Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

C. 3. Durchlauf: Erteilung des Projektauftrages.

Es geht um den Willen zum Projektauftrag und die Verbindlichkeit des Projektauftrages sowie um die Verantwortung für das beauftragte Projekt.

Ziele:

1. Verbindliche Klärung aller wesentlichen Fragen, die zu einer Genehmigung eines Projekts erforderlich sind.
2. Auflösung von Vorbehalten.
3. Ermittlung von Anliegen, Zielen und Rahmenbedingungen, die im Projekt (noch, zusätzlich) berücksichtigt werden (dürfen, können, müssen).
4. Sicherung der Einhaltung der Grenzen der Befugnisse, der Macht und des Einflusses des Projektauftraggebers.
5. Klärung notwendiger Genehmigungen und Erlaubnisse des Projektauftraggebers zur Beauftragung des Projekts.
6. Klärung und Sicherung der Verortung der Gesamtverantwortung für das Projekt beim Projektauftraggeber.
7. Klare Entscheidung über das gesamte beantragte Projekt.
8. Sicherstellung einer (erneuten) "Ehrenrunde" für den Projektantrag, der (noch) nicht wie beantragt auch beauftragt werden kann (darf, muss, will).
9. Sicherung eines ausdrücklichen, belegbaren und belastbaren Auftrages. (Vermeidung und Unterbindung von stillschweigenden Aufträgen.)
10. Sicherung der klaren Begründungen und Nachweisungen der Ordnungsmäßigkeit und Zulässigkeit der Entscheidungen und der erteilten Aufträge.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie sorgfältig, wen Sie als (möglichen, notwendigen) Auftraggeber des Projekts vorschlagen (wollen, können, dürfen, müssen).
2. Ermitteln Sie sorgfältig die Befugnisse des Projektauftraggebers, also dessen AKV (Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen).
3. Schneiden Sie das Gesamtprojekt gegebenenfalls auf jenen Auftrag zu, der von der ausgewählten Person (noch) verantwortet werden kann (darf, soll, muss, will).
4. Gliedern Sie die ausgeklammerten Teile des Projektantrages in eigene Projekte oder ergänzende Aufträge.
5. Achten Sie sorgfältig auf das Entscheidungsverhalten der beauftragenden Person. Das Muster wird sich im Projekt wiederholen.
6. Ermitteln Sie die notwendigen Regeln und Spielregeln für die Beauftragung.
7. Ermitteln Sie die notwendigen Vollmachten und Bevollmächtigungen des Projektauftraggebers für den Projektauftrag.
8. Ermitteln und stellen Sie sicher, dass der Projektauftraggeber die erforderlichen Genehmigungen, Erlaubnisse, Beschlüsse und Klärungen vor seinem Projektauftrag vornehmen kann (darf, muss).
9. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie das Vorgehen und das Verhalten bei einer vorläufigen Beauftragung bis zur endgültigen.
10. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise der Information und Kommunikation bis zur endgültigen, vorbehaltlosen Beauftragung.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Die Schritte, Überlegungen und Entscheidungen sich auch erforderlich, wenn Sie selbst Ihr eigener Auftraggeber Ihres eigenen Projekts sind (sein wollen, können, dürfen, müssen).

Aufträge, die unter Vorbehalt erteilt werden, sind letztlich keine Aufträge: Es besteht das Risiko, dass die Personen und Organisationen auf ihren Kosten für die Vorleistungen sitzen bleiben, die sie in der Annahme oder im Vertrauen auf den Wegfall der Vorbehalte gemacht haben. Das gleiche Risiko besteht, wenn "die Leute einfach einmal laufen gelassen werden".

Beliebt und häufig erfolgversprechend ist oftmals auch, mit dem Projekt (ohne ausdrücklichen Auftrag) zu beginnen und "Fakten zu schaffen", also die Entscheidungen in der gewünschten Art zu erzwingen. Personen, die so "über den Tisch gezogen werden", rächen sich bei der nächsten Gelegenheit: Das Projekt wird sie bieten.

Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen des operativen Projektmanagements. Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.

Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.

Themen Projektantrag / Projektauftrag / Projektvertrag vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 36_036_000, 31_000_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektmatrix: 90_000_000
   Phase Initiierung: 02_200_210
   Phasenablauf: 99_120_120
   Grundsätze: 01_000_000
   Verantwortung: 99_990_000
   Gesamtverantwortung: 00_000_000
   Einzelverantwortungen: 36_400_000
   Einzelthemen: 90_000_000
   Prozesse: 03_000_000
   Phasen: 02_000_000
   Meilensteine: 02_100_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektskizze
   Projektentwurf
   Durchführung von Projekten
   Entscheidungen
   Projektplanung
   Projektvertrag
   Projektmanagementvertrag
   Beauftragung