Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

C. Anleitungen zu den  einzelnen Schrittfolgen.

Es geht um die Schrittfolgen bis zum formalen Beschluss über die Freigabe und die formale und offizielle Beauftragung oder die (endgültigen) Ablehnung des Projekts.

Schlüsselpersonen sind immer und deshalb immer einzubeziehen:

1. Vorgesetzter des Projektauftraggebers,
2. Vorgesetzter des Projektauftragnehmers (Projektleiters),
3. Auftraggeber,
4. Auftragnehmer (Projektleiter),
5. Vorgesetzte der mitverpflichteten Organisationseinheiten,
6. Kostenträger,
7. Personalbereich,
8. Betriebsrat, Personalrat (bei personellen oder strukturellen Veränderungen),
9. Aufsichtsgremien,
10. Behörden.

Die Schrittfolgen betreffen das Management, welches erforderlich ist, um die Voraussetzungen für die Durchführung des Projekts zu schaffen.

Das Management des Projektantrages / Projektauftrages / Projektvertrages wird in der Regel auf die Fachfunktionen, Sachgebiete, Organisationseinheiten oder einzelne Personen aufgeteilt und verteilt. Die Funktion eines "Projektmanagements" verbleibt bis zur endgültigen Beschlussfassung möglichst bei einer einzigen Person, die sich meistens in der Tradition des Projekts (weiterhin) "Projektleiter" nennt. Er ermittelt und plant die Vorgehensweise und die Schritte. Er veranlasst ihre Durchführung, soweit er sie nicht selbst erledigen kann (darf, muss).

Ziele:

1. Sicherstellung der Ernsthaftigkeit des Projekts.
2. Sicherstellung der Zulässigkeit und der Zulassung des Projekts.
3. Sicherstellung der Akzeptanz des Umfangs, der Reichweite und der Größe des Projekts.
4. Sicherstellung der Akzeptanz der Folgen des Projekts.
5. Sicherung der zu übertragenden Rechte, Lizenzen, Freigaben, Codes und Zugänge.
6. Sicherstellung der Bereitstellung eines angemessenen Projektmanagements.
7. Sicherstellung der Zusammenarbeit und des Zusammenwirkens aller Schlüsselpersonen im Projekt und im Projektmanagement.
8. Früherkennung und Bearbeitung von Konflikten.
9. Ausgleich der Interessen.
10. Tragfähigkeit und Verbindlichkeit der Beschlüsse, Entscheidungen und Vereinbarungen.

Anleitungen:

1. Beginnen Sie mit jenem Schritt, der im Moment am meisten die Aufmerksamkeit bindet.
2. Entscheiden, entscheiden, entscheiden Sie - und überprüfen Sie erst die Entscheidungen, wenn Sie -zumindest im Moment - alle Entscheidungen getroffen haben.
3. Ermitteln Sie, welche Entscheidungen gegen bestehende Gesetze, Auflagen, Grenzen, Zuständigkeiten, Ziele, Auflagen oder Bedingungen verstoßen.
4. Ermitteln Sie die erforderlichen Erlaubnisse, Genehmigungen und Zustimmungen.
5. Ermitteln, legen Sie fest und begrenzen Sie die Bedingungen und Anforderungen, unter welchen die erforderlichen Erlaubnisse, Genehmigungen und Zustimmungen (noch) im Projekt und durch das Projektmanagement beachtet werden (können, dürfen, müssen).
6. Legen Sie das Verfahren und Alternativen fest für den Fall, dass die erforderlichen Erlaubnisse, Genehmigungen und Zustimmungen nicht (mehr) zu erhalten sind.
7. Entscheiden Sie, was Sie mit den Erkenntnissen tun (wollen, sollen, dürfen, können, müssen).
8. Entscheiden Sie, ob Sie das Projekt (noch) beantragen (wollen, können, dürfen, müssen).
9. Entscheiden Sie, ob Sie das Projekt und das Projektmanagement (noch) beauftragen (wollen, können, dürfen, müssen).
10. Entscheiden Sie, ob Sie das Projekt und das Projektmanagement noch leisten und verantworten (wollen, können, dürfen, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Die aufgeführte Schrittfolgen sind in der Praxis nur selten einzuhalten. Die Arbeiten sind eher sprunghaft, da erst in den nachgeordneten Schritten und bei den einzelnen Durchläufen erkannt wird (werden kann), was noch fehlt, nicht plausibel, nicht tragfähig oder (noch) nicht reif für eine Entscheidung ist.

Es geht um die Nachvollziehbarkeit und Plausibilität der Entscheidungen, Festlegungen und Vereinbarungen, nicht um deren "Richtigkeit".

Werden die Aufbereitungen des Projektantrags, Projektauftrags und Projektvertrag von so genannten "Stäben" übernommen, sind sie meistens kopflastig bezüglich der Anliegen des einflussreichsten Stabes. Es bedarf häufig Mut und Entschlossenheit, die weitergehenden Anliegen des Projekts und des Projektmanagements angemessen in den Vorlagen einzubringen und zu wahren.

Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen des Managements der Verträge und Vereinbarungen. Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.

Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die zumindest für die Schritte: "Vom Projektantrag zum Projektvertrag" die Funktionen eines "Projektleiters" übernimmt.

Themen Projektantrag / Projektauftrag / Projektvertrag vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 36_036_000, 31_000_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektmatrix: 90_000_000
   Phase Initiierung: 02_200_210
   Phasenablauf: 99_120_120
   Grundsätze: 01_000_000
   Verantwortung: 99_990_000
   Gesamtverantwortung: 00_000_000
   Einzelverantwortungen: 36_400_000
   Einzelthemen: 90_000_000
   Prozesse: 03_000_000
   Phasen: 02_000_000
   Meilensteine: 02_100_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektskizze
   Projektentwurf
   Durchführung von Projekten
   Entscheidungen
   Projektplanung
   Projektvertrag
   Projektmanagementvertrag
   Beauftragung