Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 5: Die Machbarkeit planen.

24. Kalkulation der Maßnahmen
- Grobkalkulation -.

Ziele:

1. Übersicht über die Kosten der vorgesehenen Maßnahmen.
2. Übersicht über die Schwerpunkte der Kostenarten, Kostenstellen, Kostentreiber.
3. Übersicht über die vermutliche Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen in Bezug auf die Projektziele.
4. Übersicht über den voraussichtlichen Finanzierungsbedarf; bzw.
5. Übersicht über die voraussichtliche Verwendung von Budgetmittel für das Projekt.

Anleitung:

Schätzen Sie die Kosten für jede(!) Maßnahme, die sie in den vorangegangenen Schritten vorgesehen haben.

Legen Sie jetzt die Maßnahmen zur Erreichung eines jeden Teilzieles fest. Beginnen Sie mit dem ersten Teilziel.

1. Grobe Schätzungen:
   Runde Beträge, alle aufgerundet auf z.B.
    -   (Aufwand vernachlässigbar, z.B. weil unter 1')
   1'   (1.000),
   1''  (1.000.000),
   1''' (1.000.000.000)
   
2. Notieren Sie die Begründungen / Berechnungsgrundlagen / Annahmen für Ihre Schätzungen.
   
3. Für Maßnahmen, für welche jegliche Erfahrungen fehlen, unterlegen Sie Ihre Schätzungen mit Angebotsbeispielen: Es genügen kurze (telefonische) Anfragen bei Anbietern, um zu überprüfen, ob die nach 2. angenommenen Preise plausibel sind.
   
4. Schätzen die auch die folgenden Kosten und gliedern Sie die Grobkalkulation in:
   
   1. Investitionskosten (Anschaffungen aller Art, gleichgültig der Art und Weise der Finanzierung)
   2. Ausstattungen (Maschinen, Ausstattungen, gleichgültig der Art und Weise der Finanzierung)
   3. Lizenzen (Patente, Nutzungsgebühren, Überlassungsgebühren)
   4. Personalkosten (nur Fremdkosten, keine kalkulatorischen Eigenkosten)
      1. Löhne, Gehälter, Lohnnebenkosten
      2. Vergütungen an Personalüberlasser
      3. Vergütungen für ausgelagerte Dienstleistungen und Beiträge
   5. Sachkosten
      1. Administratives
      2. Kommunikationskosten
   6. Abschreibungen
   7. Finanzierungskosten
   8. Beschaffungskosten
      1. Provisionen
      2. Abschläge / Disagio / Vermittlungskosten, Gebühren, Genehmigungen
         
5. Nummerieren Sie alle Maßnahmen; z.B. 1.1. für die 1. Maßnahme für das 1. Teilziel, usf.
   
6. Übertragen Sie die Maßnahmen, die Berechnungsgrundlagen und die Kostenstrukturen in ein bewährtes Tabellenprogramm oder in eine Software zur Projektmanagementunterstützung, um die fortlaufenden Aktualisierungen zu erleichtern.
   
7. Unterlegen Sie Ihre Schätzungen durch verbindliche Kalkulationen, wenn dies vom Auftraggeber verlangt wird.
   
8. Unterlegen Sie Ihre Schätzungen und Kalkulation mit Nachweisen von entsprechenden Verträgen und Vereinbarungen, wenn dies vom Auftraggeber verlangt wird.

Mahnungen, Tipps für den 1. Schritt:

Beginnen Sie niemals mit dem zweiten oder einem folgenden Schritt, bevor nicht der erste vollständig für alle(!) Maßnahmen erledigt ist.

Schätzen Sie nach bestem Wissen und Gewissen. Schätzen Sie großzügig! Es geht um Plausibilität der Kosten. Genauigkeit der geschätzten Beträge ist weder möglich noch nötig.

Wenn Sie die Mengen und Einzelkosten in etwa kennen (grobe Schätzungen genügen), ergeben sich die Beträge aus der Multiplikation der angenommenen Mengen mit den angenommenen Preisen.

Wenn Sie weder Mengen noch Einzelkosten kennen noch sonst wissen (können), was die Maßnahme kosten könne, setzen Sie einfach einen Betrag ein, der nach Ihrer Meinung ausreichend sein sollte, um die Maßnahme vernünftig durchzuführen.

Wenn die Bandbreite des möglichen Aufwandes sehr hoch ist, schätzen Sie einen Betrag, der in Bezug auf das Projekt und die Projektziele angemessen erscheint.

Schätzen Sie zügig. Unterbinden Sie jegliche Klein-Klein-Diskussion und unterbinden Sie insbesondere jegliche Diskussionen über die Frage, ob der geschätzte Aufwand für eine Maßnahme nicht auch reduziert werden könne. (Die Fragen der Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen und die Feinkalkulationen erfolgen an einer späteren Stelle. Wird die Diskussion zugelassen, finden sich die Kalkulierenden rasch in einer Situation wieder, in welcher sie über den "Preis eines Brötchens im Geschäft A und im Geschäft B und ob unter besonderer Berücksichtigung der Anfahrtswege drei Brötchen im Geschäft A billiger sind als im Geschäft B" streiten. Das ist an dieser Stelle nur eine sinnlose Zeitverschwendung ohne jeglichen Nutzen.

Teilnehmerkreis:

An der Grobkalkulation der Maßnahmen sollten mitwirken:

1. Personen, die auch bisher am Projektentwurf mitgearbeitet haben und sich als besonders kompetent, interessiert an den Projektzielen und bereit erwiesen haben, sich für das Projekt zu engagieren,
2. Personen, die über ein Wissen über die Kultur des Unternehmens, die geschriebenen und ungeschriebenen Gesetze, die Regeln und Abläufe, Verhaltensmuster von Personen und Organisationseinheiten verfügen.
3. Experten des jeweiligen Fachgebietes.
   
4. bei den Schritten 4 ff sollten unbedingt Personen hinzugezogen werden, die im Unternehmen üblicherweise mit verbindlichen Kalkulationen beauftragt werden.

Thema Kalkulation der Maßnahmenplanung vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 06_620_000
   
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Checklisten: 06_630_000
   Formblätter: 06_640_000
   Planungshilfen: 06_650_000
   Controlling: 09_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektkalkulation