Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

F. Schritt 401: Alles Wesentliche archivieren.

Es geht um die Art und Weise der Archivierung, die ein Wiederfinden ermöglicht, erleichtert und sichert.

Es geht um die Art und Weise der Archivierung, die eine weitere und anderweitige Nutzung der Projektergebnisse möglich macht.

Suchhilfen, Navigationshilfen, Gliederungshilfen, Indizes, Inhaltsverzeichnisse, Fundstellen, Archive, Archivare, Zugangsberechtigungen

Ziele:

1. Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
2. Erfüllung der steuerlichen Nachweispflichten.
3. Ermöglichung von geforderten Beweisen.
4. Aufrechterhaltung des Zusammenhangs der einzelnen Archivinhalte.
5. Herstellung und Bewahrung der Rechtssicherheit.
6. Schutz vor Verwechslungen, Missverständnissen, falschen Auslegungen und Verwendungen.
7. Erhaltung der Möglichkeiten des Findens und der (erneuten) Verwendung der Inhalte.
8. Sicherstellung der Erhaltung der Originale.
9. Schutz und Sicherheit vor zufälligem Untergang.
10. Sicherstellung von autorisierten Kopien von Originalen.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie, was von den Nachfolgenden zum eigenen Schutz zu beachten ist.
2. Ermitteln Sie die Schwachstellen und Fehlerquellen, die einen sachkundigen und fachgerechten Umgang mit den Projektergebnissen erfordern.
3. Ermitteln Sie, legen Sie fest und dokumentieren Sie die wesentlichen Zutaten, Zusammensetzungen und Prozesse, die zum jeweiligen Projektergebnis geführt haben.
4. Ermitteln Sie, legen Sie fest und dokumentieren Sie die Anforderungen an die einzelnen Komponenten für den Fall der Reproduktion, Nachahmung oder die weitere Entwicklung der Projektergebnisse.
5. Ermitteln Sie, legen Sie fest und dokumentieren Sie, was bei einer anderweitigen Verwendung der jeweiligen Projektergebnisse zu beachten, einzuhalten, zu sichern, zu regeln und zu steuern ist.
6. Ermitteln Sie, legen Sie fest und dokumentieren Sie, für welche Verwendungen und Einsatzgebiete die jeweiligen Projektergebnisse nicht vorgesehen, nicht geschaffen, nicht geeignet sind oder nicht verwendet werden (dürfen, können).
7. Ermitteln und legen Sie fest, wie die jeweiligen Projektergebnisse nachvollziehbar von sachkundigen und fachkundigen Leuten verstanden werden (können).
8. Ermitteln und legen Sie fest, wie die jeweiligen Projektergebnisse sicher und geschützt aufbewahrt werden (dürfen, können, müssen).
9. Ermitteln und legen Sie die Berechtigungen für den Zugriff und die Nutzung der Archive fest.
10. Ermitteln, legen Sie fest und stellen Sie die Art und Weise fest, wie Unbefugte von den Archiven ferngehalten, ausgeschlossen und sicher erkannt und gehindert werden (können, dürfen, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Archive sind mehr als "Datenbanken", Magazine, Lager, Tresore, Bibliotheken und Museen. Die Verwalter der Archive sind Dienstleister, die für den Bestand der Archive als solche zuständig sind.

Je größer die Archive sind oder werden, umso mehr geht der Überblick verloren, was sie eigentlich enthalten, in welchen Beziehungen die Inhalte zueinander stehen und wie sie zu verstehen und zu verwenden sind.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die insgesamt verantwortlich für die Verwendung der Projektergebnisse ist.

Thema "Festigung" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_990_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln