Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

C: Schritt 85: Präsentation des Projekts, endgültige Freigabe und Beauftragung des Projekts.

Ablauf einer Projektpräsentation von A bis Z:

1. Begrüßung der anwesenden Personen mit Namen und Titel durch den (ersten) Projektleiter
   Hierarchie bei der Reihenfolge der zu begrüßenden Personen strikt einhalten!
   
2. Dank für die Einladung, Zeit, Bereitschaft…
   
3. Benennung, was Sie tun werden (Präsentation des Projekts / Konzeption / Entscheidungsvorlage,…).
   
4. Kurze(!) Selbstvorstellung (Vor-, Zuname, Funktion, momentane Rolle und Aufgabe während der Präsentation).
   
5. Kurze (!!!) Vorstellung der anderen Teammitglieder / Projektleiter durch den (ersten) Projektleiter.
   
6. Zielbenennung: Weshalb sind Sie hier? Was wollen Sie durch die Präsentation erreichen? Was wollen Sie von den Personen, denen sie präsentieren?
   
7. Vereinbarung / Setzung: Geduld für Fragen:
   Fragen erst am Ende Ihrer Präsentation stellen
   (Bitte üben Sie in den Präsentationsübungen den Umgang mit Zwischenfragen und Zwischenrufen, bestätigende und „freche“!!!)
   
8. Vorstellung der Gliederung der Präsentation (Überschriften).
   
9. Vorstellung der Situationserfassung (durch Person, die damit beauftragt ist).
   
10. Vorstellung des Problemnetzes (durch Person, die damit beauftragt ist).
    
11. Vorstellung des Zielnetzes (durch Person, die damit beauftragt ist).
    (Bitte üben Sie auch, das Problem- und das Zielnetz durch 1 Person präsentieren zu lassen!)
    
12. Optional: Vorstellung der Netto-Prognose / Wirtschaftlichkeit (durch beauftragte Person).
    
13. Vorstellung der Projektplanungs-Matrix, oberer Teil (Ziele bis einschl. Projektziel, Indikatoren, Quellen, Annahmen….)
    (durch Person, die damit beauftragt ist).
    
14. Vorstellung der PPM, operativer Teil (durch beauftragte Person)
    (Teilziele, Maßnahmen, Kapazitäten, Kosten) (Bitte üben Sie die Präsentationen mit verschiedenen Personen und Aufteilungen).
    
15. Zusammenfassung / Benennung der anstehenden Entscheidung(en) durch den (ersten) Projektleiter.
    
16. Dank für die Disziplin des Zuhörens.
    
17. Aussage, ob und in welcher Verantwortlichkeit der (erste) Projektleiter und die anderen Präsentierenden für die Realisation zur Verfügung stehen.
    
18. Bitte um Zustimmung / Genehmigung des Projekts nach der Beantwortung der eventuellen offenen Fragen
    (Bitte üben Sie, dass Sie an dieser Stelle Hinweise, Tipps, Anregungen, Vorschriften, Setzungen, Bedenken, Bedingungen, Unterstützungszusagen, usw. usw. hören werden und wie Sie diese „auf die Wände bringen“: Am besten dadurch, dass Sie das, was Sie hören, auf Kärtchen in der jeweils passenden Farbe schreiben und den jeweiligen Wänden zuordnen (Tatsachen… der Situationserfassung, Probleme dem Problemnetz, Ziele dem Zielnetz, Maßnahmen der PPM, Geschäftspolitische Ziele der PPM, usw.)
    
19. Optional: Vorstellung der Projektorganisation durch den (ersten) Projektleiter
    Fragen Sie unbedingt nach Personen und Organisationen, die in der Projektorganisation aus Sicht der Hierarchen noch berücksichtigt werden sollen.
    Notieren Sie die Personen / Organisationen und heften Sie die Kärtchen dort zu, wo sie passen.
    
20. Stellen Sie nach max. 5 Minuten die Frage nach der Zustimmung erneut.
    
21. Wenn die Zustimmung erteilt wird, bitten Sie die Hierarchen, auf der PPM zu unterschreiben; vermerken Sie auf der PPM gegebenenfalls die Bedingungen, unter welchen die Zustimmung erteilt wird bzw. den genauen Inhalt der erhaltenen Genehmigung.
    
22. Dank durch den (ersten) Projektleiter für die Entscheidung, das Zuhören, die Diskussion.
    
23. Dank durch den (ersten) Projektleiter für die gemeinsame Arbeit im Team.
    
24. Wiederholung des Beschlusses und wie das Team damit umgehen wird.
    
25. Bekräftigung des eventuell vereinbarten nächsten Termins und des dort vorzustellenden Ergebnisses und der dort zu treffenden Entscheidungen.
    
26. Verabschiedung.