Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 5: Die Machbarkeit planen.

26. Projektmittel planen und festlegen.

Ziele:

1. Übersicht über die Beiträge und Beitragenden zum Projekt.
2. Übersicht über die aktiv Mitbeteiligten und Betroffenen.
3. Übersicht über die Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger.
4. Übersicht über den Liquiditätsbedarf.
5. Übersicht über den Finanzierungsbedarf.
6. Übersicht über die notwendigen Vereinbarungen, Verträge und grundsätzlichen Regelungen mit den Leistungsträgern für das Projekt.
7. Übersicht über die voraussichtlich notwendigen Leistungsvereinbarungen, Beschaffungen, Verträge und deren grundsätzlichen Inhalte.

Anleitung:

Verwenden Sie ein geeignetes Planungstool bzw. legen Sie mit einem Tabellenprogramm spätestens jetzt ein Planungs- und Kalkulationsdokument an.

1. Legen Sie in dem Planungs- und Kalkulationstool zumindest folgende Strukturen an:
   
   1. Gesamtprojekt
      1. Teilprojekte
         1. Arbeitspakete
            1. Maßnahmen
               
   2. Gesamt Projekt
      1. Projektphasen
         1. Teilprojekte
            1. Objekte
               1. Arbeitspakete
                  1. Maßnahmen
                     
   3. Gesamt Projekt
      1. Objekte
         1. Teilprojekte
            1. Gewerke
               1. Arbeitspakete
                  1. Maßnahmen
   4. Gesamt Projekt
      1. Gewerke
         1. Teilprojekte
            1. Arbeitspakete
               1. Maßnahmen
   5. Projektziele
      1. Teilziele
      2. Hilfsziele
      3. Nebenziele
         
   6. Projektmanagement
      1. Maßnahmen
         
2. Legen Sie für jeden Titel fest:
   
   1. die benötigten Kapazitäten von betriebsinternen Personen,
   2. die benötigten Fremdmittel für Anschaffungen, Personal, zugekaufte Kapazitäten, Betriebsmittel, Verbrauchsmittel, Services, Administration,..

Methodik:

Die Planung ist iterativ.

1. Durchgang:
   Zügige Schätzungen – ohne Diskussionen bzw.
   Übertragungen der in der Kalkulation der Maßnahmen und der Kapazitätsplanung ermittelten Werte.
   
   1. bis x. Durchgang:
      zunehmende Präzisierungen, bis eine Entscheidungsreife hergestellt ist.
      
      1. letzter Durchgang: Verwenden Sie Codierungen für die betroffenen Bereiche, Gliedern Sie jetzt das Projektziel in Teilziele.

 Die Planung kann

1. induktiv sein,
   d.h. Sie ermitteln die Projektmittel für jeden Titel und zählen am Schluss zusammen.
   
2. deduktiv sein,
   d.h. Sie legen die Projektmittel für das Gesamt Projekt fest und „verteilen“ sie auf die einzelnen Titel.

Mahnungen, Tipps:

Das ausgewählte und eingesetzte Planungswerkzeug sollte möglichst dasselbe für alle voraussichtlichen Projektbeteiligten sein. Zumindest ist darauf zu achten, dass die Tabellen und Dokumente voraussichtlich kompatibel sind.

Sind im Unternehmen bereits Vorlagen für die Gliederungen vorhanden, sollten diese unbedingt genutzt werden. Die darin enthaltenen Bezeichnungen, Gliederungen, Formeln und Prozeduren sind den (künftigen) Projektbeteiligten oft bekannt und erleichtern damit Verständnis, Verstehen und Verständigung.

Bei größeren Projekten sollte zu dieser Arbeit bereits jene Personen mit eingebunden werden, die für die (spätere) Projektmanagementunterstützung und/oder das Projektoffice vorgesehen sind.

Teilnehmerkreis:

1. Projektleiter (vorläufiger),
2. Mitarbeitende in der Projektmanagementunterstützung (PMU) oder im Projektoffice.

Thema Projektmittel vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 7208_200_000
   
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektphasen: 02_200_000
   Arbeitspakete: 03_300_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Projektcontrolling: 09_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektmittel,
   Projektplanung