Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Durchführung. Ausführung. Operatives Projektmanagement:

Schrittfolge 39. Das Projekt und das Projektmanagement dokumentieren.

Es geht um permanente Dokumentation der Planungen, Entscheidungen, Ereignisse und Ergebnisse des Projekts und des Projektmanagements.

Es geht um die Trägerschaft der Kosten für die Dokumentationen.

Es geht um das Eigentum und die Berechtigungen an den Dokumentationen.

Es geht um die Pflichten im Umgang mit den Dokumentationen.

Es geht um die Erlaubnisse, Verbote und Begrenzungen der Verwendungen der Dokumentationen.

Es geht um die Haftung für Dokumentationen.

Es geht um die Sicherung des Zugriffs auf die Dokumentationen im Projekt und durch Berechtigte nach dem Abschluss des Projekts bzw. des jeweiligen Teiles.

Es geht um:

1. Belegungen,
2. gerichtsfeste Nachweise, Nachweisungen,
3. Aufzeigen von Zusammenhängen,
4. Nachschlagewerke für die Nachfolgenden (Nachkommen).

Zu unterscheiden sind:

1. Protokollierungen, Mitschriebe,
2. Speicherungen,
3. Dokumentationen (aktiv),
4. Archivierungen, (passiv).

Ziele:

1. Verdichtungen der Daten, Fakten, Dokumente und Informationen.
2. Entlastung des Projektmanagements.
3. Formeller Abschluss (Beendigung) von Auflagen, Beauftragungen, Beiträgen, Phasen, Prozessen, Maßnahmen, Objekten, Teilprojekten, Arbeitspaketen).
4. Formeller Abschluss von Arbeiten an bestimmten Einsatzorten oder von bestimmten Zeiträumen (Tätigkeitsberichte, Abschlussberichte).
5. Zusammenfassungen des Wesentlichen.
6. Unterlegungen, Nachweisungen, Belegungen.
7. Ermöglichung von Transparenz, Nachprüfbarkeit.
8. Ermöglichung der Weiterverwendung und Wiederverwendung von Lösungen, Methoden, Verfahren durch Dritte.
9. Gliederungen in öffentliche, private, schutzwürdige und geheime Dokumentationen.
10. Schutz der Formen und Inhalte der Dokumentationen vor Untergang, Fälschung, Verlust oder Fehlverwendungen.

Es geht um die Dokumentationen von:

1. Prozessen,
2. Entscheidungen,
3. Beschlüssen,
4. Produkten,
5. Lösungen,
6. Aufträgen, Verträge, Vereinbarungen,
7. Verträgen, Vereinbarungen,
8. Pläne, Konstruktionen,
9. Ausführungspläne,
10. Eingriffen,
11. Kontrollen, Kontrollergebnissen, vorgefundene Stände und Zustände,
12. Verwendungsnachweise für Ressourcen, Geld, Materialien,
13. Nachweise von Beteiligten und Beteiligungen,
14. Verfahren, Auswahlverfahren, Prüfverfahren, Testverfahren, Kontrollverfahren,
15. Methoden,
16. Rezepturen,
17. Algorithmen, Formeln, Quellcodes, Funktionen, Routinen,
18. Gefahren, Gefährdungen,
19. Unfällen, Störungen und ihre Behebungen,
20. Zusammenhängen, Vernetzungen, Systemen,
21. Inhalten, Bestandteilen, Zusammensetzungen, Komponenten,
22. Prüfungen, Tests, Untersuchungen,
23. Forschungsergebnissen, Experimente, Studien,
24. Prüfprotokolle, Testergebnisse, Fehlermeldungen, Fehlerbehebungen,
25. ungewöhnlichen Ereignissen, (Unfälle, Vorfälle, Störungen und der Art und Weise der Bewältigung),
26. Alltäglichem ("Logbuch", "Tagebuch", "Fahrtenbuch".
27. Art und Weise der Einhaltung von Normen, Gesetzen, Auflagen, Bedingungen, Anforderungen.
28. Begründungen von Abweichungen von Vorgaben und Vereinbarungen.
29. Art und Weise der Erfüllung von Verträgen und Vereinbarungen sowie Aufträgen.
30. Urheberschaft von Entdeckungen, Erfindungen, Patenten, Mustern, Modellen, Methoden, Verfahren, Ideen,
31. Verantwortungen,
32. Beteiligungen,
33. Wirkungen, Nebenwirkungen,
34. Handhabungen, (richtige) Verwendungen,
35. Gefahren und Gefährdungen ("Kontraindikationen"),
36. Berechnungsgrundlagen,
37. Empfangsbetätigungen, Quittungen, Rechnungen.

Anleitungen:

1. Bestimmen Sie die Daten, Dokumente und das Informelle, welches zu dokumentieren ist.
2. Bestimmen Sie die Art und Weise, wie das zu Dokumentierende aufbereitet wird (zusammengeführt wird).
3. Bestimmen Sie die Zielgruppen, welche Dokumentationen erhalten (dürfen, müssen).
4. Bestimmen Sie die Umfänge der Dokumentationen für die einzelnen Zielgruppen.
5. Bestimmen Sie Zeitpunkte, Orte und Art und Weise der Übergabe (Freigabe) der Dokumentationen an Dritte, Berechtigte, Nachfolgende und "Öffentlichkeit".
6. Bestimmen Sie die Form der Dokumentierungen "für die Ewigkeit".
7. Bestimmen Sie die verantwortliche Person für das Schicksal der Dokumentationen im Projekt und im Projektmanagement.
8. Bestimmen und beauftragen Sie die verantwortliche Person für das Schicksal der Dokumentationen nach dem Projekt und dem Projektmanagement.
9. Bestimmen, legen Sie fest und vereinbaren Sie, wie die Dokumentationen im Projekt, des Projekts, im Projektmanagement und des Projektmanagements in die allgemeinen Dokumentationen überführt werden (können, dürfen, müssen).
10. Bestimmen und legen Sie fest, was die Dokumentationen nicht enthalten (dürfen, müssen).

Funktionen der Dokumentationen:

1. Abwehr von Unterstellungen, falschen Behauptungen.
2. Abwehr von Unterschiebungen, Schuldzuweisungen.
3. Abwehr von leichtfertigem, unqualifiziertem oder falschem Umgang der Betroffenen, Beteiligten und Nachfolgenden.
4. Abwehr von unberechtigten Forderungen nach Haftungen, Gewährleistungen oder wegen Mängeln der Produkte, Leistungen oder der Vertragserfüllung.
5. Schutz der Personen, Organisationen und Sachen, die dem Projekt und dem Projektmanagement folgen, wie z.B. Anwender, Kunden, Nachfolger, Nachkommen.
6. Information der Personen und Organisationen, die Inhalte, Prozesse, Strukturen, Produkte und Leistungen des Projekts und des Projektmanagement aufgreifen und weiterführen (wollen, dürfen, können, müssen).
7. Schutz vor Untergang, Zerstörung, Verfälschung, Verlust.
8. Schutz vor Verweigerung von berechtigtem Zugang, Einsicht und Verwendung.
9. Abwehr von unerlaubter Verwertung, Verkauf, Kopien.
10. Unterstützung bei der Transformation von Wissen.

Mahnungen:

Die Dokumentation ist wie ein gegenläufiger Prozess, der zu Präsentationen führt. Bei Präsentationen werden Daten verallgemeinert und anschaulicher gemacht. Die Dokumentation führt das Offensichtliche (wieder) auf die Daten und Grundlagen zurück.

Daten speichern reicht (allein) nicht.

Die formellen Dokumentationen sind immer getrennt von den Arbeitsdokumenten zu halten, zu verwalten und zu pflegen.

Dokumentationen, die nicht erstellt wurden oder auf welche kein Zugang (mehr) besteht, sind in der Regel nicht mehr herstellbar.

Jede Kopie einer Dokumentation kann auch eine Fälschung sein oder werden. An Sicherheitskopien sind deshalb immer hohe Anforderungen an die Fälschungssicherheit und an die Garantie zu stellen, dass sie dem Original entsprechen. Sicherheitskopien gehen in der Regel immer in den Besitz von Personen über, die nichts mit den Originalen und deren Entstehung zu tun haben.

Hinweise:

Die Schritte und die damit verbundenen Prozesse wiederholen sich im Projektverlauf immer wieder, sowohl für das gesamte Projekt als auch für alle seine Gliederungen.