Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

D. Allgemeines zu den Schrittfolgen für die Prüfungen, Kontrollen, Überprüfungen von Seite 2.

Projektbeschreibungen.

Die Schrittfolgen der Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen werden in der Regel bestimmt:

1. von der Anschaulichkeit,
2. von der vermittelten Reife für die Durchführung,
3. von der vermittelten inhaltlichen Logik,
4. von der Nachvollziehbarkeit der Gliederungen,
5. von den aufgezeigten Schwerpunkten,
6. von der Trägerschaft,
7. von den Ausgabenschwerpunkten,
8. von der Übersicht über die Steuerung des Projektfortschritts,
9. von der Einschätzung der Machbarkeit,
10. von den Kalkulationen und Kalkülen.

Die Logik der Schrittfolgen kann in der Regel auf die Schrittfolgen der jeweiligen Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen übertragen werden.

Ziele:

1. Offenlage der Hintermänner und Hinterfrauen - Träger des Projekts und des Projektmanagements.
2. Offenlage der Ziele und Schwerpunkte des Projekts und des Projektmanagements.
3. Offenlage der Vorstellungen, wie das Projekt realisiert wird (werden, darf, kann, muss).
4. Offenlage des Rahmens, der Bedingungen und Auflagen für das Projekt und das Projektmanagement.
5. Offenlage der Träger des Risikos des Projekts und des Projektmanagements.
6. Offenlage der Ausgriffe und Eingriffe durch das Projekt und das Projektmanagement.
7. Offenlage der Kalkulationen.
8. Offenlage der (vorgesehenen) Verwendung der Mittel.
9. Offenlage der Beteiligungen am Projekt und am Projektmanagement und der wesentlichen Leistungsträger.
10. Offenlage der Einschätzungen der Professionalität der planenden, verantwortlichen und entscheidenden Personen.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie, ob die jeweils genannten Personen und Organisationen in der Lage sind, die entsprechenden Aufträge zu erteilen.
2. Ermitteln Sie, ob die genannten Personen und Organisationen bereit sind, die für das Projekt erforderlichen Mittel in der erforderlichen Art und Weise bereitzustellen.
3. Ermitteln Sie, ob für das Projekt die erforderlichen Genehmigungen, Erlaubnisse, Zulassungen und formalen Grundlagen vorliegen.
4. Ermitteln Sie die Art und Weise der Verpflichtungen der Träger des Projekts und der Kosten.
5. Ermitteln Sie die Bonität der Träger.
6. Ermitteln Sie die Verträglichkeiten mit den laufenden betrieblichen Führungs-, Leistungs- und Regelprozessen.
7. Ermitteln Sie die Schwerpunkte der Schnittstellen.
8. Ermitteln Sie die Abhängigkeiten des Projekts und des Projektmanagements.
9. Ermitteln Sie die Anforderungen an die Leistungsfähigkeit der (voraussichtlichen) Leistungsträger des Projekts und des Projektmanagements.
10. Ermitteln Sie die (voraussichtlichen) Probleme und Schwierigkeiten des Projekts und des Projektmanagements und die Art und Weise, wie damit umgegangen wird (werden darf, kann, muss).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Die Prüfungen, Kontrollen und Nachprüfungen erfordern Sachverstand und eine sehr gute Kenntnis der beteiligten Personen und Organisationen. Die prüfenden Personen müssen befähigt sein, sich vorstellen zu können, ob und welche Chancen das Projekt voraussichtlich hat. Gegner, Kritiker und institutionalisierte und professionelle Bedenkenträger werden immer Gründe und Lücken in der Projektbeschreibung finden, ohne jedoch außer den eigenen Bedenken etwas Konstruktives zum Projekt oder zum Projektmanagement beitragen zu wollen (können, dürfen, müssen). Die oft berechtigten Bedenken dürfen nur dann die allfälligen Entscheidungen verzögern, wenn (weitere) Prüfungen, Kontrollen und Nachprüfungen eine verbesserte Datenlage erwarten lassen.

Die Entscheidungen sind immer unter hohen Unsicherheiten zu fällen, gleichgültig, ob das Projekt wie beschrieben akzeptiert, nochmals überarbeitet oder abgelehnt wird.

Manchmal werden verfeinerte Planungen verlangt oder zumindest erwartet, die erst dann sinnvoll und möglich sind, wenn die dazu benötigten Freigaben erfolgt sind.

Geben Sie den entscheidenden Personen niemals das Versprechen oder die Aussicht, dass sich ihre Entscheidungen als "richtig" erweisen werden, wenn sie Ihrem Vorschlag folgen. Belassen Sie die Verantwortung für die Entscheidung immer bei den entscheidenden Personen!

"Schönrechnungen" werden von sachkundigen, fachkundigen und verantwortlichen Personen in der Regel sofort erkannt. Die Folge sind in der Regel berechtigte Kritik, Misstrauen, Vorbehalte und Verwerfung des gesamten Projekts, gleichgültig, wie notwendig oder attraktiv es dargestellt wird (wurde) oder tatsächlich erweisen könnte. Die pauschale, kompromisslose Ablehnung ohne Nachbesserungsmöglichkeiten ist in solchen Fällen nach den Erfahrungen des Autors bisher immer die einzig richtige Entscheidung gewesen.

Bestehen hohe Unsicherheiten, empfehlen sich kleine Schritte bis zur nächsten Vorlage und Entscheidung darüber.

Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen des Managements der Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen. Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.

Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die (bisher) "Projektleiter" ist und für das Management der Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen der "Projektleiter" bleibt oder wird.

Themen Prüfung, Kontrolle, Überprüfung vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 36_036_000, 31_000_000
   Gesamtverantwortung: 00_000_000
   Einzelverantwortungen: 36_400_000
   Einzelthemen: 90_000_000
   Prozesse: 03_000_000
   Phasen: 02_000_000
   Meilensteine: 02_100_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektmatrix: 90_000_000
   Phase Initiierung: 02_200_210
   Phasenablauf: 99_120_120
   Grundsätze: 01_000_000
   Verantwortung: 99_990_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   Verträge und Vereinbarungen 07_720_000
   Warnsignale 06_660_000
   Kontrolle, Controlling 09_000_000
   Steuerung 32_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektskizze
   Projektentwurf
   Durchführung von Projekten
   Entscheidungen
   Projektplanung
   Projektvertrag
   Projektmanagementvertrag
   Beauftragung