Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

C: Schritt 85: Präsentation des Projekts, endgültige Freigabe und Beauftragung des Projekts.

Ziele:

1. Gesamtschau des Projekts.
2. Prüfung der Reife des Gesamt Projekts für die Freigabe.
3. Rückverweisung des Projekts bei offensichtlichen Mängeln im Projektentwurf.
4. Bedingungsloser, uneingeschränkter Gesamtauftrag.
5. Bedingungslose, uneingeschränkte Auftragsannahme.
6. Vereinbarungen zur gemeinsamen Verantwortung für den Projekterfolg.

Anleitung für die Präsentation des Projekts

1. Vereinbaren Sie den Präsentationstermin mit dem Projektauftraggeber und dem Projektleiter sowie den Mitgliedern des Projektteams, die maßgeblich am Projektentwurf mitgearbeitet haben.
2. Reservieren Sie 1 Stunde für die Gesamtveranstaltung.
3. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Personen in dieser Stunde anwesend sind.
4. Üben und trainieren Sie die Projektpräsentation.
   (Anleitung dazu von A-Z.)
5. Reservieren Sie rechtzeitig den Raum zur Präsentation und richten Sie den Raum rechtzeitig ein.
6. Präsentieren Sie die bisherigen Arbeitsergebnisse.
7. Fordern Sie die Freigabe des gesamten Projekts - so wie präsentiert - ohne Wenn und Aber ein.
8. Nehmen Sie den Projektauftrag - so wie präsentiert - ohne Wenn und Aber an.
9. Vereinbaren Sie den ersten Termin über die Berichterstattung über den Projektanlauf.

Mahnungen, Tipps

Im Wesentlichen geht es bei der Präsentation um die Frage, ob die Personen das wechselseitige Vertrauen aufbringen, dass das präsentierte Projekt von den verantwortlichen Personen unter den gegebenen Bedingungen zum vorgesehenen Erfolg geführt werden kann.

Fehlendes Vertrauen kann niemals ersetzt werden, sondern sollte zur Ablehnung führen. Ablehnen kann der Projektauftraggeber, wenn er dem Projektleiter (und seinem Team) das Projektmanagement nicht zutraut. Ablehnen sollte der Projektleiter, wenn er dem Projektauftraggeber nicht traut oder das Projektmanagement unter unrealistischen Bedingungen bewirken soll.

Die wechselseitigen Bedenken und Zweifel sollten offen angesprochen und besprochen werden. Notwendige Vereinbarungen, Regeln oder Spielregeln sollten erfolgen.

Oftmals zeigt sich erst in der Präsentation, d.h. in der gemeinsamen Gesamtschau des Projekts, dass wesentliche Punkte übersehen wurden oder sich inzwischen geändert haben. In solchen Fällen sollte entschieden werden:

1. Sind die Änderungen für das Projekt nur marginal:
   Freigabe (eventuell mit ergänzenden flankierenden Maßnahmen).
2. Betreffen die Änderungen nur einzelne Aspekte:
   Grundsätzliche Freigabe und Vereinbarung, wann und wie die neuen Aspekte in das ansonsten freigegebene Projekt eingearbeitet werden.
3. Bei grundsätzlichen Änderungen:
   Entscheidung für eine neuen Entwurf des Gesamt-Projekts.
   (Beginn mit Bestandsaufnahme!)
   und neuen Termin für die erneute Präsentation.

Verwenden Sie für die Präsentation möglichst die Arbeitsunterlagen, so wie jeweils in den Schritten des Projektentwurfs beschrieben.

Teilnehmerkreis:

An der Projektpräsentation und Entscheidung über die endgültige Freigabe sollten nur Personen teilnehmen, die für das Projekt auch eine Verantwortung tragen. Das sind in der Regel der Projektauftraggeber, eventuell zusätzlich die Träger des unternehmerischen Risikos, der Projektleiter und Personen, die zum Projektentwurf wesentlich beigetragen haben und im künftigen Projekt eine wesentliche Mitverantwortung im Projektmanagement übernehmen.

Auf keinen Fall sollten Personen eingeladen werden, die sich mit großer Wahrscheinlichkeit nur als professionelle oder berufsmäßige oder institutionalisierte Bedenkenträger erweisen werden. (Es sei denn Sie wollen, dass das Projekt auf jeden Fall abgelehnt wird.) Bedenken haben die Verantwortlichen meist selbst ohnehin genug. Sie benötigen keine zusätzlichen Bedenken, sondern konkrete Mitverantwortung, Unterstützungen und Beiträge zum Projekterfolg.

Thema Präsentation und endgültige Freigabe des Projekts:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 07_700_000, 07_710_000,
   
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektorganisation: 31_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Realisation Projektnutzen: 02_200_290
   Entscheidung über Freigabe: 05_500_640
   Verantwortung für den Projektablauf: 70_500_000
   Projektantrag/Projektauftrag:  07_710_000
   Verträge und Vereinbarungen:  06_670_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Präsentation von Projekten,
   Freigabe von Projekten