Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

F. Schritt 364: Die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation anpassen.

Es geht darum, die Neuerungen und Veränderungen durch das Projekt und das Projektmanagement in der formalen Organisation zu festigen.

Es geht um die Anpassungen der Abläufe.

Es geht um die Beseitigung von Fehlernquellen.

Ziele:

1. Ordnung der Zuständigkeiten.
2. Sicherstellung der Gesamtverantwortung.
3. Auflösung aller Sonderheiten des (bisherigen) Projekts und Projektmanagements durch vollständigen Einbezug in die formale Organisation.
4. Überwindung von strukturellen Widerständen gegen die vollständige Annahme und Aufnahme der Projektergebnisse.
5. Sicherung der restlichen Anpassungen der Projektergebnisse an die Aufbau- und Ablauforganisation.
6. Sicherung der Änderungen der Aufbau- und Ablauforganisation entsprechend den durch das Projekt und das Projektmanagement erarbeiteten, ermöglichten und eingeleiteten Neuerungen und Entwicklungen.
7. Sicherung der formalen Verantwortung für alle noch bestehenden Strukturen, Prozesse und die Ergebnisse des Projekts und des Projektmanagements.
8. Früherkennung von (neuen) Störungsquellen; Erhöhung der Sicherheit von störungsfreien Abläufen.
9. Früherkennung von Vereinfachungen, Rationalisierungsmöglichkeiten.
10. Erhaltung und Stärkung der Selbstorganisation, Selbstregulierung und Selbststeuerung aller Gliederungen der Organisation und der gesamten Organisation.

Anzupassende Komponenten der Aufbauorganisation sind z.B.

1. Führungsorganisation (Hierarchie),
2. Stellenbeschreibungen,
3. Funktionsbeschreibungen,
4. Arbeitsanweisungen,
5. Regelwerke, Handbücher,
6. Vorschriften,
7. Tarife, Tarifwerke, Betriebsvereinbarungen,
8. Zuständigkeiten,
9. AKV Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungen,
10. Vollmachten.

Anzupassende Komponenten der Ablauforganisation sind z.B.:

1. Regelungen,
2. Steuerungen,
3. Verfahren,
4. Methoden,
5. Kontrollen, Überwachungen,
6. Führungsprozesse,
7. Leistungsprozesse,
8. Produktionsprozesse,
9. Kommunikationsprozesse,
10. Zusammenarbeit, Regeln und Spielregeln.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie und veranlassen Sie die notwendigen Änderungen in den Planungsprozessen.
2. Ermitteln Sie und veranlassen Sie die notwendigen Änderungen von Entscheidungskriterien und den Entscheidungsprozessen.
3. Ermitteln Sie und veranlassen Sie die notwendigen Änderungen in den Regelungs- und Steuerungsprozessen.
4. Ermitteln Sie und veranlassen Sie die notwendigen Inhalte und Schwerpunkte der einzelnen Gliederungen der Organisation.
5. Ermitteln Sie die bereits eingetretenen und noch zu vollziehenden Änderungen der AKV Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der einzelnen Gliederungen der Organisation.
6. Ermitteln Sie die bereits veränderten und noch zu erwartenden Veränderungen von Kapazitäten, Leistungen, Nachfragen und Angeboten der einzelnen Gliederungen der Organisation.
7. Ermitteln Sie die erforderlichen, möglichen und zweckdienlichen Änderungen der formalen Organisation durch Zusammenlegungen, Teilungen, Ausgliederungen oder Eingliederungen von bisher ausgelagerten Leistungen.
8. Ermitteln Sie die bereits eingetretenen und noch notwendigen Änderungen der formalen Hierarchie (Überordnungen und Unterordnungen) der Führungsverantwortung.
9. Ermitteln Sie die (neuen) Anforderungen an die Eignung der Stelleninhaber, Funktionsträger und planenden, entscheidenden und handelnden Personen.
10. Ermitteln Sie die erforderlichen Personalmaßnahmen zur Stabilisierung der Projektergebnisse im betrieblichen Alltag, z.B. Qualifizierungen, Versetzungen, Entlassungen, Neueinstellungen.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Erst wenn alle Projektergebnisse und Hinterlassenschaften in die formalen Strukturen der Aufbau- und Ablauforganisation eingebaut und durch diese formalen Strukturen auch abgesichert sind, ist es zu erwarten, dass die Ergebnisse des Projekts und des Projektmanagements nachhaltig werden (können, dürfen, müssen). Alle Vorbehalte gegen eine unverzügliche Anpassung der formalen Organisationsmittel weisen auf Widerstände, Mängel oder fehlende Eignungen oder Passungen entweder der Projektergebnisse oder der gegebenen Strukturen hin, die es unverzüglich zu bearbeiten gilt.

Die Änderungen und Veränderungen der formalen Organisationsstrukturen sind und bleiben in der Regel in der vollen Verantwortung der jeweiligen Vorgesetzten (der Linie). Manchmal legen Sie eigene Organisationsprojekte auf, durch welche die Änderungen geplant und als Entscheidungsvorlagen aufbereitet werden.

Im Zweifelsfall sind die "alten Strukturen" immer mächtiger als die Neuerungen des Projekts und des Projektmanagements. Erst in der Art und Weise des Vollzugs der formalen Änderungen zeigt sich, ob das Projekt und das Projektmanagement tatsächlich ernst gemeint war und erfolgreich sein sollte (durfte, konnte).

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die verantwortlich für die Professionalität des (gesamten) Projektmanagements ist.

Thema "Führungsorganisation" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_990_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln