Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

E. Schritt 141: Regeln, Spielregeln und Vereinbarungen mit den entsendenden Bereichen vereinbaren.

Ziele:

1. Klärung der Rahmenbedingungen für die noch abzuschließenden Leistungsvereinbarungen mit den entsendenden Bereichen.
2. Sicherstellung der Verfügbarkeit des zu entsendenden Projektpersonals zu den Zeiten und für die Dauer, die das Projekt bzw. das Projektmanagement erfordert.
3. Sicherstellung der Einsatzfähigkeit und Einsatzbereitschaft des zu entsendenden Projektpersonals für das Projekt bzw. das Projektmanagement.
4. Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit des zu entsendenden Personals im Projekt bzw. im Projektmanagement.
5. Sicherstellung der Durchsetzung und Beachtung der Weisungen des Projektmanagements.
6. Sicherstellung der disziplinarischen Führung des im Projekt und im Projektmanagement eingesetzten Personals.
7. Sicherstellung der Wahrnehmung der Rechte des Personals während ihres Projekteinsatzes.
8. Sicherstellung der Personalvertretung des Personals während ihres Projekteinsatzes.
9. Sicherstellung der Vergütung und der Sozialleistungen für das eingesetzte Projektpersonal.
10. Sicherstellung der Durchführung von disziplinarischen Maßnahmen, die durch den Projekteinsatz erforderlich werden.
11. Sicherstellung der Haftung für die Leistungen und Ergebnisse des Projektpersonals, das in Projekte und in das Projektmanagement entsandt wird.
12. Sicherstellung der Bearbeitung und Lösung von Konflikten zwischen entsendenden Bereichen und dem Projekt und dem Projektmanagement.

Anleitungen für die Regeln, Spielregeln und Vereinbarungen mit den entsendenden Bereichen:

1. Ermitteln Sie, aus welchen Fachbereichen bzw. Organisationseinheiten Personen in das Projekt bzw. in das Projektmanagement entsandt werden.
2. Ermitteln Sie, ob und wenn ja, welche Veränderungen der entsendenden Bereiche zu erwarten sind, bis die Personen aus diesen Bereichen tatsächlich im Projekt bzw. im Projektmanagement eingesetzt werden können.
3. Ermitteln Sie, ob die vorgesehenen Personen vermutlich zum Zeitpunkt der vorgesehenen Entsendung noch den jetzigen Fachbereichen bzw. Organisationseinheiten angehören (werden).
4. Ermitteln Sie, ob sich bei den Vorgesetzten der zu entsendenden Personen vermutlich eine Veränderung ergeben wird.
5. Ermitteln Sie, welche organisatorischen Veränderungen der entsendenden Bereiche bis zum Zeitpunkt der Entsendung zu vermuten oder zu erwarten sind.
6. Ermitteln Sie, nach welchen Regeln bisher die entsendenden Bereiche Personal in Projekte bzw. in das Projektmanagement entsandt haben.
7. Ermitteln Sie, wie die entsendenden Bereiche bisher mit ihren Vereinbarungen und Verpflichtungen in Projekten und im Projektmanagement umgegangen sind.
8. Ermitteln Sie, welche Regeln, Spielregeln und Vereinbarungen mit den entsendenden Bereichen erforderlich sind, um die Sicherheit zu erhalten, dass das geeignete und vorgesehene Personal auch tatsächlich nach den Anforderungen des Projekts bereitgestellt wird.
9. Ermitteln Sie, ob Genehmigungen, formelle Beauftragungen oder ausdrückliche Anweisungen von höheren Hierarchiestellen erforderlich sind, um die Regeln, Spielregeln und Vereinbarungen auch wirksam werden zu lassen.
10. Ermitteln Sie sorgfältig, ob die entsendenden Bereiche auch tatsächlich in der Lage sind und bleiben, ihre Zusagen einzuhalten.
11. Ermitteln Sie, mit welchem Vertreter der entsendenden Bereiche Sie die Vereinbarungen informell oder formell (empfohlen) verbindlich treffen können.
12. Ermitteln Sie, in welcher Form die Vereinbarungen zu dokumentieren sind.
13. Ermitteln und legen Sie fest, an wen Sie sich wenden, wenn Zweifeln an der Erfüllbarkeit der Vereinbarungen entstehen.
14. Ermitteln und legen Sie fest, wie Sie informiert werden, wenn die entsendenden Bereiche ihre Vereinbarungen nicht mehr erfüllen können, wollen oder dürfen.

Mahnungen, Tipps:

Die Vereinbarungen mit den internen entsendenden Bereichen sind nicht justiziabel, d.h. Störungen bleiben in der Regel beim schwächeren der Partner hängen. In der Regel sind dies die Projekte und das Projektmanagement.

Das Projekt und das Projektmanagement erhalten in der Regel keine hierarchische Macht, die ihnen erlauben würde, den entsendenden Bereichen direkte Weisungen und Anweisungen zu geben. In der belletristischen Projektmanagement-Literatur wird deshalb häufig die soziale Kompetenz des Projektleiters überhöht, insbesondere die Durchsetzungsfähigkeit, die fehlende hierarchische Macht überbrücken können solle. Das mag im Einzelfall durchaus mal möglich sein.

Die Entsendung von Personal stellt für die entsendenden Bereiche oftmals vor erhebliche Probleme. Der laufende Geschäftsbetrieb muss trotz des Personals, welches in das Projekt und in das Projektmanagement "abgestellt" wurde, aufrechterhalten werden und bleiben. Es ist in der Regel damit zu rechnen, dass die entsendenden Bereiche die Probleme unterschätzen und nicht rechtzeitig ihre Organisation ausreichend anpassen.

Teilnehmerkreis:

Die Regeln, Spielregeln und (grundsätzlichen) Vereinbarungen mit den entsendenden Bereichen sind in erster Linie Sache des Projektleiters und der jeweiligen Vorgesetzten der zu entsendenden Personen. Gegebenenfalls sind für die offenkundigen Konflikte Lösungen und Entscheidungen der gemeinsamen Vorgesetzten erforderlich.

In vielen Fällen sind die Personalfragen nur gemeinsam mit dem Personalbereich zu beantworten, z.B. wenn es um Fragen der Vertretung der entsandten Personen für die Dauer ihres Einsatzes im Projekt und im Projektmanagement geht.

Aufgaben des Projektmanagements:

Wiederkehrende Aufgaben des Projektmanagements sind z.B.

1. Informieren Sie so früh wie möglich die entsendenden Bereiche über den voraussichtlichen genauen Zeitpunkt und die Dauer des Einsatzes der zu entsendenden Person.
2. Ermitteln Sie frühzeitig den Einsatzort der ausgeliehenen Personen und legen Sie ihn verbindlich für alle fest.
3. Ermitteln Sie frühzeitig die erforderliche Ausstattungen des Arbeitsplatzes der auszuleihenden Personen.
4. Stellen Sie rechtzeitig die Arbeitsmittel für die auszuleihenden Personen bereit.
5. Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsmittel zum Zeitpunkt des Arbeitsbeginns der ausgeliehenen Person auch funktionstüchtig sind.
6. Ermitteln Sie, wie die auszuleihende Person an ihrem Arbeitsplatz einzuweisen ist.
7. Beauftragen Sie die Einweisung verbindlich zum Arbeitsbeginn der einzuweisenden Person.
8. Legen Sie fest, wer der ausgeliehenen Person die fachlichen und disziplinarischen Weisungen erteilt. Stellen Sie sicher, dass diese Weisung unmissverständlich zum Arbeitsbeginn verbindlich gemacht wird.
9. Ermitteln Sie, welche Aufgaben die ausgeliehene Person zu erfüllen hat und welche Kompetenzen ihr dazu übertragen werden.
10. Ermitteln Sie und legen Sie fest, welche Verantwortungen die ausgeliehene Person für das Projekt und das Projektmanagement durch ihre Mitarbeit übernimmt und wie diese Verantwortung eingefordert und durchgesetzt wird.
11. Ermitteln Sie am ersten Arbeitstag der ausgeliehenen Person, welche Abreden mit ihrem entsendenden Bereich für sie gültig ist und ob diese mit den Vereinbarungen mit dem entsendenden Bereich (noch) übereinstimmen.
12. Nehmen Sie erforderliche Korrekturen unverzüglich vor.
13. Ermitteln Sie und legen Sie fest, welche Anforderungen an die Leistungen, das Verhalten, die Information und die Zusammenarbeit durch die ausgeliehene Person zu erfüllen sind.
14. Ermitteln und legen Sie das Verfahren bzw. das Vorgehen fest, das einzuhalten ist, wenn die entsandte Person die Anforderungen nicht akzeptieren will, kann oder darf.
15. Stellen Sie die Anforderungen gleich zum ersten Arbeitsbeginn klar.
16. Ermitteln, klären und vereinbaren Sie die Art und Weise, wie die Leistungen der entsandten Person im Projekt und Projektmanagement beurteilt werden und wie die Beurteilung erfolgt.
17. Ermitteln, klären und vereinbaren Sie mit der entsandten Person und ihren Vorgesetzten, wie erforderlichenfalls disziplinarische Maßnahmen veranlasst und durchgeführt werden.

Mehr zum Thema "Entsendungen":

1. Vertiefungen, Vernetzungen, Verbindungen, Verortung dieses Arbeitsschrittes in der Projektmatrix: 41_000_000
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   Projektmatrix: 90_000_000
   Verträge und Vereinbarungen: 06_670_000
   Regelkommunikation: 03_340_000
   Dienstleistungen: 03_360_000
   Termine: 16_000_000
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   Warnsignale: 06_660_000
   Berichtswesen: 13_000_000
   Dokumentation: 14_000_000
   Hilfsmittel: 06_610_000
   Aktuelle Stände: 17_000_000
   Notizen: 19_000_000
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3. Empfohlene Suchbegriffe:
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