Schwerpunkte von Kontrollen

D. Schwerpunkte von Kontrollen.

Es geht um die Früherkennung von (notwendigen, unvermeidlichen) Konflikten, insbesondere Entscheidungskonflikten.

Es geht um die Früherkennung von zu erwartenden und notwendigen Eingriffen, Einsichtnahmen und Einflussnahmen durch Dritte, z.B. Führungskräfte, Behörden, Aufsicht).

Es geht um die Früherkennung von möglichen, zweckmäßigen und notwendigen Korrekturen (Anpassungen) der Vereinbarungen zum Projekt und zum Projektmanagement.

Es geht um die Ungestörtheit der Arbeit im Projekt und im Projektmanagement, "wenn und solange alles im geordneten Rahmen verläuft und voraussichtlich auch laufen wird".

Es geht um die Früherkennung und Offenlage von notwendigen (neuen) Entscheidungen, Genehmigungen, Zustimmungen, Erlaubnissen, Freigaben und Weisungen.

Häufige Schwerpunkte sind z.B. Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen der

Annahmen und Grundlagen der Planungen,
Entscheidungen,
Festlegungen,
Vereinbarungen (Inhalte, Form),
Rechte und Pflichten,
Verpflichtungen,
Berechtigungen,
Schlussfolgerungen,
Weisungen,
Handlungen, Veranlassungen, Unterlassungen,
Vorgehensweisen,
Verwendung der Mittel,
Nachweisungen, Dokumentationen,
Qualitäten,
Kompatibilität,
Funktionen,
Vollständigkeit,
Durchführbarkeit, Machbarkeit,
Verträglichkeit,
Durchgängigkeit (von Prinzipien),
Einhaltung / Erfüllung von Zusicherungen, Versprechen, Zusagen,
Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften,
Einhaltung von Statuten, Kompetenzen (Vollmachten), Zuständigkeiten,
Einhaltung von Verträgen, Vereinbarungen,
Erfüllung und Einhaltung von Normen, Standards, Usancen,
Erfüllung von Pflichten und Verpflichtungen,
Zulässigkeit (rechtliche, inhaltliche, methodische,
Berechnungsgrundlagen, Rechnungsgrundlagen,
Einhaltung von Rahmenbedingungen,
Erfüllung von Auflagen,
Steuern und Abgaben,
Lizenzen,
Zahlungsverpflichtungen,
Offenlegungen,
Verbuchungen,
Risiken,
Rechtslage,
Prognosen und ihrer Begründungen (Ableitungen).

Regelmäßige Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen sind vorzusehen für:

die Verwendung der Mittel,
die Art und Weise der (noch) gesicherten Gesamtfinanzierung des Projekts und des Projektmanagements,
die Bewertung der Erfolgsaussichten für das Projekt und das Projektmanagement, wenn das Projekt fortgesetzt wird,
die Risikobewertungen,
die Bewertungen der Folgen des Projekts und des Projektmanagements,
die Einhaltung und Erreichung von Meilensteinen, vereinbarten Zwischenergebnissen und Zwischenzielen,
die Einhaltung des Zeitplanes,
Zweckmäßigkeit der Projektorganisation.

Ziele:

Ableitungen für die Grundsätze des Projekts und des Projektmanagements.
Ableitungen für das Rahmenheft.
Ableitungen für das Pflichtenheft.
Ableitungen für die Pflichtleistungen,
Ableitungen für die Leistungsvereinbarungen.
Ableitungen für die Pflichtinhalte von Verträgen und Vereinbarungen.
Ableitungen für die Dokumentation.
Ableitungen für das Rechnungswesen, Controlling, die Qualitätssicherung und das Risikomanagement.
Ableitungen für das Berichtswesen.
Ableitungen für die Regeln und Spielregeln für das Projekt und das Projektmanagement.

Sicherstellung der ausreichenden und angemessenen Aufbereitung und Dokumentation aller entscheidungsrelevanten Punkte eines Projektantrages bzw. Projektvertrages.

Durchlauf: Prüfung der Vorlage der Planungen auf eine ausreichende Planungsreife und Planungstiefe sowie Vollständigkeit der Planungen.
Durchlauf: Prüfung der Genehmigung auf Einhaltung der Grenzen, des Rahmens, der Ziele, der Inhalte und der Bedingungen des Projekts.
Durchlauf: Prüfung der Verbindlichkeit und Erfüllbarkeit der Vereinbarung zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter.

Anleitungen:

Ermitteln und legen Sie fest, was in den Verträgen und Vereinbarungen festgelegt wird (werden darf, kann, muss).
Ermitteln Sie, was nach den Verträgen und Vereinbarungen ausgeschlossen ist (wird, bleibt).
Ermitteln Sie die Schwerpunkte für die Gliederungen des Projekts (Arbeitspakete, Teilprojekte, Objekte, Aufträge, Phasen, Meilensteine).
Ermitteln Sie die Schwerpunkte für das Projektmanagement (Zuständigkeiten, Verantwortungen, AKV Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen).
Ermitteln Sie, welche Warnsignale frühzeitig auf Abweichungen, notwendige Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen aufmerksam machen (können, dürfen, müssen).
Ermitteln und legen Sie die Verfahren fest, welche beim Auftreten oder beim Ausbleiben von bestimmten Warnsignalen oder Merkmalen gelten.
Ermitteln und legen Sie fest, wie die Schwerpunkte der Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen zum selbstverständlichen Teil des Projekts und des Projektmanagements werden (dürfen, können, müssen).
Ermitteln und legen Sie fest, wie die Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen beendet und die entsprechenden Aufträge und Berechtigungen aufgelöst werden (können, dürfen, müssen), wenn die entsprechenden Schwerpunkte wegfallen oder erfüllt sind.
Ermitteln und legen Sie das Verfahren fest, wenn geforderte, vereinbarte oder erwünschte Prüfungen, Kontrollen oder Überprüfungen nicht (mehr) erfolgen (sollen, dürfen, können, müssen).
Ermitteln und legen Sie das Verfahren fest, wenn Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen Änderungen im Projekt, des Projekts, im Projektmanagement oder des Projektmanagements erforderlich machen.

Hinweise, Tipps:

Sind Antworten (noch) nicht möglich, wird in den Vertragsverhandlungen in der Regel eine Vereinbarung getroffen, ob die Antworten noch vor einer Entscheidung benötigt werden. Häufig werden die Antworten auch gemeinsam gesucht und gefunden oder gesetzt und vereinbart. Mitunter sind für die Richtigkeit der angenommenen Antworten dann noch Nachweise zu beschaffen und nachzureichen.

Mahnungen:

Die Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen sind letztlich Dienstleistungen für die planenden, entscheidenden, verantwortlichen und handelnden Personen im Projekt und im Projektmanagement.

In der Regel wird erwartet oder zumindest erhofft, dass die Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen die bisherigen Überlegungen, Planungen, Entscheidungen, Weisungen, Handlungen, Vorgehensweisen und Verhaltensweisen bestätigen. Trifft dies nicht (mehr) zu, werden durch die Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen häufig jene Korrekturen und Anpassungen ermöglicht, die durch den Projektverlauf erst (endlich) möglich, notwendig und reif für Entscheidungen geworden sind.

Wer alle Eventualitäten VOR dem Projektstart "in trockenen Tüchern" haben will, wird niemals vor die Türe treten und mit dem Projekt tatsächlich beginnen (wollen, können, dürfen, müssen).

Teilnehmerkreis:

Prüfungen, die Teil des Projekts und des Projektmanagements sind, erfolgen unter der Federführung des Projektleiters. Er kann die sachliche und fachliche Leitung delegieren.

Prüfungen, die das Projekt und das Projektmanagement selbst betreffen, sollten unter der Federführung einer Person erfolgen (dürfen, können, müssen), die das Vertrauen der verantwortlichen, entscheidenden und handelnden Personen in gleichem Maße verdient wie die Personen, die die Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen veranlassen (dürfen, können, müssen).

Themen Prüfung, Kontrolle, Überprüfung vertiefen:

Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 36_036_000, 31_000_000
Gesamtverantwortung: 00_000_000
Einzelverantwortungen: 36_400_000
Einzelthemen: 90_000_000
Prozesse: 03_000_000
Phasen: 02_000_000
Meilensteine: 02_100_000
Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
Projektmatrix: 90_000_000
Phase Initiierung: 02_200_210
Phasenablauf: 99_120_120
Grundsätze: 01_000_000
Verantwortung: 99_990_000
Dokumentation: 14_000_000
Entscheidungen: 07_700_000
Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
Projektphasen: 02_200_000
Rahmenheft: 07_720_000
Lastenheft: 07_730_000
Pflichtenheft: 07_740_000
endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
Verträge und Vereinbarungen 07_720_000
Warnsignale 06_660_000
Kontrolle, Controlling 09_000_000
Steuerung 32_000_000
Empfohlene Suchbegriffe:
Projektskizze
Projektentwurf
Durchführung von Projekten
Entscheidungen
Projektplanung
Projektvertrag
Projektmanagementvertrag
Beauftragung