Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

D. Allgemeines zu den Schrittfolgen für die Prüfungen, Kontrollen, Überprüfungen der Dokumente der Vorlagen.

Die Anleitungen beziehen sich auf die Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen der behandelten Vorlagen.

Die Reihenfolge entspricht einer Tischvorlage für die entscheidenden Personen, z.B. während einer Präsentation:

1. Seite 1: Zusammenfassung, Überblick,
2. Seite 2: Festlegungen des Projekts,
3. Seite 3: Organisation,
4. Seite 4: Rahmenbedingungen,
5. Seite 5: Ablauf, Entscheidungen und Unterschriften.

Die Schrittfolgen der Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen werden in der Regel vom aktuellen Anliegen und dem auszuführenden Prüfungsauftrag bestimmt.

Die Logik der Schrittfolgen kann in der Regel auf die Schrittfolgen der jeweiligen Vorlagen übertragen werden.

Ziele:

1. Dokumente und Dokumentationen, die ihrerseits Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen standhalten.
2. Sicherung der rechtzeitigen Klärungen aller für das Projekt und das Projektmanagement wesentlichen Punkte.
3. Ermöglichung, Einforderungen und Sicherung von Entscheidungen über alle wesentlichen Punkte des Projekts und des Projektmanagements.
4. Erreichung von Klarheit, Verbindlichkeit und Tragfähigkeit der Vereinbarungen.
5. Offene Einbeziehung und Mitverpflichtung aller wesentlichen Beteiligten.
6. Dokumentation der Einigungen.
7. Dokumentation der entscheidenden Annahmen, Zielsetzungen und Anliegen.
8. Schaffung von Rechtsverbindlichkeit.
9. Sicherung der wechselseitigen Rechte, Berechtigungen, Pflichten und Verpflichtungen.
10. Klarheit und Akzeptanz der Rollen, Funktionen, AKV Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen.

Trennen Sie die Vorlagen strikt nach den Verwendungen als:

1. Muster, Modelle,
2. Arbeitsvorlagen,
3. Entwürfe,
4. Entscheidungsvorlagen,
5. Vorlage für die Freigabe zu Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen,
6. verbindlich gewordene Dokumente, wie z.B. Anträge, Präsentationen, Verträge, Vereinbarungen,
7. Beschlüsse,
8. Setzungen, Satzungen, wie z.B. AGB Allgemeine Geschäftsbedingungen, Vollmachten, Aufträge,
9. Dokumentationen, Verwaltung von Versionen, Historie,
10. Archive, Nachweise, Beweise.

Anleitungen:

1. Laden Sie die Vorlagen herunter oder erstellen Sie ein eigenes Dokument, das den Gliederungen der Vorlagen entspricht.
2. Legen Sie die Verwendungszwecke der Vorlagen fest.
3. Stellen Sie einen Muster-Datensatz her.
4. Ermitteln und legen Sie die Inhalte für jede Gliederung der Vorlage fest.
5. Legen Sie für jede Gliederung fest, welche Unterlegungen und Nachweisungen zu erstellen und bereitzuhalten sind.
6. Legen Sie für jede Gliederung fest, wer die notwendigen Auskünfte und Nachweise bereitstellt (bereitstellen darf, kann, muss).
7. Legen Sie für jede Gliederung fest, was Sie als ausreichende Vereinbarung ansehen (gelten lassen) wollen, können, dürfen, müssen.
8. Legen Sie für jede Gliederung den Zeitpunkt fest, bis zu welchem die jeweilige Festlegung und Vereinbarung gilt (gelten darf, kann, muss).
9. Ermitteln Sie die ergänzenden notwendigen Regelungen, Vereinbarungen, Abmachungen und Auslegungen sowie die Grenzen der Freiräume.
10. Ermitteln, legen Sie fest und stellen Sie sicher, dass neben den Einzelvereinbarungen die Gesamtvereinbarung als Gesamtvertrag möglich, gesichert, durchgesetzt und eingehalten wird (werden kann, darf, muss).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Was häufig besprochen und diskutiert wird, scheint manchmal auch bereits "vereinbart" und "beschlossen" zu sein, insbesondere dann, wenn die Diskussionen erlahmen oder von anderen Aktualitäten überholt werden. Obwohl eine stillschweigende Einigung und Vereinbarung sehr häufig ist, sind schriftliche (!) verbindliche Vereinbarungen und Nachweise der Einigungen spätestens dann notwendig, wenn die Interessen unterschiedlich gewahrt werden können (dürfen, müssen) und wenn die Kosten zu bezahlen sind.

Trennen Sie immer strikt "Vorläufiges" von "Verbindlichem". Stellen Sie sicher, dass verbindliche Abmachungen nicht einseitig oder stillschweigend aufgeweicht werden (können, dürfen), ohne dass die Änderungen sie formell bestätigt werden.

Stellen Sie für jede Gliederung des Projekts eine eigene Vorlage zur Verfügung, wie z.B. für Teilprojekte, Arbeitspakete, Objekte, Gewerke, Teile, Dienstleistungen, größere Aufträge, Beiträge.

Die Vorlagen eignen sich auch für Leistungsvereinbarungen mit unternehmensinternen Partnern.

Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen des Managements der Dokumente. Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.

Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die (bisher) "Projektleiter" ist und für das Management der Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen "Projektleiter" bleibt oder wird.

Themen Prüfung, Kontrolle, Überprüfung vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 36_036_000, 31_000_000
   Gesamtverantwortung: 00_000_000
   Einzelverantwortungen: 36_400_000
   Einzelthemen: 90_000_000
   Prozesse: 03_000_000
   Phasen: 02_000_000
   Meilensteine: 02_100_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektmatrix: 90_000_000
   Phase Initiierung: 02_200_210
   Phasenablauf: 99_120_120
   Grundsätze: 01_000_000
   Verantwortung: 99_990_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   Verträge und Vereinbarungen 07_720_000
   Warnsignale 06_660_000
   Kontrolle, Controlling 09_000_000
   Steuerung 32_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektskizze
   Projektentwurf
   Durchführung von Projekten
   Entscheidungen
   Projektplanung
   Projektvertrag
   Projektmanagementvertrag
   Beauftragung