Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

F. Schritt 365: Die formalen Vollmachten für das Projekt und das Projektmanagement beenden.

Es geht um die Ausrichtung der Außenbeziehungen und der Binnenbeziehungen auf die Zeit nach dem Projekt und dem Projektmanagement.

Ziele:

1. Abwendung von Risiken für die Inhaber der Vollmachten.
2. Klärungen und Festlegungen der weiterhin geltenden und gültigen Vollmachten.
3. Sicherung der Klarheit über die tatsächlichen Berechtigungen und Verpflichtungen.
4. Abwehr von Ansprüchen aus "gutem Glauben" an das Weiterbestehen bisher gültiger und auch ausgeübter Vollmachten.
5. Überleitung der bisherigen Verhandlungs- und Geschäftspartner an die neuen Personen mit den Vollmachten, die den jeweiligen Inhalten angemessen sind.
6. Formelle Beendigung der Vollmachten, die an Rollen, Funktionen und ausdrücklich übertragene AKV Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen im Projekt und im Projektmanagement gebunden sind (waren).
7. Formelle Beendigung von Vollmachten, die zu Missverständnissen bei den bisherigen Partnern, Beteiligten, Betroffenen und Mitarbeitenden führen können.
8. Klare Trennung der Vollmachten als Organisationsmittel und Mittel des Projektmanagements von den persönlichen Kompetenzen und Eignungen.
9. Erhalt der Wirksamkeit von Vollmachten als Organisationsmittel.
10. Erhalt der Verantwortungen, die mit den jeweiligen Vollmachten verbunden sind (werden, bleiben).

Es geht um Vollmachten wie:

1. Prokura,
2. Handlungsvollmachten,
3. Unterschriftsvollmachten,
4. Verfügungsgrenzen, z.B. für Beschaffungen,
5. Vertretungsbefugnisse, z.B. in Gremien,
6. Stellvertretungen,
7. Weisungsrechte,
8. Vollmachten zu Beauftragungen, Delegationen,
9. Vollmachten für Personalmaßnahmen und Personalentscheidungen,
10. Vollmachten zu Eingriffen in die Organisation oder laufende Prozesse.

Es geht auch um Vollmachten wie:

1. Erlaubnisse, "Was zumindest einmal zugelassen wurde",
2. Kompetenzüberschreitungen, "Wo zumindest einmal ein Auge zugedrückt wurde",
3. Eigenmächtigkeiten, "Was zumindest einmal erst im Nachhinein sanktioniert wurde",
4. Anmaßungen, "Was zumindest einmal ein grober Verstoß gegen Regeln, Spielregeln, Aufträge und Auflagen darstellte, jedoch folgenlos blieb",
5. Einmischungen, "Was zumindest einmal geduldet wurde",
6. Illoyalität, "Was zumindest einmal am Stuhl des Vorgesetzten sägte",
7. Fakten schaffen, "Was zumindest einmal die Befugnisse des Vorgesetzten aushebelte",
8. Schlemilverhalten, "Was zumindest einmal mit Tricks und Täuschungen erzwungen wurde".

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie, wer bisher vertraut hat und vertrauen konnte, dass die jeweiligen Partner für ihre Einlassungen, Forderungen, Entscheidungen und Handlungen auch über die entsprechenden Vollmachten verfügen und verfügten.
2. Ermitteln Sie die Personen, welche dem jeweiligen Inhaber von Vollmachten zugearbeitet haben.
3. Ermitteln Sie die Vollmachten, welche formal an Personen im Projekt und im Projektmanagement erteilt wurden.
4. Ermitteln Sie die Personen, welche sich darauf verlassen haben (konnten, durften, mussten), dass ihre Interessen durch die bevollmächtigten Personen wahrgenommen werden (dürfen, können, müssen).
5. Ermitteln Sie, welche Vollmachten ausschließlich im Projekt und für das Projektmanagement erteilt wurden.
6. Ermitteln Sie, welche früheren Vollmachten für das Projekt oder das Projektmanagement erweitert wurden.
7. Ermitteln Sie, welche früheren Vollmachten für das Projekt oder das Projektmanagement eingeschränkt wurden.
8. Ermitteln Sie, welche Vollmachten am Ende des Projekts ausdrücklich weiterbestehen und ausdrücklich bestätigt werden (dürfen, müssen).
9. Ermitteln Sie die Art und Weise, wie die Beendigung der projektspezifischen Vollmachten formell "verkündet" und die neuen Vollmachten formell "erteilt" werden (dürfen, können, müssen).
10. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie den Termin, an welchem die Änderungen bei den Vollmachten durch einen formalen Akt erfolgen (dürfen, können, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Werden die formalen Vollmachten am Ende des Projekts und des Projektmanagements nicht angepasst, entstehen Risiken sowohl für die Inhaber der Vollmachten als auch für die Organisationen, welchen sie zugehören.

Nicht alle Vollmachten sind "schriftlich" erteilt. Dennoch sind es insbesondere die formellen "schriftlichen" Vollmachten, die anzupassen sind.

Es braucht einen scharfen und klaren Schnitt. Die Anpassungen der Vollmachten sind für alle Seiten unbequem und gerade deshalb unverzüglich zu erledigen.

Vollmachten, die nicht auf das tatsächlich notwendige und ausreichende Maß ausgerichtet werden, verführen zu Verfehlungen, Kompetenzüberschreitungen oder Verantwortungsverweigerung, was am ehesten den Bevollmächtigten zum Nachteil gereicht.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die verantwortlich für die Professionalität des (gesamten) Projektmanagements ist.

Werden Vollmachten verkleinert oder beendet, wird dies oft als "Zurückstufung", "Missachtung der Kompetenzen und Eignungen" oder "Verletzung der Ehre (Kränkung" verstanden.

Vollmachten sind keine "Verdienste" oder "Lorbeeren". Vollmachten sind ein Organisationsmittel. Alles andere, was "Vollmachten" zugeschrieben wird, ist letztlich grober Unfug oder ein Mittel, um die "Bevollmächtigten" zu täuschen oder "bei Laune zu halten".

Thema "Vollmachten" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_990_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 99_200_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Notizen: 19_000_000
   Standards, Hilfsmittel 06_610_000
   Transparenz 99_180_000
   Partner 08_000_000
   Orte 08:100_000
   Ressourcen 08:200_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Qualitätsmanagement: 12_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln