Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

F. Schrittfolge 45: Anleitungen zu den Nachsorgen.

Es geht um die Sicherung der Projektergebnisse und deren Schutz vor Zerfleddern, Zerfall, Vergessen, Verderb oder Verlust.

Es geht um die Schaffung der Voraussetzungen und der Rahmenbedingungen für die Nachhaltigkeit der Projektergebnisse.

Es geht um die Gestaltung und Begrenzungen der Folgen des Projekts und des Projektmanagements.

Es geht um die Rückforderungen von unberechtigt empfangenen oder gewährten Zuschüssen.

Ziele:

1. Ausrichtung des (ursprünglichen) Projekts auf die neuen Situationen, Gegebenheiten und Rahmenbedingungen.
2. Ersetzung des (bisherigen) Projektmanagements.
3. Entmachtung des (bisherigen) Projektmanagements.
4. "Aushöhlung" und "Leerung" der bisherigen Projektorganisation.
5. Übernahme aller Verantwortungen durch die nachfolgenden Personen, Organisationseinheiten und Organisationen.
6. Übernahme aller Verpflichtungen, Chancen und Risiken durch die nachfolgenden Personen, Organisationseinheiten und Organisationen.
7. Entzug, Beendigung, Korrektur oder Ersetzung aller projektbezogenen Sonderregelungen, Vollmachten und Berechtigungen.
8. "Befreiung" und "Entlassung" aller bisher für das Projekt und das Projektmanagement planenden, entscheidenden, verantwortlichen und handelnden Personen aus ihren Berechtigungen und Verpflichtungen für das Projekt und das Projektmanagement.
9. Klare Trennung zwischen den ursprünglichen Verantwortungen für das Projekt und das Projektmanagement und den Verantwortungen ab dem Ende.
10. Sicherung der Gestaltung der Nachsorgen.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie die Risiken, die während des Projekts und des Projektmanagements eingegangen wurden und weiter bestehen.
2. Ermitteln Sie die Risiken, die durch das Projekt und das Projektmanagement weder verändert, noch gestaltet, noch behandelt wurden (werden konnten, durften, mussten).
3. Ermitteln Sie, bei wem die Risiken nach der Beendigung des Projekts und des Projektmanagements "aufschlagen" (werden, können, dürfen, müssen).
4. Ermitteln und legen Sie das Vorgehen fest, wie die Risiken (und Chancen) des Projekts und des Projektmanagements an die nachfolgenden Personen, Organisationseinheiten und Organisationen übergehen.
5. Ermitteln, regeln und vereinbaren Sie, wie die nachfolgenden Personen, Organisationseinheiten und Organisationen alle erkannten, noch entstehenden und latenten Risiken (und Chancen) übernehmen (müssen, können, dürfen).
6. Ermitteln Sie, welche Änderungen der Organisation, der Strukturen, Prozesse, Rollen, Funktionen, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen bei den nachfolgenden Personen, Organisationseinheiten und Organisationen (noch) notwendig und ausreichend sind.
7. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer für die notwendigen und ausreichenden Änderungen und Veränderungen zuständig, verantwortlich, bevollmächtigt und beauftragt wird (werden kann, darf, muss).
8. Ermitteln Sie "die Reste", um welche sich niemand kümmern will (darf, kann, muss).
9. Legen Sie das Verfahren fest, wie die nachfolgenden Personen die Gesamtverantwortung für "die Reste" gestalten, beenden oder "in Konkurs gehen lassen".
10. Legen Sie das Verfahren fest, wie die jene Chancen genutzt werden, für welche sich die nachfolgenden Personen, Organisationseinheiten oder Organisationen nicht interessieren, eignen oder verantworten (wollen, dürfen, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Das Projektmanagement mitsamt der gesamten Projektorganisation muss zu Hülsen werden, die für keine Inhalte mehr zuständig sind.

Wenn die "nachfolgenden" Personen dieselben sind wie die Personen, die bisher für das Projekt und das Projektmanagement eine Funktion ausgeübt haben, bleiben die Aufgaben der Nachsorge die gleichen.

Die Schritte muten mitunter radikal an. Die Schnitte trennen nicht nur, sondern verletzen mitunter auch. Werden die notwendigen Schritte und Schnitte verschleppt oder vermieden oder nur halbherzig oder unvollständig ausgeführt, sind die Folgen in der Regel schwerwiegender als angenommen.

"Saubere Schnitte" sind insbesondere bei den Abrechnungen der erhaltenen und gewährten Zuschüssen notwendig. "Überschüsse", d.h. (noch) nicht verwendete Zuschüsse dürfen in der Regel nicht oder nur mit ausdrücklicher (erneuter) Genehmigung für die Nachsorgen eingesetzt werden.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die verantwortlich für die Professionalität des (gesamten) Projektmanagements ist.

Thema "Nachsorgen" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_990_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln