Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

C. Schritt 79: Formeller Projektantrag - Entscheidungsvorlage erstellen. 

Ziele:

1. Klare und logische Darstellung eines Projekts.
2. Verbindliche Klärung aller wesentlichen Fragen, die zu einer Genehmigung eines Projekts erforderlich sind.
3. Sicherstellung einer schnellen Übersicht über das gesamte (beantragte  / beauftragte) Projekt.
4. Ermöglichung einer klaren Entscheidung über das beantragte Projekt im beantragten Stand und mit der beantragten Art und Weise der Ausführung und Umsetzung.

Anleitung:

1. Erstellen und vereinbaren Sie die Form und die Inhalte des vorzulegenden Projektantrags.
2. Stellen Sie im Projektantrag so kurz wie möglich zu allen Aussagen die Fakten dar. Erstellen Sie Unterlagen und Nachweise, welche die Fakten unterlegen.
3. Stellen Sie im Projektantrag das Projekt nur so weit dar, als die Planungen auch reif für die Ausführung und Umsetzung sind.
4. Sind die Planungen bereits weiter als das Beantragte, stellen Sie im Projektantrag dar, wozu Sie dazu noch Zustimmungen, Anweisungen, Weisungen, Legitimation und Auftrag benötigten.
5. Stellen Sie das Projekt so dar, dass mit einer Genehmigung sowohl der aktuell beantragte Stand freigegeben wird als auch die vorgesehenen, erforderlichen und notwendigen weiteren Projektplanungen.
6. Stellen Sie sicher, dass die beantragenden Personen bereit und in der Lage sind, die Entscheidungen über den Projektantrag auch zu akzeptieren, auszuführen, umzusetzen und durchzusetzen.

Hinweise, Mahnungen, Tipps:

Der formelle Projektantrag kann auch dazu verwendet werden, um Zwischenstände der Planungen und die jeweilige Projektreife festzustellen.

Was im Projektantrag nicht vorkommt, ausgelassen oder vergessen wird, ist auch nicht Teil des Projekts. Werden dennoch für die nicht beantragten und damit nicht genehmigten Teile Ressourcen verwendet, sind Sanktionen und Bestrafungen auch dann die Regel, "wenn die Sache gut geht".

Ist der Projektantrag genehmigt, sind die Planungen des Projektentwurfs abgeschlossen. Alle folgenden Planungen widmen sich ausschließlich der Ausführung und der Umsetzung des Projekts, wie beantragt und genehmigt und damit beauftragt.

Niemand sollte erwarten, das umfangreiche Projektanträge mit vielen Anhängen von den entscheidenden Personen tatsächlich auch im Detail gelesen und verstanden werden.

Der Projektantrag ist deshalb so kurz wie möglich zu halten. Er ist auf die entscheidenden Personen, ihre Rollen, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen zuzuschneiden. Insbesondere ist aufzuzeigen, worüber die entscheidenden Personen zu entscheiden haben und was den Entscheidungen folgt.

Vorlagen, welche sich nicht wie selbstverständlich selbsterklärend erschließen, werden in der Regel sofort "vertagt", insbesondere dann, wenn sich auch nur die leisesten Hinweise ergeben, dass "die Sache in der beantragten Form nicht ausgereift ist" oder Versuche unternommen werden, Zustimmungen unter Druck zu erschleichen: Die Aufmerksamkeit ist auf die kritischen Punkte gelenkt. Häufig beherrschen sie in der Folge das gesamte Projekt und das Projektmanagement.

Teilnehmerkreis:

1. (vorläufiger) Projektleiter,
2. (vorläufiger) Projektauftraggeber,
3. (optional Projektinitiatoren),
4. (optional Arbeitsgruppe, Projektteam).

Thema Projektantrag vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 05_500_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   
   
3. Kontrollfragen zur Prüfung des Antrages des Themas dieser Zeile
   
   
4. Mehr zu den Themen, um die es hier geht (suchen):
   Genehmigung,
   Verantwortung für Projektauftrag,
   Entscheidungen über Projekte,
   Entscheidungen im Projektmanagement,
   Freigabe.