Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

D. Kontrolleure: Wer die Kontrollen durchführt, durchführen darf, kann, muss.

Es geht um die Sicherung der Kompetenzen (Sachkunde, Fachkunde, Erfahrungen) der Personen, welche kontrollieren (dürfen, können, müssen).

Es geht um die Vollmachten und Befugnisse der kontrollierenden Personen.

Es geht um die Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit, Entscheidungsfähigkeit und Handlungsfähigkeit des Projektmanagements trotz, wegen und mit den Kontrolleuren.

Allgemeines

Kontrolleure sind z.B.

1. Sie selbst,
2. Vertragspartner,
3. Experten,
4. Vorgesetzte,
5. Juristen, (Rechtsabteilung),
6. Datenschutz,
7. Datensicherheit,
8. Datenmanagement,
9. Programmführer, Systemführer,
10. Sicherheit, Werkschutz,
11. Fachbereichsverantwortliche, Fachbereichsleiter,
12. Controlling,
13. Qualitätsmanagement,
14. Multiprojektmanagement,
15. Programmmanagement,
16. Risikomanagement,
17. Buchhaltung, Rechnungslegung, Rechnungsprüfung,
18. Einkauf, Beschaffung und Logistik,
19. Auftraggeber,
20. Auftragnehmer,
21. Geldgeber, Kreditgeber,
22. Kostenstellen, Kostenstellenverantwortliche,
23. Personalbereich,
24. Betriebsrat, Personalrat,
25. Träger, Eigentümer,
26. Aufsichtsorgane, (Projektgremien),
27. Aufsichtsrat,
28. Verbände,
29. Behörden, Zulassungsbehörden,
30. Beteiligte,
31. Betroffene,
32. Öffentlichkeit (Presse),
33. Revisoren,
34. Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung,
35. Steuerbehörden, Zoll,
36. Gewerkschaften,
37. Schutzvereinigungen,
38. Justiz.

Ziele:

1. Koordination der Kontrolleure und ihrer Kontrollen.
2. Sicherung des Projektbezugs der Einsätze und Arbeiten der Kontrolleure im Projekt und im Projektmanagement.
3. Sicherung der Führung, Regelung und Steuerungen der Kontrolleure.
4. Sicherung der Bereitstellung der Arbeitsmittel für die Kontrolleure.
5. Sicherung der rechtzeitigen Auswahl, Beauftragung und Einweisung der Kontrolleure in ihre durchzuführenden Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen.
6. Sicherung der rechtzeitigen Weisungen, Bevollmächtigungen und Verpflichtungen der Kontrolleure, z.B. zur Geheimhaltung.
7. Sicherung der notwendigen und ausreichenden Zusammenarbeit der Kontrolleure.
8. Sicherung der Bereitstellung, Aufbereitung und Verwendung und Verwendbarkeit der jeweiligen Ergebnisse für die anderen Kontrolleure.
9. Sicherung der Anerkennung (Akzeptanz, Akkreditierung) der Kontrolleure.
10. Sicherung der Herausgabe aller zu Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen überlassenen Unterlagen, Materialien, Werkzeuge, Zugänge, Daten und Dokumente nach dem Abschluss der Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen.

Sicherstellung der ausreichenden und angemessenen Aufbereitung und Dokumentation aller entscheidungsrelevanten Punkte eines Projektantrages bzw. Projektvertrages.

1. Durchlauf: Prüfung der Vorlage der Planungen auf eine ausreichende Planungsreife und Planungstiefe sowie Vollständigkeit der Planungen.
2. Durchlauf: Prüfung der Genehmigung auf Einhaltung der Grenzen, des Rahmens, der Ziele, der Inhalte und der Bedingungen des Projekts.
3. Durchlauf: Prüfung der Verbindlichkeit und Erfüllbarkeit der Vereinbarung zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter.

Anleitungen:

1. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer Ihnen gegenüber auskunftspflichtig und auskunftsberechtigt ist .
2. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wem gegenüber Sie Auskunft erteilen (dürfen, können, müssen).
3. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie Kontrollierende und Auskunftsersuchende Einblick in Dokumente und persönliche Auskünfte erhalten (dürfen, können, müssen).
4. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche Kontrolleure ihren Aufgaben nahe am laufenden Projekt durchführen (dürfen, können, müssen), z.B. durch die Mitarbeit in Gremien.
5. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Beiträge der Kontrolleure für das Projekt und das Projektmanagement.
6. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Regeln und Spielregeln, die von den Kontrolleuren bei ihren Arbeiten im Projekt und im Projektmanagement zu beachten haben.
7. Legen Sie eine (einzige!) Person als Ansprechpartner (Postadresse) für alle Anliegen, Anfragen, Kommunikation und Informationen für die Kontrolleure fest.
8. Legen Sie das Verfahren fest, wie Sie unangemessene Verhaltensweisen der Kontrolleure frühzeitig erkennen und unverzüglich beenden (dürfen, können, müssen), z.B. Nutzung der Prüfungen, Kontrollen und Nachprüfungen für eigene Ziele, Zwecke und Verwendungen.
9. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie über unterschiedliche Feststellungen und Bewertungen des Projektmanagements und der Kontrolleure entschieden wird (werden darf, kann, muss).
10. Ermitteln, legen Sie fest und stellen Sie sicher, dass die Kontrolleure nur Zugang zu den Räumen, Daten und Personen erhalten (dürfen, können, müssen), die für ihre Prüfungen, Kontrollen und Nachprüfungen notwendig und ausreichend sind.

Hinweise, Tipps:

Sind Antworten (noch) nicht möglich, wird in den Vertragsverhandlungen in der Regel eine Vereinbarung getroffen, ob die Antworten noch vor einer Entscheidung benötigt werden. Häufig werden die Antworten auch gemeinsam gesucht und gefunden oder gesetzt und vereinbart. Mitunter sind für die Richtigkeit der angenommenen Antworten dann noch Nachweise zu beschaffen und nachzureichen.

Mahnungen:

Vorwissen der kontrollierenden Personen führt rasch zu leichtfertigem Verhalten: Eventuelle fehlende Daten werden durch das eigene Vorwissen unbemerkt oder aus Bequemlichkeit oder wegen der Plausibilität ersetzt. Bei anderen Prüfungen zeigen sich dann häufig andere Ergebnisse.

Nichtwissen (der Kontrolleure) führt zu den richtigen Fragen.

Kontrollen, die durch "einfache" Vergleiche von Daten, Messgrößen oder (Zahlen-) Werten erfolgen können, werden häufig automatisiert. In Projekten und im Projektmanagement werden die entsprechenden Parameter ermittelt und durch Programme und entsprechende Technologien technisch ermöglicht. Die mit den Kontrollen beauftragten Personen kontrollieren dann nicht mehr selbst, sondern "nur noch" die Signale, "Lämpchen", Sirenen und "systembedingten" Hinweise.

Was nicht programmiert ist (wird, werden kann, darf, muss), wird häufig auch nicht mehr kontrolliert. Die überwachungsfreien Räume, Ereignisse und Vorkommnisse bleiben bis zum Auftritt von Störungen unentdeckt. Manchmal hilft (rechtzeitig) ein Zufall oder eine besondere Aufmerksamkeit oder ein Hinweis eines mitunter völlig Unbeteiligten.

Wer die Zahl der Kontrolleure betrachtet, versteht leicht, was mit dem Jargon: "Zehn Guck', ein Schaff'" gemeint ist: Auf einer Baustelle scheinen zehn Personen jene eine Person zu beaufsichtigen und anzuweisen, die tatsächlich eine Schaufel in der Hand hat.

Projekte und das Projektmanagement sind - aus der Sicht der Projektverantwortlichen - in der Regel für die Einweisung von Nachwuchskräften in Prüfungs- und Kontrollaufgaben ungeeignet. Für Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen in Projekten sollten nur Spitzenkräfte ausgewählt und zugelassen werden.

Teilnehmerkreis:

Prüfungen, die Teil des Projekts und des Projektmanagements sind, erfolgen unter der Federführung des Projektleiters. Er kann die sachliche und fachliche Leitung delegieren.

Prüfungen, die das Projekt und das Projektmanagement selbst betreffen, sollten unter der Federführung einer Person erfolgen (dürfen, können, müssen), die das Vertrauen der verantwortlichen, entscheidenden und handelnden Personen in gleichem Maße verdient wie die Personen, die die Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen veranlassen (dürfen, können, müssen).

Themen Prüfung, Kontrolle, Überprüfung vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 36_036_000, 31_000_000
   Gesamtverantwortung: 00_000_000
   Einzelverantwortungen: 36_400_000
   Einzelthemen: 90_000_000
   Prozesse: 03_000_000
   Phasen: 02_000_000
   Meilensteine: 02_100_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektmatrix: 90_000_000
   Phase Initiierung: 02_200_210
   Phasenablauf: 99_120_120
   Grundsätze: 01_000_000
   Verantwortung: 99_990_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   Verträge und Vereinbarungen 07_720_000
   Warnsignale 06_660_000
   Kontrolle, Controlling 09_000_000
   Steuerung 32_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektskizze
   Projektentwurf
   Durchführung von Projekten
   Entscheidungen
   Projektplanung
   Projektvertrag
   Projektmanagementvertrag
   Beauftragung