Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Durchführung. Ausführung. Operatives Projektmanagement:

Schrittfolge 26: Personalarbeit sichern.

Es geht um die Art und Weise, wie das Projekt und das Projektmanagement mit dem laufenden Personaleinsatz, der Personalführung und der Personalpolitik verbunden wird (ist, bleibt).

Es geht um die Sicherung der Sachkunde im Projekt und im Projektmanagement.

Ziele:

1. Einsatz von qualifiziertem Projektpersonal.
2. Einweisung der Vorgesetzten des Projektpersonals in die Besonderheiten der Führung und Verantwortung für das Projektpersonal.
3. Freistellung des Projektpersonals für die Projektarbeit.
4. Klarheit über die Teilung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen für die disziplinarische Führung des Projektpersonals.
5. Vereinbarungen über die Art und Weise, wie während des Projekteinsatzes die disziplinarische Führung aufrecht erhalten und ausgeübt wird.
6. Vereinbarung über den Umgang mit Entscheidungen und Empfehlungen bezüglich der (weiteren) Verwendung des Projektpersonals im Projekt, im Projektmanagement oder in der entsendenden Organisationseinheit.
8. Sicherstellung der projektspezifischen Regelungen für die Personalarbeit im Projekt und im Projektmanagement.
9. Sicherung der frühzeitigen Klärung aller wesentlichen Personalfragen für das Projektpersonal.
10. Sicherstellung der Verantwortung für die Personalentscheidungen während des Projekteinsatzes.
11. Sicherung der qualifizierten und geeigneten Vertretung des Projektpersonals im Vertretungsfalle.
12. Klärung der Zuständigkeiten, Verantwortungen sowie Möglichkeiten und Grenzen der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen für die Personalarbeit.
13. Sicherung der Personalführung und der Personalverantwortung während des Projekteinsatzes.
14. Sicherung der Personalentwicklung während und durch den Projekteinsatz.
15. Früherkennung und Vereinbarungen für mögliche Unterforderungen oder Überforderungen, Leerzeiten oder Doppelbelastungen.
16. Sicherung der rechtzeitigen und angemessenen Rückgliederung des Projektpersonals am Ende ihres Projekteinsatzes.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie die Art und  Weise, wie Zuständigkeiten und Verantwortungen für die Personalarbeit verteilt sind.
2. Ermitteln Sie, welche Personalverantwortungen die Vorgesetzten der entsendenden Bereiche tragen (wollen, dürfen, können, müssen).
3. Ermitteln Sie, welche Personalverantwortung der Projektleiter für das ihm zur Verfügung gestellte Personal tragen (darf, will, kann, soll, muss).
4. Ermitteln Sie, welche Regelungen der Personalvertretung auch oder gerade im Projekteinsatz gelten (sollen, dürfen, können, müssen).
5. Ermitteln Sie, auf welche Art und Weise Personalmaßnahmen, z.B. der Personalabteilung, veranlasst, entschieden, durchgeführt oder unterlassen werden (können, dürfen, sollen, müssen).
6. Ermitteln Sie, auf wen die einzelnen Personen "hören", die im Projekt und im Projektmanagement eingesetzt werden (können, wollen, dürfen, müssen).
7. Ermitteln Sie, ob Sie in der Lage sind, dem ihnen zur Verfügung gestellten Projektpersonal Weisungen zu erteilen, Anweisungen durchzusetzen und Fehlverhalten zu ahnden.
8. Ermitteln Sie, wer Sie bei der Personalarbeit im Projekt und im Projektmanagement ergänzen (kann, darf, will, muss).
9. Ermitteln Sie die Anpassungen der bestehenden Regeln, Spielregeln, Abläufe und Zuständigkeiten für die projektspezifische Personalarbeit.
10. Ermitteln Sie, wie die Verantwortung für die Personalarbeit jederzeit während der gesamten Projektlaufzeit sowie vor und nach dem Projekteinsatz geregelt, gesichert und gegebenenfalls eingefordert werden (kann darf, soll, muss).

Mahnungen:

In Projekten und im Projektmanagement "hängen" in Personalangelegenheiten. die Verantwortlichen rasch "in der Luft": Sie wissen (wollen, dürfen, können) nicht (mehr), was Sie tun oder unterlassen (können, dürfen, müssen) oder wofür sie (noch) verantwortlich sind. Insbesondere bei unangenehmen Entscheidungen verlassen sich die verantwortlichen Personen darauf, dass jene Personen, die näher an dem jeweiligen Projektpersonal sind oder zu sein scheinen, sich eher für die Personalentscheidungen verantwortlich fühlen (können, dürfen, müssen, wollen). So entstehen sehr oft "verantwortungslose" Freiräume, die von den betroffenen Personen entweder angeeignet, umgangen, genutzt, ausgenutzt oder missbraucht werden (können, dürfen, sollen, müssen).

Geht die klare Linie der Personalarbeit in Projekten und im Projektmanagement verloren, manövrieren sich die betroffenen Personen rasch ins Aus: Sie verlieren den Halt in der Organisationen und finden nach dem Projekteinsatz keinen Anschluss mehr "in der alten Organisation".

Oft werden mit dem Projekteinsatz allgemeine oder spezielle Versprechungen oder Erwartungen verbunden, die tatsächlich weder erfüllbar, noch haltbar noch einlösbar sind.

In der Regel sind die im Projekt mitarbeitenden Personen bezüglich der Angelegenheiten des Projekts und des Projektmanagements gegenüber ihren Vorgesetzten zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Leistungen und das Verhalten des Projektpersonals bleibt den Vorgesetzten weitgehend verborgen: Sie müssen sich auf die Einschätzungen der Projektleiter verlassen. Empfehlungen zu Personalmaßnahmen, die nur durch die Vorgesetzten ausgeführt werden können, machen die Vorgesetzten zu Erfüllungsgehilfen des Projektleiters.

Personalmaßnahmen sind in der Regel immer zeitnah zu den Ereignissen vorzunehmen, welche die Maßnahmen begründen und rechtfertigen. Erfolgen sie nicht oder nicht rechtzeitig oder gar im Widerspruch zu den Empfehlungen des Projektleiters, verpufft ihre Wirkung: Die Führungsbeziehungen stärken unerwünschtes oder nicht tolerables Verhalten oder Leistungsmängel. Die Störungen des Projekts und des Projektmanagements werden zwar der Projektleitung angelastet, die Selbstschädigungen der betroffenen Personen werden jedoch spätestens offensichtlich, wenn sie nach der Projektarbeit wieder voll von den ursprünglichen Organisationseinheiten aufgenommen werden wollen (sollen, müssen). Die Stigmatisierungen geschehen informell und halten sich meistens ein Leben lang.

Mitunter werden "unbequeme Mitarbeiter" in Projekte "abgeschoben". Nicht werden entsandte Personen von ihren Vorgesetzten angewiesen, deren besonderen Interessen im Projekt oder im Projektmanagement zu bevorzugen.

Hinweise:

Die Schritte und die damit verbundenen Prozesse wiederholen sich im Projektverlauf immer wieder, sowohl für das gesamte Projekt als auch für alle seine Gliederungen.