Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

D. Allgemeines zu den Schrittfolgen für die Prüfungen, Kontrollen, Überprüfungen von Seite 4.

Verortungen des Projekts, Verankerungen des Projektmanagements.

Die Schrittfolgen der Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen werden in der Regel bestimmt:

1. von der Nähe und Distanz zum Projekt und zum Projektmanagement.
2. von den eigenen Interessen,
3. von den Rechenschaftspflichten,
4. von den Rechten und Pflichten zur Mitwirkung, Mitgestaltung,
5. von den Möglichkeiten und Folgen der Mitverantwortung,
6. von den Chancen und Risiken für die eigenen Absichten, Ziele und Anliegen,
7. von der Sorge um die Wahrung des eigenen Macht-, Einfluss- und Zuständigkeitsbereiches,
8. vom Vertrauen,
9. vom Zutrauen,
10. vom Erfahrungshintergrund der Personen.

Die Schrittfolgen betreffen das Management der Projektorganisation, welches notwendig ist, wenn das Projektmanagement seine Aufgaben für das Projekt erfüllen will, kann, darf oder muss.

Die Logik der Schrittfolgen kann in der Regel auf die Schrittfolgen der jeweiligen Prüfungen, Kontrollen, Überprüfungen übertragen werden.

Ziele:

1. Offenlage des Umfeldes des Projekts und des Projektmanagements.
2. Offenlage der Art und Weise der Einbindungen des Projekts und des Projektmanagements.
3. Offenlage der Anleitungen des Projekts und des Projektmanagements vom Umfeld.
4. Offenlage der Schnittstellung, Übergänge und Durchgänge.
5. Offenlage des Status der handelnden und entscheidenden Personen für die Durchführung des Projekts.
6. Offenlage der Rechtfertigungen von Einflussnahmen und Einwirkungen durch das Projekt und das Projektmanagement.
7. Offenlage der formalen Ausstattungen mit Rechten und Vollmachten der für das Projekt und das Projektmanagement handelnden und entscheidenden Personen.
8. Offenlage der Sicherung der Durchsetzung des Projekts und des Projektmanagements.
9. Offenlage der Orientierungen und des Spurhaltens im Projekt und im Projektmanagement.
10. Offenlage der Erfolgsgrößen für das Projekt und das Projektmanagement zur Rechenschaft für den Mitteleinsatz.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie, welche Regeln und Spielregeln für das Projekt und das Projektmanagement gelten (dürfen, können, müssen).
2. Ermitteln Sie die Abhängigkeiten vom Projekt und vom Projektmanagement.
3. Ermitteln Sie die notwendigen (eigenen) Beiträge zum Projekt und zum Projektmanagement.
4. Ermitteln Sie die Art und Weise der (voraussichtlichen) Einflussnahme durch das Projekt und das Projektmanagement.
5. Ermitteln Sie den Neuigkeitswert des Projekts.
6. Ermitteln Sie die Art und Weise, wie die Projektorganisation mit der restlichen Organisation der beteiligten Organisationen verträglich ist.
7. Ermitteln Sie die voraussichtlichen oder bereits bestehenden Konflikte der Projektorganisation mit den Strukturen, Zielen, Zuständigkeiten und Prozessen der Strukturen des Umfeldes.
8. Ermitteln Sie die bereits bestehenden oder zu erwartenden Engpässe und Rivalitäten beim Zugriff auf die personellen und technischen Ressourcen.
9. Ermitteln Sie die Art und Weise der Bereitstellung und Sicherung der erforderlichen Kapazitäten.
10. Ermitteln und benennen Sie die ausgelassenen, "vergessenen", umgangenen oder nicht berücksichtigten Personen und Organisationen, die zum Projekt beitragen (wollen, können, dürfen, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

In der Projektorganisation werden häufig die Verantwortungen "vergessen", welche durch die eh vorhandenen Strukturen auch im Projekt und im Projektmanagement unverändert bleiben (sollen, dürfen, können, müssen). Häufig handelt es sich um Stabsfunktionen oder Fachfunktionen. Werden sie in der Projektorganisation nicht berücksichtigt, fühlen sie sich auch nicht zuständig und verantwortlich, selbst dann nicht, wenn offensichtlich wird, dass ihre Hilfe und Expertise erforderlich ist. Sie haben einfach keine Legitimation, keinen Anlass oder manchmal auch keine Lust, sich "um Dinge zu kümmern, die ihnen nicht ausdrücklich übertragen wurden".

Die Vollmachten sind in der Regel Berechtigungen, die angemessenen Forderungen zu stellen und deren Erfüllung einzufordern. In Projekten und im Projektmanagement sind jedoch meistens mit den Vollmachten keine Sanktionsgewalten verbunden.

Die Projektorganisation zeigt auf, von welchen Seiten der Projektleiter "Druck" erhält - und mit etwas Glück auch die eigentlich erforderlichen Unterstützungen.

Das Verzeichnis enthält die Hauptthemen des Managements der Projektorganisation. Je nach Spezialität des Projekts können zusätzliche Schritte erforderlich sein.

Die Schritte wiederholen sich in Projekten umso öfter, je größer das Projekt ist. Die Schritte sind identisch für Teilprojekte, größere Arbeitspakete, Aufträge und Aufgaben.

Teilnehmerkreis:

Alle Schritte sollten unter der Federführung von einer einzigen Person erfolgen, die (bisher) "Projektleiter" ist und für das Management der Prüfungen, Kontrollen und Überprüfungen "Projektleiter" bleibt oder wird.

Themen Prüfung, Kontrolle, Überprüfung vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen dieses Arbeitsschrittes: 36_036_000, 31_000_000
   Gesamtverantwortung: 00_000_000
   Einzelverantwortungen: 36_400_000
   Einzelthemen: 90_000_000
   Prozesse: 03_000_000
   Phasen: 02_000_000
   Meilensteine: 02_100_000
   
   
2. Verwandte Themen: (Die genannte Kennung entspricht der ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektmatrix: 90_000_000
   Phase Initiierung: 02_200_210
   Phasenablauf: 99_120_120
   Grundsätze: 01_000_000
   Verantwortung: 99_990_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Projektantrag und Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Rahmenheft: 07_720_000
   Lastenheft: 07_730_000
   Pflichtenheft: 07_740_000
   endgültige Leistungsbeschreibungen: 07_750_000
   Verträge und Vereinbarungen 07_720_000
   Warnsignale 06_660_000
   Kontrolle, Controlling 09_000_000
   Steuerung 32_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektskizze
   Projektentwurf
   Durchführung von Projekten
   Entscheidungen
   Projektplanung
   Projektvertrag
   Projektmanagementvertrag
   Beauftragung