Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 6: Den Projektauftrag entwerfen.

Ziele:

1. Auswahl, was als Projekt beauftragt werden soll (darf, kann, muss).
2. Festlegung der Rahmenbedingungen für das Projekt.
3. Festlegung der erwarteten Ergebnisse des Projekts.
4. Bestimmung, was nicht Gegenstand des Projekts ist oder werden darf.
5. Bestimmung des Inhalts des Projekts.
6. Bestimmung der Änderungen und Veränderungen des Projekts.
7. Bestimmung des Willens zur Durchführung des Projekts und Ausführung aller Entscheidungen und Handlungen, die dazu notwendig sind.
8. Bestimmung der Anforderungen, die das Projekt an das Projektmanagement stellt.
9. Bestimmung der ausschlaggebenden Leistungen des Projektmanagements zum vorgesehenen Projekterfolg.
10. Anpassung des Projektauftrages an die zur Verfügung stehenden Kompetenzen im und für das Projektmanagement.

Mahnungen:

Projekte werden vielfach nie richtig gestartet, weil niemand sich bereit oder in der Lage sieht, einen entsprechenden klaren Auftrag zu erteilen oder anzunehmen.

Andererseits werden häufig Projekte mit dem vordergründig machbar Erscheinenden begonnen: "Es werden Fakten geschaffen." Sie führen immer zu Festlegungen, die sich für das tatsächlich zu leistende Projekt als hinderlich erweisen können oder hohe Aufwendungen verursachen, um sie auf das für das Projekt notwendige und ausreichende Maß zu korrigieren.

Vielfach ist nur klar, dass (noch) nichts klar ist: Es fehlen einfach die Fakten, um einen Projektauftrag klar bestimmen und verantwortlich erteilen oder annehmen zu können. In der Regel ist dann der Projektauftrag auf den jeweils nächsten Schritt des Gesamtprojekts zu begrenzen.

Ist der Projektauftrag nicht klar und eindeutig, wird unter dem Deckmantel eines "Auftrages" angegangen, was die dadurch Legitimierten als "Auftrag" verstehen. Er wird auch (nur) so ausgeführt, wie ihn die Ausführenden für ausreichend oder auch für wünschenswert halten.

Das Muster, das sich beim ersten Auftrag für das Projekt ausbildet, setzt sich in der Regel im weiteren Projektverlauf fort und damit durch. Es empfiehlt sich deshalb immer, von Anfang an für klare Verhältnisse, klare Entscheidungen, Verbindlichkeit und Verlässlichkeit zu sorgen und die Rahmenbedingungen vorzubereiten, dass sie im Projektfortschritt bestehen bleiben.