Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

B. Schrittfolge 9: Ein kompetentes Projektmanagement sichern.

61. Kosten des Projektmanagements ermitteln und Finanzierung vereinbaren.

Ziele:

1. Klärung, welche Kosten das Projektmanagement verursacht.
   Ermittlung der Kostenträger.
2. Sicherstellung der Kostenübernahme bzw. Bereitstellung der Mittel.
3. Vereinbarung der Art und Weise der Kostenübernahme.
4. Vereinbarungen über die Bedingungen der Kostenübernahme.
5. Vereinbarungen über die Abrufe und Abrechnungen.
6. Abschluss der erforderlichen formellen Verträge und Vereinbarungen.

Anleitung:

1. Ermitteln Sie und legen Sie fest, welche Ausstattungen des Projektmanagement erforderlich sind. (Investitionen, Betriebsmittel, Kommunikationsmittel, Software, Hardware, Fahrzeuge).
   
2. Ermitteln und planen Sie, welche laufenden Kosten durch das Projektmanagement entstehen werden (Personalkosten, Reisekosten, Sachkosten).
   
3. Ermitteln Sie und legen Sie fest, welche Formen von Kostenträgerschaften in Frage kommen:
   
   1. Person (Projektleiter, Projektmitarbeitende) trägt die Kosten selbst.
   2. Die Kosten sind im Rahmen der ohnehin laufenden Verträge abgegolten ("Eh´ da"-Kosten: Die Kosten für das Personal fallen ohnehin an, gleichgültig, ob sie im Projektmanagement oder anderweitig eingesetzt sind.)
   3. Die Kosten werden von einem Fachbereich im Rahmen der bereits bestehenden Budgetierung übernommen.
   4. Die Kosten sind Projektkosten und werden vom Auftraggeber bezahlt.
   5. Die Kosten werden von einem Dritten bezahlt (Sponsoring, Spenden).
   6. Die Kosten entstehen nicht, weil das Projektpersonal ehrenamtlich tätig ist.
   7. Es entstehen keine Kosten, weil auch kein Projektmanagement erforderlich ist: Alle Aufgaben können im Rahmen von Routineaufgaben erfüllt werden.
   8. Notieren Sie die Begründungen / Berechnungsgrundlagen / Annahmen für Ihre Schätzungen..
      
4. Legen Sie für jeden Aufgabenschwerpunkt bzw. für jede Maßnahme den zutreffenden Fall fest.
   
5. Ermitteln Sie, welche vertraglichen Regelungen, Absprachen, Entscheidungen und anderweitige Vereinbarungen erforderlich sind, damit die Finanzierung gesichert ist.
   
6. Veranlassen Sie notwendigen formellen Regelungen und / oder vereinbaren Sie das Erforderliche mit den Betroffenen und Beteiligten.
   
7. Ermitteln und vereinbaren Sie gegebenenfalls die notwendigen Kreditvereinbarungen, Abrufvereinbarungen, Bedingungen für die Freigabe der Mittel, Art und Weise der Einflussnahme, Mitspracherechte und Berichterstattungen an die Geldgeber.
   
8. Ermitteln und vereinbaren Sie gegebenenfalls die erforderlichen Sicherheitsleistungen für Vorauszahlungen oder eventuelle Rückzahlungsverpflichtungen.
   
9. Ermitteln und vereinbaren Sie die gegebenenfalls notwendigen Regelungen zur Haftung bei Verzögerung, Verweigerung, Ausfall der zugesagten ganzen oder teilweisen Finanzierung.
   
10. Ermitteln und planen Sie Alternativen, wenn die Finanziers für die zugesagten Mittel keine ausreichende Bonität aufweisen.

Mahnungen, Tipps:

Zeit = Geld. Die Zeiten für das Projektmanagement verursachen Arbeitskosten, Honorare oder andere Zeitgebühren, die von irgend Jemanden getragen werden müssen. Das ist festzulegen und zu klären, bevor Streitigkeiten auftreten, die das Projektmanagement und damit das Projekt belasten.

Ein wesentlicher Kostenfaktor sind die Sachkosten in Form der Einmalkosten für notwendige Investitionen für das Projektmanagement und in Form von laufenden Kosten.

Teilnehmerkreis:

1. Personen, die auch bisher am Projektentwurf mitgearbeitet haben und sich als besonders kompetent, interessiert an den Projektzielen und bereit erwiesen haben, sich für das Projekt zu engagieren,
2. Personen, die über ein Wissen über die Kultur des Unternehmens, die geschriebenen und ungeschriebenen Gesetze, die Regeln und Abläufe, Verhaltensmuster von Personen und Organisationseinheiten verfügen.
3. Finanziers, d.h. die Personen, die in der Lage sind, die Kosten zu übernehmen bzw. zu entscheiden, wer sie zu übernehmen hat und mit diesen Betroffenen die entsprechenden Vereinbarungen schließen können.

Thema Kosten und Kostenträger für das Projektmanagement:

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes:
   
   1. Kernaufgaben des Projektmanagements
   2. Persönliche Leistungen des Projektmanagements
      
      
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Entscheidungen: 07_710_000
   Geldgeber: 36_260_000
   Risikoträger: 36_200_000
   Koordination der Verantwortung für das Projektrisiko: 70_036_200
   Projektleitung: 40_000_000
   Projektsteuerung: 32_000_999
   Kapazitätsplanung: 04_400_160
   Ressourcenplanung: 04_400_170 
   Kalkulationshilfen: 06_620_000
   Checklisten: 06_630_000
   Formblätter: 06_640_000
   Planungshilfen: 06_650_000
   Controlling: 09_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Projektfinanzierung,
   Kosten des Projektmanagements