Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

F. Schrittfolge 44: Anleitungen zu den Fortsetzungen des Projekts und des Projektmanagements.

Es geht um die Sicherung der Erkenntnis, dass noch viel zu tun ist, wenn im Projekt und im Projektmanagement "nichts mehr zu tun ist".

Es geht um die Sicherung der ordnungsgemäßen Weiterführung der durch das Projekt und das Projektmanagement angebahnten und ausgelösten bestehenden Geschäfte.

Es geht um die Sicherung der Verträge, Vereinbarungen, Regelungen und Verantwortungen für alles, was (noch) nicht Gegenstand des Projekts oder des Projektmanagements war (sein konnte, durfte, musste).

Ziele:

1. Einführung der neuen Bezugspersonen in die bestehenden Vertragsverhältnisse und Beziehungen.
2. Verkürzung des Projekts und des Projektmanagements auf die noch zu erledigenden Inhalte.
3. Neuausrichtung der fortbestehen bleibenden Projektteile auf die bestehen bleibende oder neu zu schaffende oder bereits geschaffene Organisation.
4. Kündigung der nicht mehr erforderlichen Verträge und Vereinbarungen.
5. Anpassung der Konditionen von weiter laufenden Verträgen und Vereinbarungen.
6. Ersetzung der bisherigen Projektpartner durch "Serienlieferanten" (Partner in den Alltagsgeschäften).
7. Sicherung der Übertragung der Projektverantwortung und der Verantwortung für das Projektmanagement auf "Vorgesetzte in der Linie", d.h. von Organisationseinheiten.
8. Sicherung der Aufnahme der Nacharbeiten in die Routineaufgaben der Fachbereiche, Spezialisten, Organisationseinheiten, Organisationen und Dienstleistenden.
9. Sicherung der Kostenträgerschaft für die Nacharbeiten im Rahmen der Kosten- und Ergebnisverantwortungen der beauftragten und verantwortlichen Organisationen und Organisationseinheiten.
10. Sicherung des vollständigen Übergangs der Führungsverantwortung für das Projekt und das Projektmanagement an Vorgesetzte von Organisationen oder Organisationseinheiten.

Anleitungen:

1. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer für die Nacharbeiten verantwortlich ist (bleibt, wird).
2. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie die notwendigen, ausreichenden und angemessenen Arbeiten ermittelt, bestimmt und festgelegt werden.
3. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer die Nacharbeiten beauftragen wird (kann, darf, muss).
4. Ermitteln Sie, in welche Kompetenzbereiche / Zuständigkeiten / Verantwortungsbereiche die Nacharbeiten fallen.
5. Gliedern Sie die Nacharbeiten für die zu beauftragenden oder bereits verantwortlichen Kompetenzbereich, Zuständigkeitsbereich und Verantwortungsbereich.
6. Verlässigen Sie sich über die Art und Weise, wie die Nacharbeiten jeweils angenommen und erledigt werden (dürfen, können, müssen).
7. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer die ordnungsgemäße und vollständige Erledigung der Nacharbeiten verantwortet und kontrolliert.
8. Legen Sie fest und vereinbaren Sie das vorgehen, wenn die Nacharbeiten nicht, nicht angemessen, mangelhaft oder fehlerhaft ausgeführt werden (dürfen, können, müssen).
9. Legen Sie das Verfahren fest, wie neue Erkenntnisse und Auffälligkeiten, die das Projekt und das Projektmanagement betreffen, festgestellt und dokumentiert werden (dürfen, können, müssen).
10. Legen Sie die Kriterien fest, welche erkennen und feststellen lassen, dass die Nacharbeiten beendet sind.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Achten Sie auf die Widerstände der bisher im Projekt und im Projektmanagement verantwortlichen Personen gegen eine Übertragung der restlichen Arbeiten an andere Verantwortliche. Mitunter sind noch "Leichen im Keller" oder (noch) nicht offengelegte Probleme und Störungen zu beseitigen.

Prüfen Sie die Aufgaben besonders, welche von den bisher verantwortlichen Personen im Projekt oder im Projektmanagement "wie eine heiße Kartoffel" rasch aus der Hand gegeben werden (wollen, dürfen, müssen). Solche Aufgaben werden gerne verniedlicht, bis sie irgendjemand angefasst hat.

Um die "Schmuddelecken" machen alle gerne einen großen Bogen. Werden durch heimliche, unheimliche, stillschweigende oder offene Vereinbarungen notwendige Nacharbeiten "übersehen", schlagen diese mit großer Sicherheit zur Unzeit auf.

Lassen Sie in Ruhe, was sich von selbst erledigen wird (kann, darf, muss). Beobachten Sie solche Dinge jedoch mit sehr wachsamen Auge und greifen Sie beherzt ein, wenn Handlungsbedarf oder Entscheidungsbedarf sich zeigt.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist oder war oder ihm folgt.

Thema "Entlastungen" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_990_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln