Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

C. Schritt 77: Allgemeines zum formellen Projektantrag klären. 

Ziele:

1. Formelle und offizielle Verankerung des Projekts in der Gesamtorganisation.
2. Schaffung von klaren Vertragsbeziehungen zwischen Projektauftraggeber und Projektauftragnehmer (Projektleiter).
3. Teilung der Verantwortung in Verantwortung für das Projekt (Projektauftrag) und die Verantwortung für das Projektmanagement (Ausführung).
4. Entscheidung über das Projekt, so wie es ist und weiter geplant und umgesetzt wird.
5. Legitimation der Projektauftragnehmer (Projektleiter) für ihre Planungen, Entscheidungen, Handlungen und Verhaltensweisen zur Umsetzung des Projekts.
6. Genehmigung und Freigabe der Mittel für das Projekt im jeweils freigegebenen Umfange und für das Projektmanagement im beauftragten Umfange.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie den Zeitpunkt, zu welchem das Projekt einen Planungsstand erreicht hat, der eine Entscheidung über das gesamte Projekt zum dann erreichten Planungsstand erlaubt, ermöglicht, erfordert oder erzwingt.
2. Ermitteln Sie die Person, welche bereit und in der Lage ist, die Folgen einer Genehmigung des Projektantrages zu verantworten.
3. Ermitteln Sie die Vertreter von wesentlich betroffenen Bereichen, welche ebenfalls den Projektantrag genehmigen müssen, damit eine Umsetzung überhaupt erst möglich ist oder wird.
4. Bilden Sie gegebenenfalls ein Gremium für die Projektpräsentation zum Zwecke der Entscheidung über den Projektantrag.
5. Ermitteln Sie die Person, welche bereit und in der Lage ist, das Projekt, wie beantragt, auszuführen und umzusetzen.
6. Bestimmen Sie Zeit und Ort der Projektpräsentation für die Entscheidung über den Projektantrag.

Hinweise, Mahnungen, Tipps:

Es ist entscheidend für das Projekt, von wem es bei wem beantragt wird.

Der Projektantrag wirkt für die planenden und entscheidenden Personen wie ein Spiegel. Sie erkennen darin, was bereits ausreichend geplant ist, was noch fehlt und wo die Planungen sich bereits im Detail verlieren, weil die dazu notwendigen Grundlagen noch nicht vorliegen.

Für die entscheidende Person bildet der Projektantrag eine Zusammenfassung aller wesentlichen Informationen, Festlegungen und Aussagen über das Projekt.

Der Projektantrag fordert eine Entscheidung in Toto, also eine absolute Entscheidung: Ein bisschen Zustimmung reicht nicht. Entscheidungen unter Bedingungen oder Vorbehalten taugen  in der Regel nicht: Niemand weiß, was dann tatsächlich genehmigt ist und was nicht.

Ist eine Zustimmung nicht umfassend möglich, benötigen die beantragenden Personen klare Weisungen, was nachzubessern, zu streichen oder zu ergänzen ist und wann über den aktualisierten Projektantrag - wieder im Ganzen - entschieden wird.

Ist der Projektantrag genehmigt, sind die darin festgehaltenen Fakten in der Regel gesetzt, vereinbart und verbindlich: Sie bilden den handlungsrahmen für das Projekt und das Projektmanagement.

Teilnehmerkreis:

1. Projektinitiatoren,
2. Interessierte am Projekt und für das Projekt,
3. Interessierte am Projektmanagement,
4. (vorläufiger) Projektleiter,
5. (vorläufiger) Projektauftraggeber.

Thema Projektantrag vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 05_500_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   
   
3. Kontrollfragen zur Prüfung des Antrages des Themas dieser Zeile
   
   
4. Mehr zu den Themen, um die es hier geht (suchen):
   Genehmigung,
   Verantwortung für Projektauftrag,
   Entscheidungen über Projekte,
   Entscheidungen im Projektmanagement,
   Freigabe.