Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 142: Verfahren der Rückgliederung nach dem Projekteinsatz vereinbaren.

Ziele:

1. Sicherstellung des nahtlosen Übergangs der Personalverantwortung an die (neuen) Vorgesetzten des Projektpersonals nach ihrem Projekteinsatz.
2. Sicherstellung von Transparenz über Nebenabreden mit dem Projektpersonal.
3. Sicherstellung der Früherkennung von Motivationen, die mit dem Projekt und dem Projektmanagement kaum oder nicht verträglich sind.
4. Sicherstellung der Abwehr von persönlichen Zielen, die mit dem Projekt oder dem Projektmanagement nicht verfolgt werden können, sollen oder dürfen.
5. Früherkennung von Konfliktpotenzialen, Rivalitäten und Konflikten zwischen dem Projektpersonal aus Ursachen, die außerhalb des Projekts liegen.
6. Sicherstellung des weiteren Einsatzes in der Organisation nach dem Projekteinsatz.
7. Sicherstellung der Berücksichtigung des Projektpersonals in den Personalentscheidungen, insbesondere Beförderungen während der Projektlaufzeit.
8. Verbindung des Projekteinsatzes mit Maßnahmen der Personalentwicklung.
9. Sicherstellung der angemessenen Einplanung des Projektpersonals in Änderungen der Strukturen der Organisation während der Projektlaufzeit.
10. Sicherstellung des Einflusses der Ergebnisse und Leistungen in die Anschlussverwendungen des Projektpersonals, z.B. Leistungsbeurteilungen für den Projekteinsatz.
11. Sicherstellung der weiteren Entwicklung und Nutzung der Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kompetenzen, die das Projektpersonals im Projekteinsatz erworben oder zumindest erweitert hat.

Häufige Rivalitäten am Ende der Projektarbeit bzw. des Projekteinsatzes:

1. Konkurrenz mit den zwischenzeitlichen Stellvertretern um den bestehenden Arbeitsplatz.
2. Konkurrenz um eine Beförderung.
3. Konkurrenz um eine Wiederaufnahme, d.h. Fortsetzung des bisherigen Arbeitsgebietes.
4. Konkurrenz um die Rückübertragung (Wiederbeauftragung) mit den bisherigen Zuständigkeiten.
5. Konkurrenz um eine Veränderung des Status, wie z.B. Lohn und Gehalt.
6. Konkurrenz um eine Berücksichtigung in der Personalentwicklung.

Verfahren der Rückgliederungen sind in der Regel erforderlich für Projektpersonal,

1. welches mehr als drei Monate vollzeitig in das Projekt entsandt werden,
2. welches mehr als 30 % ihres bisherigen Arbeitsvolumens an Stellvertreter oder andere Dritte während des Projekteinsatzes delegieren oder endgültig übertragen,
3. welches aus Stellen rekrutiert wird (wurde), die während des Projekteinsatzes verändert oder aufgelöst werden,
4. welches aus Organisationsteilen entsandt wurde, in welchen die Strukturen und Prozesse parallel zum Projekt neu gestaltet werden,
5. welches noch keine verbindliche Stellenzusage besitzt, also noch auf keiner "Planstelle" sitzt,
6. welches nur über befristete Arbeitsverträge verfügt,
7. welches ohnehin versetzt oder befördert werden soll (sollte),
8. für welches der Projekteinsatz eine so genannte "Personalentwicklungsmaßnahme" (im weitesten Sinne) darstellt.

Anleitungen für die Verfahren der Rückgliederungen des Projektpersonals nach ihrem Projekteinsatz:

1. Ermitteln Sie den Zeitpunkt, zu welchem die einzelnen Personen frühestens das Projekt (wieder) verlassen können.
2. Ermitteln Sie den Zeitpunkt, zu welchem die Personen spätestens das Projekt verlassen müssen und nicht mehr im oder für das Projekt eingesetzt werden (dürfen).
3. Ermitteln und legen Sie die Umstände fest, unter welchen die einzelnen Personen den Projekteinsatz beenden (müssen oder dürfen).
4. Ermitteln und legen Sie die Umstände fest, unter welchen Personen, die im Projekt oder im Projektmanagement eingesetzt werden oder sind, ganz oder teilweise oder für befristete Zeiten wieder zurückgegliedert werden (können, dürfen, sollen oder müssen).
5. Ermitteln Sie, welche Regeln und Spielregeln für die Rückkehrer aus Projekten üblicherweise gelten und wie die Verfahren bisher gehandhabt wurden.
6. Ermitteln Sie, ob die Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements mit den Regeln, Spielregeln und Verfahren vereinbar sind.
7. Ermitteln Sie, welche besonderen Regelungen, Vereinbarungen und Verfahren erforderlich sind.
8. Ermitteln Sie, wer für die besonderen Regelungen, Vereinbarungen und Verfahren für jede einzelne Person zuständig ist.
9. Ermitteln Sie, auf welche Art und Weise Sie die Besonderheiten mit den zuständigen Personen verbindlich vereinbaren können.
10. Vereinbaren Sie das Notwendige und machen Sie die Vereinbarungen zur Grundlage des Einsatzes der Personen im Projekt und im Projektmanagement.
     
11. Beobachten Sie im Projektfortschritt sorgfältig auf Hinweise, dass die eingesetzten Personen früher oder später als vereinbart das Projekt verlassen (werden, sollen, dürfen oder müssen).
12. Informieren Sie gegebenenfalls rechtzeitig die betreffenden Vorgesetzten des eingesetzten Personals über die veränderten Termine und passen Sie die bestehenden Abreden und Vereinbarungen frühzeitig an.
     
13. Ermitteln Sie jeweils rechtzeitig, an wen die aus dem Projekt oder dem Projektmanagement ausscheidenden Personen ihre Ergebnisse, laufende Aufgaben und Verpflichtungen sowie ihre Informationen übergeben (dürfen, sollen oder müssen).
14. Ermitteln Sie frühzeitig die Art und Weise, wie die Übergabe zu erfolgen hat.
15. Stellen Sie sicher, dass die Übergabe auch erfolgen kann und tatsächlich auch erfolgt.
     
16. Informieren Sie angemessen frühzeitig die betreffenden Personen über den Termin ihrer Rückgliederung und damit ihres Ausscheidens aus dem Projekt.
17. Ermitteln und legen Sie für jede Person das Verfahren fest, wie die Rückgliederung seitens des Projekts bzw. des Projektmanagements ermöglicht, zugelassen, eingeleitet und erforderlichenfalls erzwungen werden kann.
18. Achten Sie sorgfältig auf alle Hinweise und Manöver, durch welche die im Projekt eingesetzten Personen ihren Einsatz verkürzen, verlängern oder in anderer Art und Weise verändern wollen.
19. Leiten Sie gegebenenfalls die erforderlichen Personalmaßnahmen ein, um die notwendigen Korrekturen vorzunehmen.
     
20. Ermitteln und vereinbaren Sie mit den entsendenden Bereichen die Informationen, die anlässlich der Rückgliederung der jeweiligen Person über die Person, ihre Leistungen, ihr Verhalten und ihre Kompetenzen übergeben bzw. überlassen werden.
21. Stellen Sie sicher, dass eine Person nach ihrer Rückgliederung nicht mehr auf das Projekt bzw. das Projektmanagement Einfluss ausüben kann oder darf.

Mahnungen, Tipps:

Bei der Frage der Rückgliederung ist sich in der Regel jeder selbst der Nächste. Will heißen, dass die Personen, die in Projekten zusammengearbeitet haben, am Ende des Projekteinsatzes sich als Wettbewerber oder Konkurrenten gegenüber stehen. Häufig "gewinnt" den Wettlauf jene Person, die als erstes das Projekt verlässt. Nicht selten geschieht dies, bevor die Verpflichtungen im Projekt vollständig erfüllt sind.

Die Vereinbarungen mit den internen entsendenden Bereichen sind nicht justiziabel, d.h. Störungen bleiben in der Regel beim schwächeren der Partner hängen. In der Regel sind dies die Projekte und das Projektmanagement.

Das Projekt und das Projektmanagement erhalten in der Regel keine hierarchische Macht, die ihnen erlauben würde, den entsendenden Bereichen direkte Weisungen und Anweisungen zu geben. Die Weisungsbefugnisse des Projektmanagements enden spätestens mit dem Zeitpunkt der Rückgliederung des bisher eingesetzten Personals.

Teilnehmerkreis:

Die Regeln, Spielregeln und (grundsätzlichen) Vereinbarungen mit den entsendenden Bereichen sind in erster Linie Sache des Projektleiters und der jeweiligen Vorgesetzten der zu entsendenden Personen. Gegebenenfalls sind für die offenkundigen Konflikte Lösungen und Entscheidungen der gemeinsamen Vorgesetzten erforderlich.

In vielen Fällen sind die Personalfragen nur gemeinsam mit dem Personalbereich zu beantworten, z.B. wenn es um Fragen der Vertretung der entsandten Personen für die Dauer ihres Einsatzes im Projekt und im Projektmanagement geht.

Aufgaben des Projektmanagements:

Die Rückgliederung bzw. Weiterverwendung der Personen, die in das Projekt entsandt wurden, ist nur dann eine Aufgabe des Projektmanagements, wenn sie als Gegenstand (Inhalt) des Projekt beauftragt ist.

Ansonsten umfassen die Aufgaben des Projektmanagements (generell und für jede einzusetzende bzw. eingesetzte Person speziell):

1. Verbindliche Vereinbarung bzw. Festsetzung des letzten Tages, an welchem eine Person "offiziell" (noch) im Projekt bzw. für das Projektmanagement eingesetzt wird bzw. werden darf oder kann oder soll.
2. Festlegung der nachfolgenden Person, an welche der aktuelle Stand von der ausscheidenden Person unmittelbar übergeben wird.
3. Festlegung des Zeitpunktes, des Ortes und der Art und Weise, wie die nachfolgende Person in den zu übergebenden Stand eingewiesen wird.
4. Festlegung der Markierung, z.B. des Rituals, mit welchem das Ende des Projekteinsatzes der zurückzugliedernden Person markiert wird.
5. Festlegung der Art und Weise, wie die zurückzugliedernde Person ihre Zugangsberechtigungen, Sonderrechte, Passwörter und andere Zugänge zu Interna des Projekts und des Projektmanagement löscht bzw. zurückgibt oder aufgibt.
6. Festlegung der Art und Weise, wie die aus dem Projekt ausscheidende Person alle ihre Unterlagen und Materialien an das Projekt bzw. das Projektmanagement übergibt bzw. es entsprechend hinterlasse.
7. Festlegung der Art und Weise, wie die aus dem Projekt ausgeschiedene Person aus Verteilerlisten, gemeinsamen Netzwerken, Strukturen, projekt-internen Kommunikationsbeziehungen und informellen Informationen ausgegliedert und ausgeschlossen wird.
8. Festlegung der Art und Weise, wie die aus dem Projekt und dem Projektmanagement ausgeschiedene Person weiterhin über das Projekt und das Projektmanagement informiert wird bzw. bleibt.
9. Festlegung der Art und Weise, wie die ausscheidende Person eine formelle Bestätigung ihrer Mitarbeit im Projekt und im Projektmanagement erhält.
10. Festlegung der Art und Weise der Beurteilungen der Leistungen, der Ergebnisse, der Beiträge und des Verhaltens im Projekt und im Projektmanagement während des Projekteinsatzes.

Mehr zum Thema "Rückgliederungen":

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 41_000_000
   Koordination der Prozesse der Regelkommunikation: 70_340_000
   Rollen, Funktionen und Verantwortungen: 36_036_000
   
   
2. Verwandte Themen: (ID in der Projektmatrix bzw. für das Mentoring)
   Leistungsvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen, Zeugnis: Kompetenznachweis
   Führung im Projekt: 41_000_000
   Verhalten im Projekt: 50_000_000
   Partner: 70_000_000
   Einsatzorte: 08_100_000
   Ressourcen: 08_200_000
   Personalarbeit: 36_540_000
   Projektoffice, PMU: 36_440_000
   Wissensmanagement: 36_460_000
   Services: 36_550_000
   Verantwortung für Dienste: 70_036_500
   Projektmatrix: 90_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Dienstleistungen: 03_360_000
   Termine: 16_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Warnsignale: 06_660_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Hilfsmittel: 06_610_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Notizen: 19_000_000
   Methoden: 60_000_000
   Risiko-, Konflikt- und Krisenmanagement: 03_370_000
   Projektsteuerung: 32_000_000
   Schnittstellen: 99_100_000
   
   
3. Empfohlene Suchbegriffe:
   Personalarbeit in Projekten
   Personalauswahl für Projekte
   Regelkommunikation
   Leistungsvereinbarungen
   Weisungsbefugnisse
   Geheimhaltung
   Verteilerlisten
   Verträge und Vereinbarungen
   Vertretungsmacht
   Formale Rollen in Organisationen
   Spielregeln in Organisationen
   AGB, Allgemeine Geschäftsbedingungen
   Usancen, Gewohnheitsrechte
   Heimliche und unheimliche Regeln und Spielregeln