Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Durchführung. Ausführung. Operatives Projektmanagement:

Schrittfolge 41: Projekt und Projektmanagement abrechnen.

Es geht um den "Zahltag" für das Projekt und das Projektmanagement.

Es geht um die Ermittlung, Anerkennung und Bezahlung der Rechnungen für das Projekt und das Projektmanagement.

Es geht um die Erstattung der Aufwendungen für das Projekt und das Projektmanagement.

Es geht um die Erfüllung der Verträge und Vereinbarungen durch die Zahlungspflichtigen.

Es geht um die Nachweise der ordnungsgemäßen Verwendung der Projektmittel.

Ziele:

1. Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der eingehenden und ausgehenden Rechnungen.
2. Sicherstellung der Rechnungsprüfung.
3. Sicherstellung der Erfassung der Rechnungen entsprechend den Gliederungen des Projekts und des Projektmanagements.
4. Sicherstellung der Einhaltung der steuerlichen und anderen gesetzlichen Bestimmungen bei der Rechnungsstellung.
5. Sicherstellung der Berechtigungen der Zahlungsempfänger.
6. Sicherstellung des Nachweises der Ordnungsmäßigkeit der in Rechnung gestellten Produkte und Leistungen.
7. Sicherstellung des Nachweises der Berechtigung zur Rechnungsstellung.
8. Sicherstellung der Zurückbehaltung von Beträgen für noch ausstehende Arbeiten, Garantieren, Kulanzen, Nachbesserungen.
9. Sicherstellung der Bezahlung der fälligen Rechnungen unter Ausnutzung der Rabattmöglichkeiten und Skontierungen.
10. Sicherstellung der rechtlichen Maßnahmen bei Beanstandungen der Rechnungen.

Anleitungen:

1. Ermitteln Sie, welche Vereinbarungen, Regelungen, Spielregeln und Verfahren für die Abrechnungen gelten.
2. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise der Freigabe der Rechnungen für die Rechnungsprüfung und Freigabe zur Bezahlung.
3. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, welche Rechnungen Ihnen vorgelegt werden müssen - und welche gleich zur Bezahlung freigegeben werden (können, dürfen, müssen).
4. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie die "richtige Kontierung" (Belastung der richtigen Kostenstelle) gewährleistet wird.
5. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie Rechnungen behandelt werden (dürfen, müssen), die offensichtlich oder vermutlich nicht im Zusammenhang mit dem Projekt oder dem Projektmanagement stehen.
6. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie noch nicht berechnete Leistungen erfasst und die dafür vorgesehenen Finanzmittel vorgehalten und von einer anderen Verwendung geschützt werden (dürfen, können, müssen).
7. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie die Rechnungen den Titeln zugewiesen werden, über welche gegenüber Geldgebern, Behörden oder Aufsichtsorganen gesondert Rechenschaft abzulegen ist.
8. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie Geldgebern, Behörden und Aufsichtsorgangen über den Stand der Mittelverwendung und des voraussichtlich noch erforderlichen Mittelbedarfs unterrichtet werden (dürfen, können, müssen), z.B. durch Statusberichte.
9. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer verantwortlich sichert, dass die Rechnungen steuerlich ordnungsgemäß behandelt werden (können, dürfen, müssen).
10. Ermitteln, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wer für die ordnungsgemäße Erfassung und Verbuchung der Rechnungen verantwortlich ist.

Mahnungen:

Das Rechnungswesen und das Controlling streiten in der Regel darüber, wer zuerst die Rechnungen zu sehen bekommt. Eine Rechnungsstellung ist ein Geschäftsvorgang, weshalb in der Regel zu sichern ist, dass die Rechnungsstellung zuerst in der betrieblichen Buchhaltung ankommt, dort bearbeitet und verarbeitet und dann für die Zwecke des Controllings freigegeben wird.

Die Übersicht "über den Papierkram" geht rasch verloren. Die Personen im Projektmanagement widmen sich häufig eher dem aktuellen Projektgeschehen.

Hinweise:

Die Schritte und die damit verbundenen Prozesse wiederholen sich im Projektverlauf immer wieder, sowohl für das gesamte Projekt als auch für alle seine Gliederungen.