Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 7: Die Projektorganisation planen.

34. Projektorganisation planen.

Ziele:

1. Sicherstellung der Entscheidungen über das Projekt generell.
2. Sicherstellung der Entscheidungen im laufenden Projekt.
3. Sicherstellung der Entscheidungen über die Schnittstellen zwischen Projekt und der restlichen Organisation.
4. Sicherstellung der Durchsetzung der Entscheidungen.
5. Sicherstellung der Erhaltung bzw. Wiederherstellung der Entscheidungsfähigkeit bei Konflikten, Krisen oder personellen Veränderungen.
6. Sicherstellung der Entscheidungen über die jeweilige Fortführung oder die Beendigung des Projekts.
7. Sicherstellung der Kontrolle über das Projekt.
8. Sicherstellung der Verantwortung für das Geschehen im Projekt.
9. Sicherstellung der Verantwortung für den Umgang mit den Projektergebnissen.
10. Sicherstellung des Rahmens für eine ungestörte Projektarbeit.

Anleitung:

1. Sehen Sie sich das Organigramm und die formale Organisation Ihres Unternehmens / Ihrer Organisation genau an und ermitteln Sie die Person, die alle Konsequenzen des Projekts tragen bzw. verantworten muss, wenn das Projekt gut geht UND wenn es schief läuft oder abgebrochen werden muss.
   
   Diese Person ist der Unternehmer des Projekts.
   
2. Ermitteln Sie die Person, welche über die Macht (Zuständigkeit, Möglichkeit) verfügt, allen durch das Projekt beteiligten Personen Weisungen zu erteilen.
   Machen Sie diese Person möglichst zum Projektauftraggeber.
   
   Diese Person ist der Auftraggeber des Projekts.
   
3. Ermitteln Sie alle Personen und Organisationen, welche
   1. das Projektgeschehen und insbesondere die späteren Projektergebnisse GEGEN sich gelten lassen müssen oder
   2. verpflichtet werden (könnten), die späteren Ergebnisse auch umzusetzen oder
   3. wesentliche Beiträge zum Projekt bzw. Projektmanagement erbringen müssen.
      
4. Stellen Sie aus diesen Personen bzw. den Schlüsselpersonen der betroffenen Organisationen den Projektausschuss / Lenkungsausschuss zusammen.
   
5. Ermitteln Sie die anderen Personen und Organisationen, die für das Projekt eine Bedeutung haben oder haben wollen oder haben sollen.
   
   Stellen Sie aus diesen Personen einen Projektsponsorenkreis zusammen.
   
6. Ermitteln Sie, welche Art von Projektmanagement notwendig und ausreichend ist.(Vollzeit, Teilzeit, stundenweise, en passant, Matrix-Projektmanagement, Einfluss-Projektmanagement)
   
7. Ermitteln Sie, auf welche Schlüsselkompetenzen es für ein erfolgreiches Projektmanagement ankommt.
   
   Sichern Sie sich jene Personen, die am ehesten zu versprechen scheinen, dass sie unter den gegebenen Umständen mit den betroffenen und beteiligten Personen die Projektziele bzw. erwarteten Projektergebnisse erreichen wird.
   
8. Ermitteln Sie die Personen, die auf jeden Fall im Projekt vorkommen wollen, obwohl sie nichts zum Projekt, zum Projektmanagement oder zu den Projektergebnissen beitragen können (oder wollen).
   
   Diese Personen sind aus der Projektorganisation herauszuhalten.

Präzisieren Sie gegebenenfalls die Aussagen durch Unterlagen, Belege, Nachweise.

Mahnungen, Tipps:

Hängen Sie ein Projekt in der Hierarchie des Unternehmens nicht höher auf als nötig.

Gehen Sie niemals davon aus, dass ein Projekt, wenn es denn nur attraktiv genug ist, "von denen da oben" auch genehmigt werden muss. Die Entscheidungen über Projekte ist in der Regel ein Direktionsweisungsrecht und eine Hauptverantwortung der Unternehmer, Führungskräfte und Vorgesetzten. Wenn diese das Projekt nicht befürworten, tragen sie auch die Folgen und Risiken der Ablehnung bzw. Verschleppung des Projekts.

Wird eine notwendige generelle Zustimmung zu einem Projekt nicht rechtzeitig eingeholt, sind folgende Verhaltensmuster "der Oberen" wahrscheinlich:

1. Sie verstecken sich und tun so, als ob sie vom Projekt nichts wüssten. Geht das Projekt gut, vereinnahmen sie den Erfolg. Geht das Projekt schief, lasten sie dies dem Projektleiter oder den Unterstellten an.
2. Sie verhalten sich bürokratisch.
3. Sie schlagen hierarchisch zu (beenden ohne Vorankündigung das Projekt oder verweigern weitere Projektmittel), wenn ihnen Entwicklungen oder Verlauf oder voraussichtliche Ergebnisse des Projekts nicht (mehr) in den Kram passen.

Teilnehmerkreis:

1. Personen mit bester Kenntnis der Organisation und der Führungskräfte sowie der strategischen oder wichtigsten Ziele des Unternehmens bzw. der Organisation.
2. Personen, die einen Projekterfolg auf jeden Fall wünschen und sicherstellen wollen.
   (Der Kreis der Planenden sollte so klein wie möglich sein.)

Thema Projektorganisation planen vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 36_036_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Hierarchie im Unternehmen
   
   Grundsätze des Projektmanagements: 24_000_000
   Kultur und Struktur im Projektmanagement: 01_000_000
   Projektstruktur: 30_000_000
   Feldkompetenz, Kompetenzen, Eignungen: 34_000_000
   Risikoträger: 36_200_000
   Verantwortung für das operative Projektmanagement: 36_400_000
   Entscheidungen über die Aufträge: 03_310_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Auftrag, Ziele, Inhalte: 03_310_000
   Projektantrag, Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Schnittstellen: 03_330_000
   Risikoträger: 36_200_000
   Projektorganisation: 31_000_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Projektleitung: 40_000_000
   Führung im Projekt: 41_000_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Partner: 70_000_000
   Ressourcen: 08_200_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Entscheidungen im Projektverlauf: 03_350_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Freigaben: 05_500_640
   Beauftragung:04_400_220
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Verhalten: 50_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektorganisation