Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

F. Schritt 354: Das restliche Geld abrufen, eintreiben und abrechnen.

Es geht um die Eintreibung von Zuschüssen, Restraten, Finanzierungszusagen, Kostenübernahmen, Beteiligungen.

Es geht um die Sicherstellung und Erfüllung der Nachfinanzierungen bei Kostenüberschreitungen.

Es geht um die Sicherstellung der Finanzierung der Nacharbeiten.

Ziele:

1. Sicherstellung der Erfüllung der zugesagten Finanzierungen.
2. Abwehr von (nachträglichen) zusätzlichen Sicherheitsleistungen.
3. Abwehr von Zusatzkosten für die Betreibung der Geldgeber.
4. Früherkennung und Sicherung von notwendigen Zwischenfinanzierungen.
5. Sicherstellung der Gesamtfinanzierung aller noch offenen und noch entstehenden Kosten und Ausgaben für das Projekt und das Projektmanagement.
6. Früherkennung und Abwehr eines Konkurses.
7. Früherkennung, Veranlassung und Durchführung von Vergleichen.
8. Früherkennung und Veranlassung eines (sofortigen) Einhalts (Stopps) aller Arbeiten und weiteren Aufträge, wenn die Finanzierung nicht (mehr) gesichert ist (wird, bleibt).
9. Früherkennung, Veranlassung und Sicherung von Sicherheitsleistungen bei vermutlicher, wahrscheinlicher oder beabsichtigter Verweigerung der Auszahlung von zugesagten Mitteln.
10. Früherkennung, Veranlassung und konsequente Durchführung von voraussichtlich unvermeidlich werdenden Mahnverfahren und Betreibungsverfahren.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie, welche Personen und Organisationen finanzielle Hilfen für das Projekt und das Projektmanagement in Aussicht gestellt oder versprochen haben.
2. Ermitteln Sie, welche Bedingungen an die Versprechen und Zusagen geknüpft sind (waren).
3. Ermitteln und stellen Sie fest, welche Bedingungen erfüllt sind und deshalb die zugesagten oder versprochenen Gelder zur Zahlung fällig (geworden) sind.
4. Lassen Sie die Erfüllung der Bedingungen sich "von Dritten" bestätigen und fordern Sie die (restlichen) Gelder ein.
5. Ermitteln Sie den Stand der Erfüllung der formellen Finanzierungszusagen, insbesondere der Erfüllung zur Auszahlung der (restlichen) Mittel.
6. Ermitteln und stellen Sie sicher, dass die Bedingungen zur (restlichen) Auszahlung vollständig erfüllt sind.
7. Ermitteln, stellen Sie fest und sicher, dass die Geldgeber die geforderten Sicherheitsleistungen und Nachweise zur Freigabe der Auszahlungen rechtzeitig und vollständig erhalten (können, dürfen, müssen).
8. Fordern Sie die (restlichen) Mitteln in der angezeigten Art und Weise rechtzeitig formell an.
9. Legen Sie das Verfahren für vermutliche oder bereits eingetretene Verzögerungen der Auszahlung und gegebenenfalls unverzügliche Betreibung der Geldgeber fest.
10. Legen Sie das Verfahren, die Regeln und Spielregeln für die Abrechnung mit den jeweiligen Geldgebern fest, insbesondere die Nachweisungen der ordnungsgemäßen und bestimmungsgemäßen Verwendung der jeweiligen Finanzierungsmittel im Projekt und durch das Projektmanagement.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Die Schuldner der Finanzierungsmittel (Geldgeber, Finanziers, Investoren) lassen sich in der Schlussphase in der Regel nicht gerne an allgemeine Versprechen zur "großzügigen Unterstützung", wenn es darauf ankommt, erinnern. Vielmehr lesen sie sehr genau die Schriftstücke, ob sie (noch) verpflichtet sind, das bereits eingegangene Engagement tatsächlich bis zur formal (!) zugesagten Höhe erfüllen zu müssen. Noch zurückhaltender sind sie in der Regel bei der Erfüllung von darüber hinausgehenden Zusatzversprechen oder bereits entstandenen Zusatzverpflichtungen.

Handelt es sich bei den Geldgebern um Organisationen, wie z.B. Banken, entscheiden über die Mittelfreigabe oftmals Sachbearbeiter, die ihrerseits "nachweisen" müssen, dass sie die Freigabe der Gelder ordnungsgemäß erledigen bzw. erledigt haben. Dazu benötigen oder fordern sie oftmals "Gutachten" von "unbeteiligten Dritten", die bestätigen, dass die Auszahlungsvoraussetzungen und Auszahlungsbedingungen sämtlich erfüllt sind.

Was (noch) nicht verbindlich "schriftlich" vereinbart ist und dennoch geleistet werden soll (darf, kann, will, muss), wird oftmals von zusätzlichen Bedingungen abhängig gemacht, die einseitig die Geldgeber bevorteiligt.

Ermitteln und legen Sie im Zweifelsfall fest, wie die finanziellen Verluste für die Geldgeber in jedem Falle größer sein werden als die Auszahlung der (restlichen) Raten der zugesagten Finanzierungsmittel.

Werden die erforderlichen Geldmittel nicht beschafft, verlieren entweder die Personen, die bereits geleistet haben, ihr Geld oder aber die Subunternehmer, Partner und Zulieferer bleiben auf ihren Forderungen an das Projekt und das Projektmanagement "sitzen".

Aus der Sicht des Projekts und des Projektmanagements ist es manchmal egal, wer schließlich "bezahlt": Hauptsache: Das Projekt und das Projektmanagement wird zu Ende geführt.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die "Projektleiter" ist oder war oder ihm folgt.

Thema "Restarbeiten, Nacharbeiten" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_990_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln