Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

F. Nacharbeiten.

Schrittfolge 45: Nachsorgen des Projekts und des Projektmanagements.

Es geht um den Übergang aller AKV Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen, die bisher an Personen der Projektorganisation übertragen waren oder als Dienstleistungen für das Projekt und das Projektmanagement erbracht wurden.

Es geht um die Pflege und Wartung der vertraglichen Folgen.

Es geht um die Wahrnehmung der Berechtigungen.

Es geht um die Beachtung und Erfüllung der Verpflichtungen, die sich aus dem Projekt und dem Projektmanagement ergeben (haben).

Es geht um die Beachtung und Erfüllung der Verpflichtungen, die erst nach dem Abschluss des Projekts und dem Ende des Projektmanagements entstehen (können, werden).

Ziele:

1. Auflösung der Zuständigkeiten der Personen, die bisher der Projektorganisation angehörten.
2. Übernahme aller Zuständigkeiten durch die Nachfolger.
3. Sicherstellung des geordneten Geschäftsbetriebes.
4. Einbezug der Nachsorgen für das Projekt und das Projektmanagement in den laufenden Geschäftsbetrieb.
5. Ersetzung der projektbezogenen Beziehungen durch sachbezogen, fachbezogene, fallbezogene und aufgabenbezogene.
6. Sicherstellung der notwendigen Änderungen und Veränderungen, die sich aus den Nachsorgen ergeben.
7. Sicherstellung der angemessenen Behandlung und Bearbeitung der Nachsorgen.
8. Aufteilung der Gesamtverantwortungen für die Nachsorgen in Einzelverantwortungen.
9. Übergang der projektbezogenen Führungsbeziehungen in die bestehende Führungsorganisation, Hierarchie und Führungsverantwortungen.
10. Aufhebung und Ersetzung der projektbezogenen Führungsbeziehungen.

Mit "Nachfolger" sind z.B. folgende Personen gemeint:

1. Einzelpersonen, die im eigenen Namen und für eigene Rechnung handeln (dürfen, können, müssen, wollen),
2. Verantwortliche, leitende Personen von Organisationseinheiten,
3. gesetzliche Vertreter von Organisationen,
4. beauftragte Dienstleistende, mit welchen das bestehende, projektbezogene Dienstleistungsverhältnis fortgesetzt wird,
5. beauftragte Dienstleistend, die bereits von einer der vorgenannten Personen beauftragt wurde (ist),
6. Auftragnehmer,
7. interne Experten (Mitglieder von Stäben), in deren Zuständigkeitsbereich die Aufgaben der Nachsorge fallen, mit oder ohne ausdrücklichen (erneuten) Auftrag,
8. (bisherige) Auftraggeber des Projekts und des Projektmanagements, die selbst in die Verpflichtungen zur Nachsorge eintreten (wollen, können, dürfen, müssen), wenn eine anderweitige Nachfolge nicht geregelt oder nicht möglich ist oder die Aufgaben nicht übernimmt,
9. "die Neuen", die ein "ungeordnetes Feld" vorfinden, wenn sie auf dem hinterlassenen Feld sich den Aufgaben der Nachsorge annehmen wollen (dürfen, können, müssen),
10. "die Letzten, welche die Hunde beißen" und zufällig sowie "plötzlich" für die Aufgaben der Nachsorgen zuständig und schließlich auch verantwortlich gemacht werden (wollen, können, dürfen, müssen).

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie die Zuständigkeitsbereiche, in welche die jeweiligen Aufgaben der Nachsorgen fallen (müssen, können, dürfen, sollen).
2. Ermitteln Sie, welche Aufgaben unverzüglich anzugehen, zu erledigen und zu erfüllen sind.
3. Ermitteln und legen Sie fest, wer mit den jeweiligen Aufgaben (ausdrücklich!) beauftragt wird.
4. Ermitteln und legen Sie fest, wie die Beauftragung durch Personen erfolgt, denen gegenüber der jeweilige Auftragnehmer bereits rechenschaftspflichtig ist.
5. Ermitteln, legen Sie fest und stellen Sie sicher, dass die beauftragten Personen durch die bisher im Projekt und im Projektmanagement handelnden Personen eingewiesen werden (können, dürfen, müssen).
6. Legen Sie das Verfahren fest, wie die (neuen) Aufgaben, die aus dem Projekt und dem Projektmanagement bestehen oder noch entstehen, mit den allgemeinen Aufgaben der Personen, Organisationseinheiten und Organisationen verbunden werden (können, dürfen, müssen).
7. Ermitteln und legen Sie fest, was den nachfolgenden Personen zu übergeben ist und wie die Übergabe und Übernahme erfolgt.
8. Prüfen Sie, ob die nachfolgenden Personen für die zu erfüllenden Aufgaben geeignet, bereit und in der Lage sind.
9. Ermitteln und legen Sie fest, wie die Nachfolger sich bezüglich den übernommenen Aufgaben untereinander abstimmen und zusammenarbeiten (können, dürfen, müssen).
10. Ermitteln und legen Sie fest, wer die Nachsorgen überwacht und gegebenenfalls die erforderlichen Entscheidungen und Maßnahmen veranlasst.

Mahnungen:

"Die Rosinen" werden rasch aus dem Kuchen herausgepickt und der Rest den "Schwächeren" überlassen.

Es empfiehlt sich, die Aufgaben der Nachsorgen in angemessener Art und Weise ausdrücklich anzuweisen. Im Wettbewerb mit der bereits bestehenden Routine und der Notwendigkeit, sie um die Nachsorgen des Projekts und des Projektmanagement zu verändern, treten rasch Verzögerungen und Versäumnisse ein.

Hinweise:

Die Schritte und die damit verbundenen Prozesse wiederholen sich im Projektverlauf immer wieder, sowohl für das gesamte Projekt als auch für alle seine Gliederungen.