Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

C. Schritt 78: Vertragspartner bestimmen.

Ziele:

1. Formelle und offizielle Verankerung des Projekts in der Gesamtorganisation.
2. Schaffung von klaren Vertragsbeziehungen zwischen Projektauftraggeber und Projektauftragnehmer (Projektleiter).
3. Teilung der Verantwortung in Verantwortung für das Projekt (Projektauftrag) und die Verantwortung für das Projektmanagement (Ausführung).
4. Entscheidung über das Projekt, so wie es ist und weiter geplant und umgesetzt wird.
5. Legitimation der Projektauftragnehmer (Projektleiter) für ihre Planungen, Entscheidungen, Handlungen und Verhaltensweisen zur Umsetzung des Projekts.
6. Genehmigung und Freigabe der Mittel für das Projekt im jeweils freigegebenen Umfange und für das Projektmanagement im beauftragten Umfange.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie den Zeitpunkt, zu welchem das Projekt einen Planungsstand erreicht hat, der eine Entscheidung über das gesamte Projekt zum dann erreichten Planungsstand erlaubt, ermöglicht, erfordert oder erzwingt.
2. Ermitteln Sie die Person, welche bereit und in der Lage ist, die Folgen einer Genehmigung des Projektantrages zu verantworten.
3. Ermitteln Sie die Vertreter von wesentlich betroffenen Bereichen, welche ebenfalls den Projektantrag genehmigen müssen, damit eine Umsetzung überhaupt erst möglich ist oder wird.
4. Bilden Sie gegebenenfalls ein Gremium für die Projektpräsentation zum Zwecke der Entscheidung über den Projektantrag.
5. Ermitteln Sie die Person, welche bereit und in der Lage ist, das Projekt, wie beantragt, auszuführen und umzusetzen.
6. Bestimmen Sie Zeit und Ort der Projektpräsentation für die Entscheidung über den Projektantrag.

Hinweise, Tipps:

Während der Entstehung des Projekts wirken von allen Seiten Informationen, Hinweise, Anregungen, Mahnungen, Erinnerungen, Zusagen, Forderungen, Appelle, Unterlagen, Materialien, Ideen und Lösungen auf die planenden Personen ein. Das Interesse am Projekt schwankt, ebenso die Bereitschaften, für das Projekt eine verantwortliche Rolle und Funktion zu übernehmen.

Auch die Vorstellungen über das Projekt, das Projektmanagement, die vermutlichen Ergebnisse und Erfolgsaussichten ändern sich ständig.

Jede neue Erkenntnis führt zu einer neuen Entscheidung über irgendein Detail. Es ist deshalb völlig normal, das mit der Zeit der Überblick verloren geht, falls überhaupt jemals ein Überblick bestand.

Durch den formellen Projektantrag wird eine geistige, formelle und sachliche Ordnung gefordert und ermöglicht: Der aktuelle Stand des Projekts wird zu einer Entscheidungsvorlage aufbereitet, die eine einfache Entscheidung über das gesamte Projekt mit "Ja" oder "Nein" ermöglicht und erfordert.

Einem "Ja" folgt in de Regel die unverzügliche Ausführung des Projekt, - wie beantragt und genehmigt.

Einem "Nein" folgen in der Regel Informationen, Weisungen und Anweisungen über die Rahmenbedingungen, Schwerpunkte und Inhalte, die im abgelehnten Projektantrag fehlen, untergewichtet oder übergewichtet sind: Der Prozess der Planungen beginnt wieder von vorne: Aus den Informationen lassen sich eine neue Projektskizze erstellen als Grundlage für den erneuten Planungsprozess.

Ist das "Nein" ein endgültiges "Nein", ist das gesamte Projekt abgelehnt. Es ruht, bis bessere Zeiten kommen. Das "Nein" kann auch das Verbot enthalten, keinerlei Zeit oder andere Ressourcen mehr für das Projekt aufzuwenden, die über die Auflösung und vollständige Abwicklung der bisherigen Planungen und Vorbereitungen hinausgeht.

Der Projektantrag legt offen, ob die vorgesehene entscheidende Person mit einer ausreichenden Kompetenz, Vollmacht und Zuständigkeit ausgestattet ist und über die Mittel verfügt, um das beantragte Projekt auch genehmigen und freigeben oder seine Ablehnung verantworten zu können.

Ist das beantragte Projekt für die entscheidende Person "nur Kleinkram", sollte das Projekt auf einer hierarchisch niedrigeren Ebene verortet und von dort beauftragt werden. Das Risiko, dass sich wegen der zu hohen Aufhängung die Projektbeteiligten Sonderwünsche herausnehmen, ist einfach zu groß.

Ist die beantragende Person nicht selbst bereit oder in der Lage, die Projektleitung für das Projekt wie beantragt zu übernehmen und damit Auftragnehmer des Projektauftrages und des Auftrages für das Projektmanagement zu werden, empfiehlt es sich, im Projektantrag die Person zu benennen, welcher die Projektleitung übertragen werden soll. Die Form und die Art und Weise der Beauftragung ist im Rahmen der Genehmigung des Projektantrages dann zu vereinbaren.

Will die beantragende Person unbedingt selbst auch die Projektleitung übernehmen, wird sie den Projektantrag häufig so gestalten, dass der gewünschte oder gesetzte Projektauftraggeber auch das Projekt genehmigt und den Auftrag für das Projektmanagement erteilt.

Mahnungen:

Geschieht häufige Projektarbeit, entwickeln sich leicht auch vertrauensvolle und verlässliche Beziehungskonstellationen, die auch eine Vetternwirtschaft begünstigen: Die Beteiligten prüfen wechselseitig weniger als sie es bei neuen Personen tun würden.

Wenn bereits im Vorfeld klar wird, dass eine Person für eine Entscheidung über das Projekt nicht in Frage kommen kann (darf, soll), sollte der Projektantrag dieser Person auch nicht vorgelegt werden. Der Projektantrag wird dann häufig so lange zurückgehalten, bis die eigentliche kompetente Person gefunden und sie auch bereit und in der Lage zu einer Entscheidung ist.

Teilnehmerkreis:

1. Projektinitiatoren,
2. Interessierte am Projekt und für das Projekt,
3. Interessierte am Projektmanagement,
4. (vorläufiger) Projektleiter,
5. (vorläufiger) Projektauftraggeber.

Thema Vertragspartner vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 36_036_000, 31_000_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   
   
3. Kontrollfragen zur Prüfung des Antrages des Themas dieser Zeile
   
   
4. Mehr zu den Themen, um die es hier geht (suchen):
   Genehmigung,
   Verantwortung für Projektauftrag,
   Entscheidungen über Projekte,
   Entscheidungen im Projektmanagement,
   Freigabe.