Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 7: Die Projektorganisation planen.

36. Projektausschuss festlegen.

Ziele:

1. Verankerung des Projekt bei jenen Personen, die auf den Projekterfolg einen maßgeblichen Einfluss nehmen können.
2. Verankerung des Projekts bei jenen Personen, die die Projektergebnisse annehmen und im eigenen Verantwortungsbereich einsetzen wollen, können oder müssen.
3. Sicherstellung der angemessenen Berücksichtigung der Anforderungen von Personen, Organisationen, Disziplinen, Funktionen und Bereichen im Projekt, bei den Projektzielen und im Projektablauf.
4. Sicherstellung der Ermöglichung und Erzwingung von Entscheidungen über den weiteren Projektbestand an den Meilensteinen.
5. Unterstützung des Projektauftraggebers und des Projektmanagements bei den Entscheidungen und deren Durchsetzung.
6. Reduzierung des Aufwandes für Konflikte, Risiken und Krisen aus Gründen unterschiedlicher Interessenlagen der von den Projektzielen und Projektergebnis Betroffenen.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie jene Organisationen, Organisationseinheiten, Institutionen, Interessenvertreter, die auf die Projektziele, das Projektmanagement, den Projektauftraggeber und auf den Projektverlauf erheblichen Einfluss nehmen können.
2. Ermitteln Sie jene Organisationen und Personen, die wesentliche Ressourcen für das Projekt bereitstellen wollen, sollen oder müssen bzw. auf die Verfügbarkeit der Ressourcen erheblichen Einfluss haben.
3. Ermitteln Sie die Personen, die für die Anliegen des Projekts in den genannten Organisationen über die formale und tatsächliche Kompetenz verfügen, die speziellen Anliegen in das Projekt einzubringen bzw. das Projekt entsprechend zu unterstützen.
4. Gewinnen Sie die in Frage kommenden Personen für den Projektausschuss.
5. Achten Sie auf eine ordentliche und angemessene formelle Beauftragung der Personen als Mitglied des Projektausschusses.

Mahnungen, Tipps:

Halten Sie den Projektausschuss so klein wie möglich.

Die zweckmäßige Zusammensetzung des Projektausschusses ändert sich im Projektverlauf oft mehrmals. Stellen Sie durch entsprechende Vereinbarungen sicher, dass die Mitwirkung im Projektausschuss zur rechten Zeit und in der benötigten Dauer erfolgt.

Bei öffentlichen Aufträgen bzw. Projekten, an welchen öffentliche Institutionen beteiligt sind oder Förderungen erfolgen, wird ein Projektausschuss oftmals obligatorisch verlangt. Planen Sie in diesen Fällen sorgfältig die Rollen, Funktionen und Verantwortungen der Mitglieder des Projektausschusses.
Prüfen Sie ebenso sorgfältig, welche Rechte und Pflichten die obligatorischen Mitglieder des Projektausschusses haben (werden) und welche Konsequenzen dies für den Projektauftraggeber, den Projektauftrag, die Projektstrukturierung, das Projektmanagement und den Projektablauf haben wird.

Stellen Sie klare Regeln und Spielregeln für die Mitglieder des Projektausschusses aus.

Teilnehmerkreis:

Personen, die für die ordnungsgemäße und wirksame Verankerung des Projekts verantwortlich sind.

Thema Projektausschuss vertiefen:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 31_000_000
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   
   Grundsätze des Projektmanagements: 24_000_000
   Kultur und Struktur im Projektmanagement: 01_000_000
   Projektstruktur: 30_000_000
   Verantwortung für das operative Projektmanagement: 36_400_000
   Entscheidungen über die Aufträge: 03_310_000
   Entscheidungen: 07_700_000
   Auftrag, Ziele, Inhalte: 03_310_000
   Projektantrag, Projektauftrag: 07_710_000
   Projektphasen: 02_200_000
   Schnittstellen: 03_330_000
   Risikoträger: 36_200_000
   Projekterfolg: 15_000_000
   Meilensteine: 04_400_180
   Partner: 70_000_000
   Ressourcen: 08_200_000
   Risikomanagement: 03_370_000
   Entscheidungen im Projektverlauf: 03_350_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Freigaben: 05_500_640
   Beauftragung: 04_400_220
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektausschuss, Lenkungsausschuss