Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

D. Allgemeines zu den Schrittfolgen für den Einsatz und die Nutzung der Vorlagen.

Es geht um den verantwortlichen Umgang mit Vorlagen.

Die Schrittfolgen betreffen das Management vor Vorlagen (aller Art).

Die Logik der Schrittfolgen kann in der Regel auf die Schrittfolgen der jeweiligen Prüfung, Kontrolle, Überprüfung übertragen werden.

Ziele:

1. Verstehen der Logik und des Aufbaues der Vorlage.
2. Ersparnisse.
3. Vereinheitlichung von Vorlagen.
4. Vereinfachungen von komplexen Darstellungen.
5. Früherkennung und Korrektur von Übergewichtungen und Untergewichtungen.
6. Schaffung von Vertrauen.
7. Früherkennung von Fehlern.
8. Förderung von nutzbaren Arbeitsgrundlagen für Vertiefungen und die Fortführung des Projekts und des Projektmanagements.
9. Entwicklung von Routinen und Standards.
10. Erleichterungen und Vereinfachungen von Entscheidungen und deren Dokumentationen.

Anleitungen:

1. Ermitteln und legen Sie die Anforderungen an die Personen fest, welche sich mit den Vorlagen befassen (dürfen, können, müssen).
2. Ermitteln, bestimmen, legen Sie fest, vereinbaren Sie, wer die Vorlagen erhalten und nutzen darf.
3. Legen Sie den Weg fest, wie die Vorlagen (Dokumente) heruntergeladen werden (können, dürfen, müssen).
4. Legen Sie den Speicherort für die Vorlagen (Dokumente) fest.
5. Legen Sie fest, wer die Vorlagen auf Ihr Projekt und Ihr Projektmanagement anwenden darf (kann, muss).
6. Stellen Sie sicher, dass die Vorlagen, die bereits mit individuellen Angaben verändert wurden, nur noch Personen zugänglich sind (werden, bleiben), die für das Projekt oder das Projektmanagement Verantwortung tragen (können, dürfen, müssen).
7. Legen Sie fest, wie "neue Themen", die durch die Vorlagen in Ihr Projekt und Ihr Projektmanagement eingeführt werden, bearbeitet werden (dürfen, können, müssen).
8. Legen Sie fest, wie "fehlende Themen" in den Vorlagen entsprechend ergänzt und zu eigenen Vorlagen erweitert werden (dürfen, können, müssen).
9. Legen Sie fest, welche Gliederungen der Vorlagen ergänzt, untergliedert, zusammengefasst oder anders geordnet werden (dürfen, können, müssen).
10. Legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie die Vorlagen in Ihrem Projekt und Projektmanagement eingesetzt werden (dürfen, können, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Vorlagen legen fest: Die Gliederungen und Themen, die durch Vorlagen eingeführt werden, sind "in der Realität angekommen" und nicht mehr ohne Weiteres aus der Welt zu schaffen.

Vorlagen sind nichts für Hilfskräfte, besser: dienen der Ausbildung, Einweisung und Qualifizierung von Personen, den verantwortlichen und entscheidenden Personen zuarbeiten (wollen, dürfen, können, müssen).

Manchmal wird mehr darüber diskutiert, wie die Vorlage "verbessert" werden kann. Die Verbesserungen ergeben sich von selbst, wenn die entsprechenden Hintergrundlagen geklärt, erarbeitet und festgelegt sind. Vorlagen ermöglichen und fördern die notwendigen Vertiefungen der Themen, um die es tatsächlich geht.

Werden die Vorlagen von so genannten "Stäben" übernommen und ausgearbeitet, werden sie oft den eigenen Routinen, Gewohnheiten, Vorlieben und Anliegen angepasst. Unbequeme oder "fachfremde Themen" werden leicht entfernt, unterschlagen oder nicht ausreichend aufbereitet.

Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen des Managements der Prüfungen, Kontrollen, Überprüfungen. Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.

Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die (bisher) "Projektleiter" ist und für das Management der Verträge und Vereinbarungen "Projektleiter" bleibt oder wird.

Themen Prüfung, Kontrolle, Überprüfung vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 36_036_000, 31_000_000
   Gesamtverantwortung: 00_000_000
   Einzelverantwortungen: 36_400_000
   Einzelthemen: 90_000_000
   Prozesse: 03_000_000
   Phasen: 02_000_000
   Meilensteine: 02_100_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektmatrix: 90_000_000
   Phase Initiierung: 02_200_210
   Phasenablauf: 99_120_120
   Grundsätze: 01_000_000
   Verantwortung: 99_990_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   Verträge und Vereinbarungen 07_720_000
   Warnsignale 06_660_000
   Kontrolle, Controlling 09_000_000
   Steuerung 32_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektskizze
   Projektentwurf
   Durchführung von Projekten
   Entscheidungen
   Projektplanung
   Projektvertrag
   Projektmanagementvertrag
   Beauftragung