie den jeweiligen Projektantrag / Projektauftrag / Projektvertrag auch dann zur Entscheidung vor, wenn Sie ihn ablehnen oder für so überzeugend halten, dass "nichts Anderes als eine Genehmigung" infrage kommt.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen.

In der Praxis wird diese federführende Person oft bereits "Projektleiter" genannt (obwohl noch kein Projekt vorliegt). Treffender wäre die Bezeichnung "Projektinitiator", Antragsteller, "Impulsgeber für ein Projekt".

Thema Projektantrag vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 90_000_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 05_500_000
   
   
3. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   
   
4. Mehr zu den Themen, um die es hier geht (suchen):
   Genehmigung,
   Verantwortung für Projektauftrag,
   Entscheidungen über Projekte,
   Entscheidungen im Projektmanagement,
   Freigabe.
   Vorlagen für Projektantrag und Projektauftrag