Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

D. Anleitungen zu den Anleitungen für die Prüfungen, Kontrollen, Überprüfungen.

Es geht um die Sicherung von geordneten Verfahren, Vorgehensweisen, Handlungen und Verhaltensweisen für die Vorbereitungen, Planungen, Festsetzungen und Durchführungen von Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen.

Ziele:

1. Nachweisungen und Dokumentationen der "Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung" der verantwortlichen, entscheidenden und handelnden Personen im Projekt und im Projektmanagement.
2. Nachweisungen der Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, Vereinbarungen, Auflagen und Bedingungen.
3. Nachweise der Erfüllung von Pflichten.
4. Nachweise der angemessenen Ausübung von Rechten und Berechtigungen.
5. Nachweise der Einhaltung von Normen, Standards.
6. Nachweise der Erfüllung von Sonderansprüchen.
7. Nachweise der Einhaltung von Regeln, Spielregeln.
8. Nachweise der Einhaltung von Verträgen und Vereinbarungen.
9. Durchsetzung von Aufsicht, Rechenschaft, der Führung und der Verantwortung für das Projekt und das Projektmanagement.
10. Vorbeugung, Früherkennung und Beseitigung von Zweifeln.

Anleitungen:

1. Erstellen Sie einen Prüfungsplan.
2. Legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer welche Prüfungen zu welchen Zeitpunkten und an welchen Orten durchzuführen hat.
3. Ermitteln und legen Sie fest, was mit den Ergebnissen der Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen geschieht (geschehen darf, kann, muss), die nicht ins Projekt aufgenommen werden (dürfen, können).
4. Ermitteln und legen Sie fest, wer einspringt, wenn das Projektmanagement die erforderlichen Prüfungen nicht mehr veranlassen, durchführen und zulassen kann (will, darf, soll, muss).
5. Ermitteln Sie, wer gegen die Prüfungen, Kontrollen, Überprüfungen sicher, voraussichtlich oder vermutlich Widerstand leistet (leisten kann, darf, soll, muss).
6. Ermitteln Sie, welche anderen Formen von Prüfungen, Kontrollen, Überprüfungen den gleichen Initiativen, Interessen, Anliegen, Vorhaben und Orientierungen dienen.
7. Ermitteln Sie die Gegenstände für die Prüfungen, Kontrollen, Überprüfungen. ("Um was geht es eigentlich?")
8. Ermitteln Sie sorgfältig, wer tatsächlich etwas zu den Vorarbeiten für die Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen beitragen kann (darf, soll, will, muss).
9. Ermitteln Sie sorgfältig, welche tatsächlichen Bedrohungen, Gefährdungen und Risiken für welche Personen, Organisationen, Strukturen und Prozesse ausgehen (können, dürfen, sollen, müssen).
10. Ermitteln Sie sorgfältig und legen Sie fest, wie Sie mit sensiblen Erkenntnissen, Beobachtungen, Aufdeckungen und Entdeckungen umgehen (wollen, können, dürfen, müssen).
11. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, mit wem Sie fortlaufend die Ergebnisse der Prüfungen, Kontrollen, Überprüfungen besprechen (wollen, können, dürfen, müssen) - und mit wem nicht und auf keinen Fall.

Weitere Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen:

Erfolgen keine Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen, "tanzen die Mäuse auf dem Tisch": Verantwortungslosigkeit, Beliebigkeit und Willkür wird erleichtert. Fehler und Fehlverhalten bleiben länger unentdeckt und können sich entsprechend auswirken.

Wie sagte ich doch zu meinen Kollegen der Wirtschaftsprüfung, als Sie die Bilanzen und den Geschäftsbericht des von mir geleitete Unternehmens zu prüfen hatten: "Meine Buchhaltung, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Steuerklärungen und Geschäftsberichte sind in Ordnung. Sie haben drei Tage Zeit, um dies festzustellen und zu bestätigen. Die Zeit muss reichen. Wenn Sie mehr Zeit dazu benötigten, begründen Sie mir bitte zuvor, wonach Sie suchen und was Sie zu finden hoffen. Wenn Sie früher sich über die Ordnungsmäßigkeiten verlässigt haben, sagen Sie es mir bitte, bevor Sie sich mit langweiligen Prüfungshandlungen, von denen Sie keine neuen Erkenntnisse mehr erwarten, die Zeit totschlagen."

Oder: Wer sauber, ehrlich und nach bestem Wissen und Gewissen arbeitet, plant, entscheidet, handelt, führt und sich verhält, braucht keine Kontrollen zu fürchten: Sie bestätigen jedoch Dritten gegenüber, was man ansonsten nur behaupten kann. Kritische und aufsichtspflichtige Dritte benötigen die Prüfungsergebnisse, um ihre berechtigten, unberechtigten, übermäßigen oder zu geringen Vorbehalte zu überprüfen und korrigieren zu können. Sie brauchen die Prüfungsergebnisse als Nachweise, dass sie ihrer Aufsichtspflicht nachgekommen sind.

Bitte beachten:

Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen der Vorarbeiten. Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.

Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.

Teilnehmerkreis:

Prüfungen, die Teil des Projekts und des Projektmanagements sind, erfolgen unter der Federführung des Projektleiters. Er kann die sachliche und fachliche Leitung delegieren.

Prüfungen, die das Projekt und das Projektmanagement selbst betreffen, sollten unter der Federführung einer Person erfolgen (dürfen, können, müssen), die das Vertrauen der verantwortlichen, entscheidenden und handelnden Personen in gleichem Maße verdient wie die Personen, die die Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen veranlassen (dürfen, können, müssen).

Themen Prüfung, Kontrolle, Überprüfung vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 36_036_000, 31_000_000
   Gesamtverantwortung: 00_000_000
   Einzelverantwortungen: 36_400_000
   Einzelthemen: 90_000_000
   Prozesse: 03_000_000
   Phasen: 02_000_000
   Meilensteine: 02_100_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektmatrix: 90_000_000
   Phase Initiierung: 02_200_210
   Phasenablauf: 99_120_120
   Grundsätze: 01_000_000
   Verantwortung: 99_990_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   Verträge und Vereinbarungen 07_720_000
   Warnsignale 06_660_000
   Kontrolle, Controlling 09_000_000
   Steuerung 32_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektskizze
   Projektentwurf
   Durchführung von Projekten
   Entscheidungen
   Projektplanung
   Projektvertrag
   Projektmanagementvertrag
   Beauftragung