Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 5: Die Machbarkeit planen.

25. Kapazitätsplanung.

Ziele:

1. Übersicht über die Personalkapazitäten, die voraussichtlich für das Projekt gebunden werden.
2. Übersicht über die sonstigen Kapazitäten (Betriebsmittel, Maschinen, Gebäude, Einrichtungen), die voraussichtlich für das Projekt zu bestimmten Schwerpunkten / Zeiten gebunden werden.
   Früherkennung von notwendigem Entscheidungs-, Planungs-, Regelungs- und Steuerungsbedarf, um die benötigten Kapazitäten für das Projekt zu reservieren oder zu beschaffen.

Anleitung:

Schätzen Sie die Personalkapazitäten für jede(!) Maßnahme, die sie in den vorangegangenen Schritten vorgesehen haben.

Legen Sie die Personalkapazitäten zur Erreichung eines jeden Teilzieles fest. Beginnen Sie mit dem ersten Teilziel.

1. Grobe Schätzungen:
   Runde Beträge, alle aufgerundet auf z.B.
    -   (die Maßnahme erfordert keinerlei Personalwand)
   1 PS = 1 "Personen-)Stunde", früher: MS Mann-"(Menschen-, Mitarbeitenden-)Stunde,
   1 PT = 1 "Personen-)Tag",  früher: MT Mann-"(Menschen-, Mitarbeitenden-)Tag (=6 MS),
   1 PW = 1 "Personen-)Woche", früher: MW "Mann"(Menschen-, Mitarbeitenden-)Woche (= 4 MT),
   1 PM = 1 "Personen-)Monat", früher MM ="Mann-."(Menschen-, Mitarbeitenden-)Monat (= 15 MT oder 3 MW),
   1 PJ = 1 "Personen-)Jahr, früher: MJ "Mann-"(Menschen-, Mitarbeitenden-)Jahr (= 10 MM oder 40 MW oder 150 MT
   
2. Notieren Sie die Begründungen / Berechnungsgrundlagen / Annahmen für Ihre Schätzungen..
   
3. Für Maßnahmen, für welche jegliche Erfahrungen fehlen, unterlegen Sie Ihre Schätzungen mit Angebotsbeispielen: Es genügen kurze (telefonische) Anfragen bei den Fachbereichen / Experten, um zu überprüfen, ob die nach 2. angenommenen Kapazitäten plausibel sind.
   
4. Schätzen die auch die folgenden Kosten, wenn die Kapazitäten nicht zur Verfügung stehen (können oder sollen):
   
   1. Investitionskosten (Anschaffungen aller Art, gleichgültig der Art und Weise der Finanzierung)
   2. Ausstattungen (Maschinen, Ausstattungen, gleichgültig der Art und Weise der Finanzierung)
   3. Lizenzen (Patente, Nutzungsgebühren, Überlassungsgebühren)
   4. Personalkosten (nur Fremdkosten, keine kalkulatorischen Eigenkosten)
      1. Löhne, Gehälter, Lohnnebenkosten
      2. Vergütungen an Personalüberlasser
      3. Vergütungen für ausgelagerte Dienstleistungen und Beiträge
   5. Sachkosten
      1. Administratives
      2. Kommunikationskosten
   6. Abschreibungen
   7. Finanzierungskosten
   8. Beschaffungskosten
      1. Provisionen
      2. Abschläge / Disagio / Vermittlungskosten, Gebühren, Genehmigungen
         
5. Optional: Werden die Leistungen interner Bereiche für andere interne Bereiche unternehmensintern berechnet, sind die Kosten hierfür nach den internen Verrechnungssätzen zu kalkulieren.
   
6. Übertragen Sie die Kapazitäten, die voraussichtlich bereitstellenden Fachbereiche, Berechnungsgrundlagen und die Kostenstrukturen in ein bewährtes Tabellenprogramm oder in eine Software zur Projektmanagementunterstützung, um die fortlaufenden Aktualisierungen zu erleichtern.
   
7. Übernehmen Sie gegebenenfalls die ermittelten Kosten in die Kalkulation der Maßnahmen
   
8. Unterlegen Sie Ihre Schätzungen durch verbindliche Kalkulationen, wenn dies vom Auftraggeber verlangt wird.
   
9. Unterlegen Sie Ihre Schätzungen und Kalkulation mit Nachweisen von entsprechenden Verträgen und Vereinbarungen, wenn dies vom Auftraggeber verlangt wird.

Mahnungen, Tipps:

Stehen die internen Kapazitäten nicht zur Verfügung und müssen deshalb "zugekauft" werden, erhöhen sich in der Regel die Kosten für die Maßnahmen um folgende Kosten:

1. Auswahl, Verpflichtung, Qualifizierung, Einweisung und Anleitung des externen Personals,
2. Ausstattungskosten,
3. Kosten für Datenschutz und Datensicherheit,
4. Abrechnungskosten.

Die Kosten der Maßnahmen sind in den betreffenden Fällen zu korrigieren: Kalkulation der Maßnahmen.

Zeigen Sie unbedingt auch die "kleine" Kapazitätsbedarfe auf. Viele kleine Kapazitätsbindungen addieren sich rasch zu einem Kapazitätsbedarf, der in vielen Fällen nicht ohne Weiteres in die betrieblichen Routinen eingebunden bzw. von den Kapazitäten für betriebliche Regelabläufe abgezweigt werden kann.

Teilnehmerkreis:

An der Grobschätzung des Kapazitätsbedarfes sollten mitwirken:

1. Personen, die auch bisher am Projektentwurf mitgearbeitet haben und sich als besonders kompetent, interessiert an den Projektzielen und bereit erwiesen haben, sich für das Projekt zu engagieren,
2. Personen, die über ein Wissen über die Kultur des Unternehmens, die geschriebenen und ungeschriebenen Gesetze, die Regeln und Abläufe, Verhaltensmuster von Personen und Organisationseinheiten verfügen.
3. Experten des jeweiligen Fachgebietes, die aufgrund ihrer Erfahrungen den Kapazitätsbedarf sowie die Verfügbarkeit der Kapazitäten zu den voraussichtlich benötigten Zeitpunkten bzw. Zeiten einschätzen können.

Thema Kapazitätsplanung vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 06_620_000
   
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Kapazitätsplanung: 04_400_140
   Ressourcenplanung: 04_400_170 
   Checklisten: 06_630_000
   Formblätter: 06_640_000
   Planungshilfen: 06_650_000
   Controlling: 09_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Kapazitätsplanung,