Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

D. Allgemeines zu den Schrittfolgen für die Prüfungen, Kontrollen, Überprüfungen von Dokumenten.

Die Schrittfolge wird in der Regel bestimmt:

1. von der Herkunft der Dokumente,
2. von der Gliederung der Dokumente,
3. vom Umfang der Dokumente,
4. vom (vermutlichen) Inhalt der Dokumente,
5. von der Verwendbarkeit der Dokumente,
6. von der Verbindlichkeit der Dokumente,
7. von Zustand der Dokumente,
8. von der Verantwortung für die Dokumente,
9. von der Aktualität der Dokumente,
10. von der Bedeutung der Dokumente.

Es geht um Fakten, Fakten, Fakten.

Es geht in Projekten und im Projektmanagement in der Regel um haltbare Fakten, auf welchen die Planungen, Entscheidungen, Handlungen und Verhaltensweisen beruhen.

Das Management der Dokumente wird in der Regel mit den Fachfunktionen, Sachgebieten, Organisationseinheiten oder einzelne Personen geteilt.

Die Logik der Schrittfolgen kann in der Regel auf die Schrittfolgen der jeweiligen Dokumente und Dokumentationen übertragen werden.

Die Schrittfolge wird im Alltag häufig bestimmt:

1. vom "Bauchgefühl",
2. von der vorherrschenden Emotionslage (Vorsicht, Bedenken, Widerwillen, Begeisterung),
3. vom Willen, von den Absichten und Überzeugungen,
4. von Assoziationen,
5. von Erinnerungen,
6. von Vergleichen, Gleichnissen, Ähnlichkeiten,
7. von Gedankenblitzen und Blitzgedanken,
8. von der Intuition,
9. von (bevorzugten) Bewertungskriterien,
10. von aktuellen Problemstellungen und Schwierigkeiten.

Es geht um das zu-Ende-Denken des Gegebenen, Anliegenden, zu Entscheidenden, zu Machenden und der Alternativen.

Ziele:

1. Ermittlung der Authentizität der Dokumente.
2. Erkennung von Originalen und Kopien.
3. Erkennung und Abwehr von Fälschungen.
4. Erkennung und Beachtung der Aussagefähigkeit von Dokumenten.
5. Festlegung, Sicherung, Erkennung und Beachtung der Vertraulichkeit der Dokumente.
6. Schutz der Dokumente vor dem zufälligen oder absichtlichen Untergang.
7. Sicherung der Archivierung von Dokumenten.
8. Sicherung der Befugnisse für den Umgang mit Dokumenten.
9. Sicherung der Bereitstellung der Dokumente und der Zugänge dazu.
10. Sicherung der Verwendung der gleichen Dokumente durch alle, die an der gleichen Sache arbeiten (dürfen, können, wollen, müssen).

Wichtige Dokumente in Projekten und im Projektmanagement sind z.B. Dokumente für und über:

1. Crashtests,
2. Proben, Verprobungen,
3. Funktionstests,
4. Generalproben,
5. Formale Abnahmen von formalen Prüfungen, ("Abi", "Meisterprüfung"),
6. Wettbewerbe,
7. Prototypen,
8. Simulationen,
9. Messungen,
10. Normenkontrollen.

Anleitungen:

1. Ermitteln und legen Sie fest, was Sie als Inhalt der Dokumente erwarten.
2. Ermitteln und legen Sie fest, welche Form die Dokumente aufweisen (müssen), um die erwarteten Inhalte enthalten zu können (dürfen, müssen).
3. Ermitteln Sie, was in den Dokumenten in den Vordergrund gestellt wird.
4. Ermitteln Sie, was in den Dokumenten "fehlt", wozu z.B. keine Aussagen gemacht werden (können, dürfen, müssen).
5. Ermitteln Sie den Ursprung und die Veranlassung der Dokumente.
6. Ermitteln und beachten Sie den Zweck der Dokumente.
7. Ermitteln und beachten Sie die Gültigkeit der Dokumente.
8. Ermitteln Sie und beachten Sie die Rechtmäßigkeit der Dokumente.
9. Ermitteln und beachten Sie den Stand der Inhalte der Dokumente und Ihr Wissen um die notwendigen Aktualisierungen.
10. Ermitteln Sie überholte Dokumente und die Art und Weise der Erhaltung in Dokumentationen und Archiven.

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Umfangreiche Dokumente werden in der Regel nur von jenen Personen gelesen, die sie erstellt haben. Bei sehr umfangreichen Dokumenten begrenzen sich die Leser auf jene Teile, die sie selbst erstellt haben oder von welchen sie selbst betroffen sind.

Mitunter müssen (wollen, dürfen, können) nur die prüfenden Personen die Dokumente vollständig lesen.

Dokumente in Projekten und im Projektmanagement sind keine Unterhaltungsliteratur.

Digitalisierte Dokumente werden meistens nur "quergelesen" oder nur selektiv, je nachdem, was die Suchbegriffe zur Auswahl anbieten.

Grafiken sind Illustrationen, aber keine Dokumentationen. Fotografien halten Momente fest, zu welchen in anderen Bezügen etwas ausgesagt wird.

Bewegte Bilder und Filme machen leichter anschaulich, was dokumentiert werden soll (darf, kann, muss).

Dokumente, die den eigenen Gewohnheiten bezüglich Form, Gliederung und Inhalten entsprechen werden leichter verstanden, prüfbar und aktuell gehalten.

Die Regelungen des Umgangs mit Dokumenten ist eine der Kernaufgaben des Projektmanagements.

Werden die Dokumente von so genannten "Stäben" bearbeitet und verwaltet, entsteht rasch ein "Hoheitswissen", das in vielfacher Art und Weise genutzt wird (werden kann, darf, muss), um auf das Projekt und das Projektmanagement Einfluss zu nehmen.

Fehlende Dokumente, falsche Dokumente oder unvollständige Inhalte der Dokumente führen in der Regel dazu, dann die fehlenden Informationen durch eigene Annahmen ersetzt werden, zumindest vorläufig, bis "bessere" Daten vorliegen. Die Fakten, die geschaffen wurden, sind jedoch endgültige, keine vorläufigen.

Die bisherige Projektleitung hat sicherzustellen, dass die Dokumente auch "von unabhängigen Stellen" geprüft, kontrolliert und überprüft werden (können, dürfen, müssen)..

Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen des Managements der Prüfung, Kontrolle und Überprüfung von Dokumenten Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.

Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die (bisher) "Projektleiter" ist und für das Management der Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen "Projektleiter" bleibt oder wird.

Themen Prüfung, Kontrolle, Überprüfung vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 36_036_000, 31_000_000
   Gesamtverantwortung: 00_000_000
   Einzelverantwortungen: 36_400_000
   Einzelthemen: 90_000_000
   Prozesse: 03_000_000
   Phasen: 02_000_000
   Meilensteine: 02_100_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektmatrix: 90_000_000
   Phase Initiierung: 02_200_210
   Phasenablauf: 99_120_120
   Grundsätze: 01_000_000
   Verantwortung: 99_990_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   Verträge und Vereinbarungen 07_720_000
   Warnsignale 06_660_000
   Kontrolle, Controlling 09_000_000
   Steuerung 32_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektskizze
   Projektentwurf
   Durchführung von Projekten
   Entscheidungen
   Projektplanung
   Projektvertrag
   Projektmanagementvertrag
   Beauftragung