Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Anleitungen zur Schrittfolge der Vorarbeiten.

Die Schrittfolgen sind als löcheriger Trichter mit immer enger werdenden Durchlässen zu verstehen, in welchen alles hineingegeben und nur das Wesentliche durchgelassen wird, was zum (späteren) Projekt und Projektmanagement passt. In jedem Schritt wird verdichtet, verbunden, geteilt, bewertet und gewichtet.

Ist das "Gefäß" (= das künftige Projekt) ausreichend "gefüllt", wird die Entscheidung möglich und abgefordert, was damit geschehen soll (darf, kann, muss).

Alles, was nicht das Gefäß "Projekt" nicht fassen kann, "läuft über" und vermehrt alles, was zuvor bereits ausgesiebt wurde. Das Unfassbare wird und ist bekannt: Es kann für weitere Projekte vorgesehen werden.

Die Schrittfolgen betreffen das Management der Vorbereitungen des Projekts.

Das Management der Vorarbeiten wird in der Regel auf die Fachfunktionen, Sachgebiete, Organisationseinheiten oder einzelne Personen aufgeteilt und verteilt. Die Funktion eines "Projektmanagements" (der Vorbereitungen) verbleibt bis zur Aufteilung und Verteilung möglichst bei einer einzigen Person, die sich meistens bereits "Projektleiter" nennt.

Die Logik der Schrittfolgen kann in der Regel auf die Schrittfolgen der jeweiligen Nacharbeiten übertragen werden.

Ziele:

1. Logischer Aufbau und Ablauf der Vorarbeiten.
2. Fortschreitende Anpassung der Vorarbeiten entsprechend dem Fortschritt der Erkenntnisse und Erledigungen.
3. Ermittlung des Aufwandes des Management der Vorarbeiten für sich selbst.
4. Ermittlung, Entscheidung und Festlegung der Rahmenbedingungen der Vorarbeiten.
5. Arbeitsfähigkeit des Managements der Vorarbeiten erreichen, erhalten, sichern.
6. Funktionsfähigkeit des Managements der Vorarbeiten entsprechend den jeweiligen Anforderungen anpassen.
7. Sicherstellung der sachkundigen und fachkundigen Erledigung aller Vorarbeiten.
8. Sicherstellung der erforderlichen Regelungen und Steuerungen der Vorarbeiten.
9. Sicherstellung der Verantwortung für die Veranlassung, Beauftragung, Durchführung und Erfüllung der Vorarbeiten.
10. Selbstverständliche Erfüllung der Vorarbeiten im und durch das Alltagsgeschäft.

Anleitungen:

1. Wählen Sie den Schritt aus, mit welchem Sie sich befassen (wollen, sollen, dürfen, können, müssen).
2. Wählen Sie einen Unterschritt aus.
3. Setzen Sie sich mit den Hinweisen und Anleitungen auseinander.
4. Ermitteln Sie die Bedeutungen und die Wichtigkeiten für das aktuelle Projekt und das Management der Vorarbeiten.
5. Ermitteln Sie, was im aktuellen Sachgebiet und Fachgebiet und im Management der Vorarbeiten zu tun ist.
6. Entscheiden Sie, was Sie mit den Erkenntnissen tun (wollen, sollen, dürfen, können, müssen).
7. Ermitteln und legen Sie fest, was Sie tun (wollen, können, dürfen, müssen), wenn Sie feststellen, dass die Vorbereitungen hinfällig (geworden) sind.
8. Ermitteln und legen Sie Kriterien fest, nach welchen die einzelnen Schritte der Vorarbeiten als "ausreichend erledigt" bewertet werden (können, dürfen, müssen).
9. Ermitteln und legen Sie fest, wie Sie die Vorarbeiten beenden und eine Gesamtentscheidung über das (künftige) Projekt herbeiführen (können, dürfen, müssen).
10. Ermitteln und legen Sie fest, was mit den Vorarbeiten geschieht, wenn sie gestoppt werden oder nicht mehr erfolgen (dürfen, können, brauchen, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Auch wenn alles, was "vorläufig" scheint (und auch ist), werden durch die Vorarbeiten Rahmenbedingungen geschaffen. Sie sind im weiteren Projektverlauf in der Regel nur noch mehr zu ändern, wenn bei den Prüfungen des Projektantrages vor dem Projektauftrag die notwendigen Änderungen nicht nur erkannt, sondern auch vollzogen werden (können, dürfen, müssen). Dazu sind häufig so genannte "Ehrenrunden" erforderlich, in welchen die Vorarbeiten ganz oder teilweise nachgeholt, ergänzt, vertieft oder neu gefasst werden.

Sind die Vorarbeiten vom (künftige) Projektleiter zu erledigen, wird er bereits von "seinem Projekt" sprechen, auch wenn es "nur noch" um vorab zu erledigende Einzelaufgaben geht.

Werden die Vorarbeiten so genannten "Stäben" übertragen oder von ihnen übernommen, werden die Vorarbeiten zum Alltagsgeschäft, das nach den jeweiligen Routinen und Gepflogenheiten behandelt, bearbeitet und abgewickelt wird. Die bisherige Initiatoren dienen dabei bestenfalls noch als Auskunftstellen bei auftretenden Fragen und Klärungsbedarf.

Die für die Vorarbeiten verantwortliche Person hat sicherzustellen, dass die Vorarbeiten auch angenommen und durchgeführt werden (können, dürfen, müssen). Erfolgt dies nicht, entstehen rasch Störungen oder (neue) Risiken, für welche üblicherweise alle Betroffenen eine persönliche Verantwortung ablehnen. Am Sachverhalt ändert das nur wenig oder gar nichts.

Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen des Managements der Vorarbeiten. Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.

Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die (bisher) "Projektleiter" ist und für das Management der Vorarbeiten "Projektleiter" bleibt oder wird.

Thema Vorarbeiten vertiefen:

1. Meilensteine und Ablaufschritte
2. Vorlagen für Projektantrag / Projektauftrag (download)
   
3. VPMA Virtuelle Projektmanagement Akademie
   
   
4. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 90_000_000
   Phase Initiierung: 02_200_210
   Phasenablauf: 99_120_120
   Grundsätze: 01_000_000
   Verantwortung: 99_990_000
   Gesamtverantwortung: 00_000_000
   Einzelverantwortungen: 36_400_000
   Einzelthemen: 90_000_000
   Prozesse: 03_000_000
   Phasen: 02_000_000
   Meilensteine: 02_100_000
   
   
5. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektskizze
   Projektentwurf
   Durchführung von Projekten
   Vorarbeiten
   Projektplanung