Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

F. Schritt 376: Die Entlastung der PMU Projektmanagement-Unterstützungen.

Es geht um die Entlastung der Personen, die das Projektmanagement unterstützt haben, unterstützen konnten (wollten, durften, mussten).

Ziele:

1. Anerkennung des (persönlichen) Engagements und des Einsatzes für das Projekt und das Projektmanagement.
2. Nachsicht und Verzeihung von Eigenmächtigkeiten, kleineren Kompetenzüberschreitungen in der Hektik des Alltags.
3. Anerkennung des Mutes.
4. Beendigung der Weisungsbefugnisse für das Projekt und das Projektmanagement.
5. Anerkennung der Disziplin.
6. Anerkennung der Selbstorganisation und des Selbstmanagements.
7. Anerkennung der Arbeit "nach bestem Wissen und Gewissen" und deren Ergebnisse.
8. Aufhebung von Sonderrechten.
9. Aufhebung der weiteren Verpflichtungen für die Personen im Projekt und im Projektmanagement.
10. Aufhebung des Einbezugs in das Projekt und das Projektmanagement.

Zur PMU Projektmanagementunterstützung gehören auch:

1. direkt unterstellte Personen für die Zwecke der Unterstützung des Projektmanagements,
2. "Ausgelagerte", die ihre Unterstützungen in Stäben, Fachbereichen, Behörden oder gesonderten Organisationseinheiten erbrachten (erbringen),
3. "Ausgeliehene", die zeitweise, für bestimmte Schwerpunkte, Aufgaben oder Engpässe das Projektmanagement unterstützt haben,
4. Personen, die "auf Abruf" eingesetzt wurden,
5. Personen, die "auf Zuruf" eingesetzt wurden,
6. Personen für Sondereinsätze,
7. Personen für spontane Einsätze, "wenn Not am Mann war".
8. offiziell und inoffizielle "Zuarbeitende",
9. Mitwirkende in Sekretariaten,
10. Personen, die zufällig am richtigen Ort waren und "zupacken" konnten (durften, mussten).

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie die tatsächlichen "Leistungsträger" im Projekt und im Projektmanagement, also jene Personen, die tatsächlich "die Karren gezogen haben".
2. Ermitteln Sie die notwendigen Anpassungen der Auftragsverhältnisse.
3. Ermitteln Sie das Hoheitswissen, das in die Nachfolge des Projekts zu überführen ist.
4. Ermitteln Sie die Personen und die Art und Weise der Beauftragungen, welche die Dienste und Leistungen der bisherigen unterstützenden Personen übernehmen.
5. Ermitteln Sie, welche Person die Übersicht über das bisherige, das laufende und das weitere Projekt und das Projektmanagement erhält und behält.
6. Ermitteln Sie die notwendigen Nachschulungen, Einweisungen und Festigung von Methoden, Werkzeugen und Verfahren, die den unterstützenden Personen vorbehalten waren.
7. Stellen Sie sicher, dass die Personen, die sich bisher an die unterstützenden Personen wenden konnten (durften, mussten) künftig an die (neuen) Ansprechpartner verwiesen werden (können, dürfen, müssen).
8. Stellen Sie sicher, dass die unterstützenden Personen aus den Verteilern, Listen und Netzwerken für das Projekt und das Projektmanagement entfernt werden.
9. Ermitteln und legen Sie die Form, die Gelegenheiten und die Rechte und Pflichten zum (weiteren) Austausch über das Projekt und das Projektmanagement fest.
10. Stellen Sie sicher, dass alle unterstützenden Personen (wieder) in eindeutige und ausschließliche Führungsbeziehungen außerhalb des Projekts und des Projektmanagements überführt werden (können, dürfen, müssen).

Die Anleitungen sind detailliert bei den einzelnen Schritten aufgeführt.

Die Reihenfolge kann sich von Projekt zu Projekt ändern.

In der Regel sind alle Schritte erforderlich.

Wenn Schritte vorgeholt oder (zunächst) übersprungen werden, sollten sie jeweils unverzüglich nachgeholt werden, bevor mit den weiter folgenden Schritten begonnen wird.

Mahnungen, Tipps:

Die Personen, welche das Projektmanagement unterstützen, arbeiten oft unter Zeitdruck, fehlenden klaren Anweisungen, leiden unter dem Termindruck, stark schwankenden Auslastungen und sind häufig in ständiger Abrufbereitschaft.

Die unterstützenden Personen wissen in der Regel, dass sie es waren, die letztlich das Projekt am Laufen hielten, Störungen überwinden halfen und "Schlimmeres verhindert" haben. In der Selbstwahrnehmung wird durchaus die Ansicht vertreten, auch für das Projekt und das Projektmanagement "voll" verantwortlich gewesen zu sein. Zumindest zeitweise. Manchmal stimmt es sogar.

Teilnehmerkreis:

Sie selbst und die unterstützen Personen.

Thema "Entlastungen" vertiefen:

1. Übersicht über das gesamte Projekt und Projektmanagement:
   Projektmatrix: 99_990_000
2. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 70_990_000
   Kompetenz, Reife, Eignung: 99_990_000
   Koordination der Verantwortung 00_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   
   
3. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Rollen, Funktionen: 36_036_000
   Gegebenes: 99_020_000
   Grundlagen: 99_030_000
   Verhalten: 99_070_000
   Transparenz: 99_180_000
   Projektorganisation 41_000_000
   Verträge, Regeln: 06_670_000
   Führung Projektorganisation: 41_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Termine, Fristen: 16_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Aktuelle Stände 17_000_000
   Meilensteine 02_200_100
   Infos, Nützliches 19_500_000
   Termine: 16_000_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_00
   Notizen: 19_000_000
   
   
4. Empfohlene Suchbegriffe:
   
   Standards
   Verfahren
   Vorgehensweisen
   Methoden
   Methodik
   Hilfsmittel
   Prozessketten
   Arbeitsweise
   Durchführung
   Ausführung
   Leistungsbeschreibungen
   Kontrollen im Projekt
   Kontrollpflichten des Projektmanagements
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln