Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 9: Ein kompetentes Projektmanagement sichern.

60. Kapazitätsbedarf für das Projektmanagement ermitteln.

Ziele:

1. Sicherstellung der Verfügbarkeit und der Einsatzfähigkeit des Projektpersonals.
2. Verhinderung von dilettantischem Projektmanagement wegen Zeitmangel.
3. Sicherstellung eines qualifizierten, professionellen Projektmanagements.
4. Sicherstellung der Verantwortung für ein angemessenes Projektmanagement.

Anleitung:

1. Schätzen Sie (großzügig!!!) die voraussichtlich erforderlichen Personalkapazitäten für jede(!) Person, die im Projektmanagement eingesetzt, für die originären Mindestaufgaben des Projektmanagements wie:
   1. Planungen,
   2. Koordinierungen,
   3. Abstimmungen,
   4. Vorbereitungen,
   5. Entscheidungen (Einfordern von Entscheidungen),
   6. Dokumentation,
   7. Berichterstattung,
   8. Administratives,
   9. Einweisungen,
   10. Kontrollen,
   11. Besprechungen,
   12. Reisen,
   13. Selbstqualifizierung,
   14. Information,
   15. Kommunikation,
   16. Abrechnungen.
       
2. Notieren Sie die Begründungen / Berechnungsgrundlagen / Annahmen für Ihre Schätzungen..
   
3. Für jeden Aufgabenschwerpunkt bzw. für jede Maßnahme, für welche jegliche Erfahrungen fehlen, unterlegen Sie Ihre Schätzungen mit Berechnungsbeispielen.
   
4. Übertragen Sie die Kapazitäten, die voraussichtlich bereitstellenden Fachbereiche, Berechnungsgrundlagen und die Kostenstrukturen in ein bewährtes Tabellenprogramm oder in eine Software zur Projektmanagementunterstützung, um die fortlaufenden Aktualisierungen zu erleichtern.
   
5. Unterlegen Sie Ihre Schätzungen durch verbindliche Kalkulationen, wenn dies vom Auftraggeber und / oder den Vorgesetzten und / oder den Auftragnehmern verlangt wird.
   
6. Ermitteln Sie, zu welchen Zeiten bzw. in welchen Zeiträumen welche Kapazitäten verfügbar sein müssen, welche Personen dies betrifft und welche Regelungen dazu gegebenenfalls mit Vorgesetzten bzw. den entsendenden Bereichen erforderlich sind.
   
7. Prüfen und veranlassen Sie gegebenenfalls Stellvertretungsregelungen für die regulären Aufgaben der Personen, die im Projektmanagement eingesetzt werden.

Mahnungen, Tipps:

Stehen die Kapazitäten intern nicht zur Verfügung und müssen sie deshalb "zugekauft" werden, erhöht sich der Kapazitätsbedarf für das Projektmanagement um den Aufwand für:

1. Auswahl, Verpflichtung, Qualifizierung, Einweisung und Anleitung des externen Personals,
2. Beschaffung und Bereitstellung der Ausstattung,
3. Datenschutz und Datensicherheit,
4. Verhandlungen, Verträge, Vereinbarungen, Kontrollen, Abrechnungen mit den Externen.

Zeigen Sie unbedingt auch die "kleinen" Kapazitätsbedarfe auf. Viele kleine Kapazitätsbindungen addieren sich rasch zu einem Kapazitätsbedarf, der in vielen Fällen nicht ohne Weiteres in die betrieblichen Routinen eingebunden bzw. von den Kapazitäten für betriebliche Regelabläufe abgezweigt werden kann.

Es sind oft die kleinen und immer wiederkehrenden Aufgaben, die die meiste Kapazität binden.

Teilnehmerkreis:

An der Grobschätzung des Kapazitätsbedarfes sollten mitwirken:

1. Personen, die auch bisher am Projektentwurf mitgearbeitet haben und sich als besonders kompetent, interessiert an den Projektzielen und bereit erwiesen haben, sich für das Projekt zu engagieren,
2. Personen, die über ein Wissen über die Kultur des Unternehmens, die geschriebenen und ungeschriebenen Gesetze, die Regeln und Abläufe, Verhaltensmuster von Personen und Organisationseinheiten verfügen.
3. Experten des jeweiligen Fachgebietes, die aufgrund ihrer Erfahrungen den Kapazitätsbedarf sowie die Verfügbarkeit der Kapazitäten zu den voraussichtlich benötigten Zeitpunkten bzw. Zeiten einschätzen können.

Thema Kapazitätsplanung für das Projektmanagement:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes:
   
   1. Kernaufgaben des Projektmanagements
   2. Persönliche Leistungen des Projektmanagements
      
      
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Projektleitung: 40_000_000
   Projektsteuerung: 32_000_999
   Kapazitätsplanung: 04_400_160
   Ressourcenplanung: 04_400_170 
   Kalkulationshilfen: 06_620_000
   Checklisten: 06_630_000
   Formblätter: 06_640_000
   Planungshilfen: 06_650_000
   Controlling: 09_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Ermittlung von Kapazitäten in Projekten