Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

D. Anlässe zu Kontrollen.

Es geht um die Zwecke, Zweckmäßigkeit, Notwendigkeit, Zulässigkeit und Angemessenheit von Kontrollen.

Es geht um die Inhalte der Kontrollen.

Es geht um die Spezialitäten der Kontrollen, die vertieft werden (dürfen, können, müssen), um z.B. zu brauchbaren Ergebnissen zu führen oder um die anderweitig benötigten Daten zu ermitteln oder zu generieren.

Häufige Anlässe sind z.B.:

1. Strategische Planungen,
2. Operative Planungen,
3. Arbeitsvorbereitungen,
4. Produktionsplanungen,
5. Personaleinsatzplanungen,
6. Raumplanungen,
7. Personalbedarfsplanungen,
8. Personalbeschaffungen,
9. Urlaubsplanungen,
10. Vertretungsplanungen,
11. Bildungsplanungen, Qualifizierungsplanungen,
12. Budgetplanungen,
13. Finanzplanungen
14. Gutachten,
15. Unterlegung von Annahmen, Behauptungen, Grundlagen,
16. Informationsbedarf,
17. Absicherungen, Versicherungen, Verlässigungen,
18. Entdeckung von Unstimmigkeiten, Unvereinbarkeiten, Widersprüchen,
19. Verdacht auf Unregelmäßigkeiten, Fehler, Fehlverhalten.

Periodische Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen erfolgen in jedem Fall:

1. zu den Bilanzstichtagen,
2. zu den Terminen für die Geschäftsberichte,
3. zu den Terminen für die Entscheidungen über Budgets,
4. zu den Steuerprüfungen,
5. zu den Terminen zur Entscheidung über die Entlastungen von Vorstand, Aufsichtsrat und Geschäftsführung,
6. zu den Terminen zur Entscheidung über Verlängerungen von Krediten, Zuschüssen, Förderungen und Unterstützungen.

Ziele:

1. Berücksichtigung der Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen in den Plänen des Projekts und des Projektmanagements.
2. Sicherstellung der notwendigen Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen ohne Unterbrechungen des Projekts und des Projektmanagements.
3. Sicherstellung der Begrenzung der Einwirkungen, Einsichtnahmen und Einflüsse von Dritten zwecks den von ihnen durchzuführenden Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen auf das für die Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen notwendige und ausreichende Maß.
4. Sicherstellung der rechtzeitigen Ankündigung von Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen.
5. Festlegung von Rahmenbedingungen für die Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen.
6. Sicherstellung und Nachweisung der berechtigten Interessen für Prüfungen, Kontrollen und Nachprüfungen.
7. Sicherstellung der voraussichtlich sachkompetenten und fachkompetenten Durchführungen von Prüfungen, Kontrollen und Nachprüfungen.
8. Sicherstellung der Berechtigungen zu Prüfungen, Kontrollen und Nachprüfungen.
9. Sicherstellung der Vollmachten und Bevollmächtigungen zu Eingriffen in das Projekt und das Projektmanagement zwecks Durchsetzung von vereinbarten, pflichtgemäßen, vorgeschriebenen und notwendigen Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen.
10. Begrenzung der Beteiligten an Prüfungen, Kontrollen und Nachprüfungen.

Sicherstellung der ausreichenden und angemessenen Aufbereitung und Dokumentation aller entscheidungsrelevanten Punkte eines Projektantrages bzw. Projektvertrages.

1. Durchlauf: Prüfung der Vorlage der Planungen auf eine ausreichende Planungsreife und Planungstiefe sowie Vollständigkeit der Planungen.
2. Durchlauf: Prüfung der Genehmigung auf Einhaltung der Grenzen, des Rahmens, der Ziele, der Inhalte und der Bedingungen des Projekts.
3. Durchlauf: Prüfung der Verbindlichkeit und Erfüllbarkeit der Vereinbarung zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter.

Anleitungen:

1. Ermitteln und legen Sie die "richtigen Fragen" für die Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen fest.
2. Ermitteln Sie, welche Antworten Sie VOR(!) einer Prüfung, Kontrolle, Überprüfung erwarten.
3. Ermitteln und vereinbaren Sie, welche Unterlagen, Vorlagen, Informationen, Daten und Zugänge Sie für Ihre Prüfungen, Kontrollen, Überprüfungen benötigen.
4. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie Sie Zugang zu den Prüfobjekten erhalten (dürfen, können, müssen).
5. Ermitteln und legen Sie das Verfahren fest, wenn die notwendigen Prüfungen, Kontrollen, Überprüfungen nicht zu den erwarteten und benötigten Informationen, Grundlagen für Ihre Planungen und Entscheidungen führen (dürfen, können, sollen).
6. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Termine und die Dauer für Ihre Arbeit erforderlichen Kontrollen.
7. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen durch regelmäßige oder eigens vereinbarte Berichte und Meldungen ermöglicht und gesichert werden (können, dürfen, müssen). Prinzip der Selbstanzeige.
8. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen vornehmen darf (kann, muss).
9. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer Kenntnis von den vereinbarten, veranlassten, laufenden und durchgeführten Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen erhalten darf (kann, muss) und auf welche Art und Weise dies jeweils geschieht (geschehen darf, kann, muss).
10. Ermitteln und legen Sie fest, welche Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen Sie auf welche Art und Weise umgehen, abwehren und verweigern (dürfen, können, müssen).

Hinweise, Tipps:

Sind Antworten (noch) nicht möglich, wird in den Vertragsverhandlungen in der Regel eine Vereinbarung getroffen, ob die Antworten noch vor einer Entscheidung benötigt werden. Häufig werden die Antworten auch gemeinsam gesucht und gefunden oder gesetzt und vereinbart. Mitunter sind für die Richtigkeit der angenommenen Antworten dann noch Nachweise zu beschaffen und nachzureichen.

Mahnungen:

Die Summen der Einzelkontrollen ergeben niemals Gesamtkontrolle. Bei einer Gesamtkontrolle werden die Aspekte der einzelnen Anlässe in der Regel nur allgemein behandelt.

Es besteht immer das Risiko, dass die jeweils anstehende Prüfung, Kontrolle und Überprüfung die gesamte Aufmerksamkeit der planenden, entscheidenden und handelnden Personen erfordert und erzwingt: Das Aktuelle beherrscht das Geschehen. Das Projektmanagement hat sicherzustellen, dass die darüber hinaus bestehenden tatsächlich wichtigen Aufgaben erfüllt werden (können, dürfen, müssen).

Kontrollen erfolgen immer erst "danach", d.h. nachdem etwas geschehen ist, das "kontrolliert" werden kann.

Teilnehmerkreis:

Prüfungen, die Teil des Projekts und des Projektmanagements sind, erfolgen unter der Federführung des Projektleiters. Er kann die sachliche und fachliche Leitung delegieren.

Prüfungen, die das Projekt und das Projektmanagement selbst betreffen, sollten unter der Federführung einer Person erfolgen (dürfen, können, müssen), die das Vertrauen der verantwortlichen, entscheidenden und handelnden Personen in gleichem Maße verdient wie die Personen, die die Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen veranlassen (dürfen, können, müssen).

Themen Prüfung, Kontrolle, Überprüfung vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 36_036_000, 31_000_000
   Gesamtverantwortung: 00_000_000
   Einzelverantwortungen: 36_400_000
   Einzelthemen: 90_000_000
   Prozesse: 03_000_000
   Phasen: 02_000_000
   Meilensteine: 02_100_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektmatrix: 90_000_000
   Phase Initiierung: 02_200_210
   Phasenablauf: 99_120_120
   Grundsätze: 01_000_000
   Verantwortung: 99_990_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   Verträge und Vereinbarungen 07_720_000
   Warnsignale 06_660_000
   Kontrolle, Controlling 09_000_000
   Steuerung 32_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektskizze
   Projektentwurf
   Durchführung von Projekten
   Entscheidungen
   Projektplanung
   Projektvertrag
   Projektmanagementvertrag
   Beauftragung